Mahasiswa D3 Perhotelan Akpar Majapahit Belajar ‘Store & Purchasing’ di Ayoa Hotels

Aplikasikan Teori dengan Praktik di Industri Perhotelan

Mahasiswa Perhotelan Akpar Majapahit Kelas Malam Belajar Store
& Purchasing di Ayola La Lisa Hotels Surabaya

SETELAH
memperoleh
pembelajaran di kelas, sekarang giliran 17 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan
Akpar Majapahit Kelas Reguler Malam mengikuti kunjungan industri untuk belajar
seputar sisik melik tentang Store
& Purchasing di Ayola La Lisa Hotels
Jl Raya Nginden No. 82 Surabaya, Jumat
(19/10/2018) siang.

Kedatangan
rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Kelas Reguler Malam itu
di dampingi dua dosen pembimbing, yakni Hardhita
Kusdharyanto M.Par dan Kaprodi D3 Perhotelan Akpar Majapahit R. Paulus W.
Soetrisno M.Par.

Sebelum mengikuti acara inti Store & Purchasing,
yang dipresentasikan Human Resource
Manager (HRM) Ayola Hotels Anita dan Account
Receivable Income Audit (ARIA) Devita, mahasiswa D3 Perhotelan Akpar
Majapahit itu dipersilakan untuk menikmati jamuan makan siang ala prasmanan (lunch buffet) di Ayola Kitchen &
Resto.

Setelah menikmati lezatnya menu lunch buffet di Ayola Kitchen & Resto yang disiapkan oleh Chef Yuznix dan kru kitchen Ayola La Lisa Hotels selama satu jam, mereka selanjutnya dipersilakan
naik menuju Meeting Room Nusa 3 di
Lantai 3 Gedung Perkantoran hotel bintang tiga plus tersebut.

Secara umum, menurut
HRM Ayola La Lisa Hotels Anita, Purchasing adalah suatu
departemen yang bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang
dibutuhkan oleh hotel, baik secara langsung (direct purchase) atau secara tidak langsung (indirect purchase).

Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan
barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut
dengan Purchasing Department.

Dalam sistem pengadaan barang dan
bahan, jenis dari barang/bahan yang
dibutuhkan oleh hotel dapat diklasifikasikan menjadi lima macam, yakni:
1. Material supplies
2. Engineering supplies
3. Spa supplies
4. Food
5. Beverage.

”Semua
jenis pengadaan barang dan bahan-bahan di hotel, apapun jenis barang dan bahan tersebut
secara prosedural harus melewati Purchasing,
Hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar-benar sesuai
dengan fungsi dan gunanya,” kata Anita yang diamini oleh Devita, Account Receivable Income Audit (ARIA)
Ayola La Lisa Hotels Surabaya, Jumat (19/10/2018), akhir pekan lalu..

Beberapa
prosedur yang harus dilalui oleh departemen pada saat pengadaan bahan
kebutuhannya adalah sebagai berikut:

1. Membuat/mengisi form atas permintaan
barang yang disebut dengan Purchase
Request.
2. Menyerahkan PR (Purchase Request)
tersebut kepada Purchasing Staff.
3. PR dari departemen akan dipakai sebagai supporting
dokumen oleh Purchasing dalam membuat
surat permintaan barang ke supplier /vendor
(PO/Purchase Order)

Selain dibekali
ilmu tentang Store & Purchasing Ayola La Lisa Hotels Surabaya,
17 mahasiswa Akpar Majapahit Kelas Reguler Malam itu juga diajak melihat
langsung kegiatan Storage (gudang)
yang berisi aneka peralatan alat tulis kantor atau ATK (non food) dan Kitchen
Ayola La Lisa Hotels.

Sementara itu, kegiatan Purchasing di Ayola La Lisa Hotels melibatkan sedikitnya tiga supplier yang menjadi rekanan hotel. Supplier inilah yang memasok langsung
bahan-bahan masakan (sayur, buah, beras, bumbu, ikan, daging) ke pasar, setelah
menerima Banquet Event Order (BEO)
dari pihak Sales & Marketing
maksimum pada H-3 sebelum acara.

”Sedangkan kegiatan survei pasar sebulan sekali
tersebut untuk membandingkan harga barang di pasaran dengan harga di tingkat supplier dilakoni tiga orang staf dari Accounting Department, Kitchen dan staf General Manager (GM) sendiri,” kata Anita kepada kru www.culinarynews.info, akhir pekan lalu.

Kegiatan Purchasing
di hotel bintang tiga ke atas itu, lazimnya staf Purchasing Department menerima
pengiriman barang dan bahan yang dipesan oleh pihak hotel dari sejumlah pemasok
(supplier/vendor) mulai anekan buah dan sayuran, daging ayam sampai daging
sapi, telur puyuh sampai telur ayam, air minum dalam kemasan (AMDK) cup, botol maupun galon hingga minuman beralkohol,
gula pasir hingga tepung terigu.

Setelah Purchasing
Department menerima barang dan bahan dari para pemasok, maka barang dan
bahan-bahan itu disimpan di Storage Food
dan Non Food. Kepada mahasiswa D3
Prodi Perhotelan Kelas Reguler Malam, Anita
mengatakan, barang-barang non food
yang dibeli oleh pihak hotel disimpan di gudang ini, sedangkan bahan-bahan food disimpan di lemari pendingin di Main
Kitchen (Dapur Utama).

”Manajemen
keluar masuk barang di Storage Food
mengacu pada FIFO (First In, First Out)
dan FEFO (First Expire, First Out),
sehingga barang-barang yang tersimpan di gudang tidak ada satu pun yang
kedaluarsa (expired),” ujar Devita,
kepada mahasiswa yang melihat fasilitas Storage
(gudang) Ayola La Lisa Hotels di Ruang Basement.

Storage Food didesain sedemikian rupa sehingga
bisa meminimalisasi tumbuhnya jamur dan bakteri yang merugikan. Makanya, suhu
ruangan di dalam Storage Food
dikontrol antara 24-25 *C dengan kelembaban udara 50-60 persen.

”Oleh karena itu, barang-barang dan bahan yang
diterima oleh pihak hotel dari pemasok harus berkualitas sesuai standar
industri perhotelan dan semuanya mengacu pada Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP),” tandasnya.

Selain
mendapat pembekalan langsung tentang Store
& Purchasing dari Anita dan
Devita, saat tour hotel mahasiswa juga
berkesempatan untuk diskusi dengan Head
Chef
Huznix di Kitchen Ayola La Lisa
Hotels, seusai timnya menyiapkan aneka menu makan siang untuk tamu hotel.

Anda
tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin
menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Divisi Marketing Akpar Majapahit Jl
Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)