SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
CRITICAL REVIEW JURNAL
Telaah kritis Artikel Jurnal
Outsourcing : Suatu solusi Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Informasi di Masa Depan
I. Latar Belakang
Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk mjenunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System).
Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut.
Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, diamna, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.
Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :
System Development Life Cycle (SDLC)
Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).
Prototyping
Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.
Rapid Application Development
Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
Object Oriented Analysis and Development
Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.
II. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam jurnal yang kami bahas adalah :
Permasalahan dan tantangan apa saja yang dihadapi dalam pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi ?
Alternatif apa yang paling sesuai untuk diterapkan sebuah organisasi dalam mengembangkan sistem informasinya dan pertimbangan-pertimbangan apa saja yang mendorong penulis untuk memilih alternatif tersebut ?
III. Pembahasan Oleh Penulis Jurnal
1. Permasalahan dan tantangan yang dihadapi dalam pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi.
Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahn dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :
Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
Terbatasnya pelaksana sistem informasi
Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
Beban kerja pelaksana sistem informasi
Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi
Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :
Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
Analis sistem
Mengembangkan permohonan suatu proposal
Evaluasi proposal
Pemilihan vendor
Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.
Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :
Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
Masalah kinerja sistem informasi
Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
Masalah keuangan perusahaan
Budaya perusahaan
Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
End User Development
Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
Penghematan biaya
Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
Mudah untuk melakukan modifikasi
Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
2. Alternatif apa yang paling sesuai untuk diterapkan sebuah organisasi dalam mengembangkan sistem informasinya dan pertimbangan-pertimbangan apa saja yang mendorong penulis untuk memilih alternatif tersebut ?
Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.
Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemaraha yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.
Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk meniolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikaxsikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian IT, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka di dorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto ”Know IT Now or No It”
Berbagai pertimbangan yang mendorong penulis untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif terbaik dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :
Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
Faktor waktu/kecepatan
Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :
Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
Kemampuan teknis
Kemampuan keuangan
Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.
IV. Rekomendasi
Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.
Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu struktur organisasi, SOP (Standard Operating Procedures), politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Para manajer harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dikerjakannya, serta bagaimana pengimplementasiaannya.
Secara umum, studi tentang sistem informasi dapat dibagi kedalam dua pendekatan, yakni pendekatan teknis dan pendekatan behavioral. Disebut pendekatan teknis ketika sistem informasi menekankan model berbasis matematika untuk mempelajari sistem informasi, seperti halnya teknologi fisik dan kemampuan formal dari sistem ini. Sedangkan pendekatan behavioral lebih menekankan pada isu perilaku yang muncul dalam pengembangan pemeliharaan sistem informasi jangka panjang. Isu-isu seperti strategi pengintegrasian bisnis, desain, implementasi, pemanfaatan, dan manajemen tidak bisa diselidiki dengan memakai model yang digunakan dalam pendekatan teknis. Definisi teknis dan behavioral dalam organisasi sebenarnya tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi.
Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaiman beribu-ribu perusahaan dalam pasar kompetitif mengkombinasi modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk ke dalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kinerja internal perusahaan.
Sistem informasi itu sendiri pada dasarnya adalah sistem sosioteknis, yaitu sistem yang mengkombinasikan teori-teori pengetahuan komputer, pengetahuan manajemen, dan operasi riset dengan suatu orientasi praktis ke arah pengembangan solusi sistem atas permasalahan nyata dan mengelola sumber-sumber teknologi informasi, serta isu-isu perilaku yanng melingkupi pengembangan, penggunaan, dan dampak sistem informasi yamg disebabkan oleh sosiologi, ekonomi, dan psikologi.
Mengadaptasi sudut pandang sistem sosioteknis membantu mencegah pendekatan dilakukan hanya semata-mata dari sisi pendekatan teknis atas sistem informasi. Sebagai contoh fakta bahwa teknologi informasi dengan cepat menekan biaya dan meningkatkan kekuatan perusahaan tidak perlu diartikan sebagai peningkatan produktivitas dan keuntungan akhir. Mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan, baik komponen teknis maupun komponen perilaku perlu diperhatikan. Hal ini berarti teknologi harus diubah dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan individu dan organisasi.
Oleh karena itu, alternatif yang sesuai untuk diterapkan bagi tiap perusahaan tentunya berbeda-beda. Satu hal yang perlu diperhatikan ketika kita memilih alternatif terbaik adalah pengimplementasian suatu sistem informasi tidak hanya tergantung pada biaya dan waktu, akan tetapi pengguna dari informasi itu sendiri juga merupakan faktor signifikan dalam pemilihan sistem informasi.
Para manajer tidak bisa mengabaikan sistem informasi sebab sistem informasi memainkan peran penting dalam organisasi kontemporer. Dewasa ini sistem secara langsung mempengaruhi bagaiman para manajer membuat keputusan, merencanakan, dan menngatur karyawan mereka. Disamping itu, sistem juga terus membentuk apa, dimana, bilamana, dan bagaimana produk diproduksi. Oleh karena itu, tangguing jawab terhadap sistem tidak bisa didelegasikan oleh para manajer ke orang lain yang hanya bertugas membuat keputusan teknis.
End User Development, dapat menjadi alternatif yang paling sesuai dalam pengembangan sistem informasi. Kekuatan alternatif ini adalah loyalitas dan pengetahuan pelaksana benar-benar dapat dipertanggungjawabkan sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
Penghematan biaya
Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
Mudah untuk melakukan modifikasi
Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Dengan End User Development, sistem informasi dapat dikembangkan sendiri oleh pihak internal perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi, selain itu mereka juga memahami permasalahan-permasalahan yang terkait dengan organisasi dan dapat menyediakan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk memberikan solusi dari permasalah tersebut, hal ini tidak kita dapatkan ketika kita menggunakan outsourcing dalam pengelolaan sistem informasi, karena pengelola informasi adalah pihak eksternal yang kurang bahkan tidak peka terhadadap kondisi terkini perusahaan.
