|
|
3
Modul 0,5: Pengenalan Sistem Informasi
Judul Modul
Pengenalan Sistem Informasi
Seri Modul
0,5
Pengarang Modul
gunawanwibisono
Tujuan Pembelajaran
1. Memahami apa itu sistem dan sistem informasi
2. Memahami pentingnya sistem informasi di dalam bisnis modern
Bagian 1: Dasar-dasar Sistem Informasi
Latar Belakang
Sejak tahun 1957 saat dikembangkannya komputer pribadi (personal computer) pertama kali, dunia
mengalami perubahan dengan memasuki era informasi. Sebelum era informasi, dunia disibukkan
oleh era industri, dimana pada era tersebut terindikasikan oleh buruh dan mesin pabrik. Era
informasi ditandai oleh beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Alat Utama ïƒ Teknologi Informasi
2. Peran Utama ïƒ Knowledge workers, yakni pekerja yang mampu membuat,
mendistribusikan serta menggunakan informasi.
Bagan 1: Evolusi Era Informasi (Senn, 2004)
Pada awalnya, sistem informasi dilihat oleh perusahaan sebagai alat penunjang kompetisi utama.
Artinya, perusahaan/organisasi yang memiliki sistem informasi mempunyai peluang untuk menjadi
pimpinan pasar industrinya. Dalam perkembangannya seiring dengan semakin modern nya teknologi
informasi, investasi atas sistem informasi dipandang wajib apabila perusahaan ingin mampu
berkompetisi dalam pasar. Sistem informasi tidak lagi dipandang sebagai alat untuk mencapai
|
|
4
keunggulan kompetitif namun dipandang sebagai penunjang wajib jika perusahaan ingin mampu
berkompetisi.
Perusahaan bisnis biasanya menggunakan sistem informasi untuk kepentingan internal,
selain untuk berkompetisi. Sistem informasi digunakan untuk:
1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis
2. Pengambilan keputusan manajemen
3. Kolaborasi kelompok (bisnis/industri)
Hirarki Informasi
Untuk memahami apa itu informasi, kita perlu memahami tingkatan-tingkatan informasi yang
mampu diproses oleh pikiran manusia. Ackoff (1989) menyatakan bahwa pikiran manusia pada
dasarnya mempunyai lima tingkatan informasi:
1. Data. Sesuatu yang mentah, kasat mata, dan biasanya berbentuk simbol atau data
kuantitatif (keuangan), pasti ada meskipun tidak berguna, tidak punya arti.
2. Informasi. Data yang telah diberi arti, mempunyai tujuan dan unit analisis. Dalam lingkungan
berbasis komputer, sebuah database relasional merepresentasikan informasi.
3. Pengetahuan. Informasi yang telah terintegrasikan ke dalam pikiran manusia, bisa dalam
bentuk hapalan akan sesuatu. Dalam lingkungan berbasis komputer, sebuah modul/proses
menggambarkan sebuah pengetahuan.
4. Pemahaman. Proses kognitif dan analitis dari suatu pengetahuan, suatu proses
pembelajaran, misalnya dengan membandingkan serta mengendapkan pengetahuan lama
dengan pengetahuan baru. Dalam lingkungan berbasis komputer, pemahaman dapat
terwakili oleh Artificial Intelligent.
5. Kebijakan (Wisdom). Proses yang lebih mendalam dari pemahaman, yakni meleburkan
pemahaman ke dalam pikiran manusia yang dipenuhi oleh etika, norma, atau nilai. Proses
memahami benar atau salahnya sesuatu dengan meluhat dari sudut pandang pemahaman
yang berbeda. Dalam lingkungan berbasis komputer, kebijakan belum mampu
direpresentasikan. Kebijakan ini unik khusus pada pikiran manusia.
Dalam kaitannya dengan sistem informasi untuk bisnis, maka terdapat tiga tingkatan yang
relevan yang dapat diadopsi dari kelima tingkatan tersebut, yakni:
1. Data,
2. Informasi, dan
3. Pengetahuan
|
|
5
Bagan 2: Hirarki Informasi Bisnis
Sistem Informasi vs. Teknologi Informasi
Sistem adalah satu bagian yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan batasan/lingkup yang jelas.
Sistem Informasi adalah gabungan dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan
komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang terorganisir yang mampu menyimpan,
mengambil, dan mendistribusikan informasi di dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi secara teori dapat berbentuk sistem manual (paper based).
Teknologi Informasi adalah perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan manajemen
data. Dapat diambil kesimpulan bahwa Teknologi Informasi merupakan bagian dari sistem informasi
berbasis komputer.
Sistem informasi saat ini sulit untuk dipisahkan dari teknologi informasi.
|
|
6
Bagan 3: SI yang tidak terpisahkan dari TI (Senn, 2004)
Kerangka Kerja Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2007), Sistem Informasi bisnis dapat dijelaskan berdasarkan kerangka kerja
sebagai berikut:
Bagan 4: Kerangka Kerja Sistem Informasi (O’Brien, 2007)
Konsep Fundamental
Konsep fundamental dari sistem informasi, terutama yang berkaitan dengan konsep bisnis dan
manajerial serta konsep teknis dan perilaku sistem informasi. Modul ini akan membahas konsep
fundamental ini.
Teknologi Informasi
Perangkat keras, lunak, jaringan, manajemen data, serta internet merupakan bahasan utama dari
kerangka ini. Modul 1: Teknologi Informasi akan membahas kerangka ini lebih lanjut.
