WHEN & HOW TO USE THIRD-PARTY HELP
When to ask a third-party to intervene. Kita dapat meminta bantuan pihak ketiga ketika konflik yang terjadi dalam negosiasi meningkat. Salah satu pihak menggunakan taktik dengan cara partisipan yang akan menimbulkan bias dalam mencapai hasil tertentu. Masing-masing pihak memandang solusi yang ditawarkan pihak lain sebagai sebuah siasat, taktik, atau cara untuk mendapatkan keuntungan dari pihak lain. Jika masing-masing pihak tidak menemukan jalan agar negoasiasi tidak stuck (unstuck) maka bantuan pihak ketiga sangat dibutuhkan.
Reason to use a third party. Kita dapat mempertimbangkan untuk menggunakan bantuan pihak ketiga jika:
Komunikasi masing-masing pihak jelek
Adanya streotype pada posisi pihak lain dan adanya motif untuk mencegah resolusi
Perilaku yang negatif
Masing-masing pihak tidak setuju pada jumlah, order, dan kombinasi isu
Perbedaan kepentingan tidak dapat didamaikan
Tidak adanya prosedur yang ditetapkan dalam penyelesaian konflik
Sasaran penggunaan pihak ketiga dalam negosiasi, yaitu:
Masing-masing pihak ingin menyelesaikan sengketa
Memuluskan, memperbaiki, dan meningkatkan hubungan baik
Untuk menghentikan sengketa
Advantages and disadvantages of using a third party. Beberapa manfaat menggunakan pihak ketiga dalam penyelesaian konflik, yaitu:
Komunikasi dapat diperbaiki
Masing-masing pihak harus menentukan isu yang benar-bebar penting karena pihak ketiga sering meminta beberapa prioritas
Memperbaiki keadaan emosi
Pihak-pihak dapat mengambil langkah untuk memperbaiki relationship
Kerangka waktu untuk menyelesaikan dispute dapat ditetapkan atau ditetapkan kembali
Peningkatan cost dalam konflik dapat dikendalikan
Dengan melihat dan berpartisipasi dalam proses, pihak-pihak dapat belajar bagaimana pihak ketiga menyediakan bantuan dan di masa yang akan datang dapat menyelesaikan dispute tanpa bantuan pihak ketiga
Resolusi aktual terhadap dispute dapat tercapai
Sedangkan kelemahan penggunaan pihak ketiga, yaitu:
Pihak-pihak secara potensial dapat kehilangan muka ketika menggunakan bantuan pihak ketiga
Pihak-pihak kehilangan kontrol/ kendali dalam proses (bagaimana negosiasi dilaksanakan) atau hasil negosiasi (hasil dari negosiasi) atau keduanya
Arbitration. Ketika arbitrator membantu dalam peneyelesaian sengketa maka pihak-pihak masih memiliki kontrol yang tinngi terhadap proses negosiasi sedangkan arbitrator memilki kontrol yang tinggi dalam menentukan hasil dari negosiasi tersebut. Kelebihan penggunaan arbitrator diantaranya:
Solusi yang jelas dapat dibuat untuk pihak-pihak
Solusi mungkin diamndatkan pada mereka (pihak ketiga)
Arbitrator biasanya dipilih karena mereka bijaksana, adil, tidak memihak
Cost perpanjangan dispute dapat dihindari
Sedangkan kelemahan arbitration, yaitu:
Pihak-pihak mungkin tidak menyukai hasil negosiasi yang diputuskan
Arbitrator dapat kehilangan muka, jika pihak-pihak tidak mengikuti rekomendasinya
Adanya decision acceptance affect
Arbitrator sering memiliki chilling effect
Timbulnya narcotic effect dimana pihak-pihak kehilangan interest untuk bernegosiasi
Hasil negosiasi sedikit memuaskan pihak-pihak (half-life effect)
Arbitrator mungkin dipersepsikan tidak netral dan memihak salah satu pihak (biasing effect)
Mediation. Mediasi formal didasarkan pada aturan dan prosedur yang ditetapkan. Mediatot tidak menyelesaikan masalah tetapi mereka membantu pihak yang bersengketa untuk mengembangkan solusi. Oleh karena itu, mediator memiliki kontrol terhadap proses tetapi tidak pada hasil (outcome).