Aplikasi Bisnis
Penggunaan sistem informasi untuk kepentingan operasional, pengambilan keputusan manajemen,
serta menciptakan keunggulan kompetitif dari sebuah bisnis. Modul 2: Sistem Informasi Bisnis dan
Pengembangannya akan membahas kerangka ini lebih mendetil.
Proses Pengembangan
Bagaimana merencanakan, menganalisis, mengembangkan, serta mengimplementasikan sistem
informasi di dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai. Modul 2: Sistem Informasi Bisnis
dan Pengembangannya akan membahas kerangka ini lebih mendetil.
|
|
7
Mengelola Tantangan SI
Pengelolaan terhadap tantangan yang muncul atas penggunaan sistem informasi, termasuk
tantangan etika dan keamanan. Modul 3: Tantangan Sistem Informasi Bisnis akan membahasnya
secara lebih mendetil.
Peran Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan
internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif
Bagan 5: Peran Utama Sistem Informasi (O’Brien, 2007)
Tipe-tipe Sistem Informasi
Bagan 6: Tipe-tipe Sistem Informasi (O’Brien, 2007)
Dilihat dari peran utamanya, sistem informasi dapat dibagi menjadi dua tipe umum:
1. Sistem Pendukung Operasi
2. Sistem Pendukung Manajemen
Sistem Pendukung Operasi terdiri dari:
|
|
8
1. Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem yang dipakai untuk mengintegrasikan proses transaksi
di dalam organisasi, biasa terbagi menjadi dua proses: Sistem Offline dan Sistem Online.
Offline, apabila pemrosesan data dengan menyalin data manual terlebih dahulu, sedangkan
online, apabila pemrosesan data langsung masuk ke dalam sistem. Sistem online masih
terbagi lagi kedalam dua jenis: online batched dan online real-time.
2. Sistem Pengendalian Proses. Sistem yang dipakai untuk mengendalikan proses secara fisik,
misalnya pada sistem otomatisasi mesin.
3. Sistem Kolaborasi Perusahaan. Sistem yang dipakai untuk meningkatkan kolaborasi serta
kerja tim di dalam perusahaan, misalnya penggunaan forum atau email atau media
komunikasi lainnya.
Sistem Pendukung Manajemen terdiri dari:
1. Sistem Informasi Manajemen. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk mengelola
informasi atau bahkan mengelola sistem informasi yang ada di dalam organisasi.
2. Sistem Pendukung Keputusan. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk membantu di
dalam pengambilan keputusan atas masalah-masalah yang terstruktur. Biasanya dapat
menggunakan metode analisis What-If.
3. Sistem Informasi Eksekutif. Sistem yang mengintegrasikan informasi internal dan eksternal
organisasi untuk dapat dilihat dan dianalisis oleh eksekutif perusahaan. Misalnya, untuk
melakukan peramalan penjualan atau bahkan peramalan demand.
Sistem Informasi Lainnya
1. Sistem Ahli. Sistem yang mampu menyediakan hasil analisis ahli (keuangan, hukum, pasar,
pajak, dll) untuk suatu pengambilan keputusan.
2. Sistem Manajemen Pengetahuan. Sistem yang mendukung penyimpanan, pembuatan, serta
pendistribusian pengetahuan di dalam organisasi.
3. Sistem Bisnis Fungsional. Sistem yang terfokus pada kegiatan oleh satu jenis fungsi.
4. Sistem Informasi Strategis. Sistem yang mendukung operasi serta manajemen organisasi
untuk pencapaian keunggulan kompetitif atas produk, jasa, maupun kemampuannya.
Bagian 2: Strategi Sistem Informasi Bisnis
Latar Belakang
Untuk menanggapi penyebab utama adanya kompetisi, maka perusahaan pada saat menerapkan
sistem informasi, perlu memahami strategi apa yang dapat dipakai untuk menjawab penyebab
utama kompetisi tersebut. Menurut Porter et. al. (1985) ada lima penyebab utama kompetisi, serta
bentuk strategi yang dapat diambil untuk menjawabnya, masing-masing tergambarkan pada bagan
berikut:
|
|
9
Bagan 7: Strategi Kompetitif
Ada 5 strategi utama penggunaan sistem informasi di dalam perusahaan:
1. Cost leadership
2. Differentiation Strategy
3. Innovation Strategy
4. Growth Strategy
5. Alliance Strategy
Elaborasi masing-masing strategi ke dalam teknologi informasi adalah sebagai berikut:
|
|
10
Bagan 8: Strategi SI dalam Bisnis
Efek dari Teknologi Informasi dalam Bisnis
Penerapan teknologi informasi dalam bisnis dapat mengakibatkan perusahaan mengalami
perubahan atas beberapa hal, termasuk proses bisnis dan bagaimana cara perusahaan tersebut
berkompetisi.
Business Process Reengineering (BPR)
Reengineering merupakan pemikiran dan pendesainan ulang proses bisnis secara radikal, untuk
pencapaian perbaikan pada kos, kualitas, kecepatan, dan jasa. Karena melakukan perubahan secara
radikal, maka potensi keunggulannya cukup tinggi, namun potensi resikonya juga tinggi. Perbedaan
yang mendasar antara perubahan radikal dengan perbaikan biasa adalah sebagai berikut:
Bagan 9: Perbaikan vs. Reengineering
Referensi
Ackoff, R. (1989). From Data to Wisdom. Journal of Applies System Analysis , 16, 3-9.
O’Brien, J. A. (2007). Enterprise Information Systems (13th ed.). Mc-Graw Hill.
Senn, J. (2004). Information Technology: Principles, Practices, and Opportunities (3rd ed.). Prentice
Hall.