How mediation works. Mediator memulai suatu proses negosiasi dengan mengambil peran aktif. Mediator mengajak kedua belah pihak untuk bertemu dan mediator menetappkan serangkaian aturan sebagai berikut:
Pihak-pihak setuju untuk mengikuti prosedur yang ditetapkan mediator
Pihak-pihak setuju untuk mendengarkan dan menghormati pihak lain
Peran meediator tidak untuk menyelesaikan masalah tetapi bekerja dengan pihak-pihak yang terkait untuk mencapai hasil yang dinegosiasikan
Langkah-langkah dalam mediator dalam menyelesaikan dispute, yaitu
Mediator bertemu dengan pihak-pihak yang bersengketa untuk mndengarkan mereka dan mempelajari perselisihan yang terjadi
Pihak-pihak menyetujui agenda yang telah didiskusikan
Mediator membawa pihak-pihak untuk secara bersama-sama dan mengeksploitasi solusi, trade-off, dan konsesi yang mungkin dialakukan
Tahap terakhit yaitu kesepakatan antar pihak yang bersengketa
How mediator help. Mediator dapat menyelematkan muka (saving face) pihak-pihak ketika mereka membutuhkan untuk membuat konsesi dan juga mediator menawarkan insentif untuk kesepakatan atau konsesi dan menunjukkan dampak negatif yang akan timbul jika tidak bekerja sama.
When mediation can be helpful. Mediasi digunakn dalam perselisihan yang berhubungan dengan hubungan kerja, kasusu mal praktik, klaim kecil, konsimen komplein, klaim liabilities, perceraian, perselisihan bisnis dan kasus bisnis dan pemerintah yang melibatkan lingkungan, perselisihan internasional.
Factor necessary for success in mediation. Faktor faktor yang dibutuhkan untuk mencapai suatu mediasi yang sukses:
Mediator dalam melihat suatu sengketa harus bertindak sebagai pihakyang neutrak, tidak memihak, dan tidak bias
Mediator memiliki keahlian dimana sengketa itu terjadi
Mediator dipandang sebagi pihak yang mempunyai kredibilitas
Pemillihan waktu yang tepat
Success. Menggunakan mediasi dalam penyelesaian sengketa kemungkinan akan sukses (ADR teknik) ketika:
Konflik bersifat moderat tetapi tidak tinggi
Konflik tidak melibatkan emosional secara berlebih-lebihan
Motivasi yang tinggi antar pihak untuk menyelesaikan konflik
Sumber daya tidak terbatas
Isu tidak melibatkan konflik nilai dasar
Pihak-pihak memilki power yang relatif sama
Mediasi dipandang lebih memberikan manfaat daripada arbitrase
Bargainer memiliki pengalaman dan memahami proses saling memberi dan menerima (take & give)
Disadvantages. Mediasi tidak efektif dan lebih sulit untuk digunakan ketika:
Bargainer tidak memilki pengalaman
Terdapat banyak isu dan pihak-pihak tidak dapat menyetujui isu yang menjadi prioritas
Pihak-pihak memiliki keterikatanyang kuat pada posisi merek amasing-masing
Emosi yang kuat
Pihak-pihak memiliki nilai sosial yang berbeda
Pihak-pihak memilki ekspektasi yang sangat berbeda
Titik resistensi pihak-pihak tidak overlap
Mediasi memakan waktu daripada proses arbitrase
Combining mediation and arbitration. Dalam beberapa kasus, negosiasi pertama kali menggunakan mediator sebagai pihak ketiga selanjutnya diikuti dengan menggunakan arbitrator. Hal ini dilakuakn untuk meminimalkan liabilities masing-masing tipe ADR dan untuk mencapai kompromi yang lebih baik.
Assisting the mediator. Kesuksesan mediator ketika pihak-pihak dapat menyetujui mediasi. Kita dapat menbantu mediator umtuk membantu kita bernegosiasi dengan kooperatif dan memberikan informasi yang jelas. Kita dapat menceritakan kepada mediator apa yang penting bagi kita dan mengapa dan mengeksperikan perhatian (concern) kita jika perlu. Dan juga kita memiliki keinginan untuk mebuat konsesi.
Process consultation (PCs). Cara lain yang dapat ditempuh dalam menyelesaikan sengketa yaitu dengan menggunakan konsultan. Biasanya mereka membantu piha-pihak untuk memperbaiki komunikasi, mengurangi emosi yang muncul, dan meningkatkan keterampilan resolusi sengketa masing-masing pihak. Menggunakan konsultan ini sangat bermanfaat ketika hubungan diantara pihak yang berlawanan bersifat jangka panjang.
The process. Proses (langkah-langkah) konsultan dalam membantu penyelesaian sengketa, yaitu:
Pertama konsultan menginterview pihak-pihak secara individu
Konsultan menyusun jadwal pertemuan yang terstruktur untuk masing-masing pihak
Pada pertemuam tersebut didiskusikan konflik pada masa lalu dan persepsi masing-masing pihak pada konflik tersebut
Process consultant kemungkinan tidak efektif untuk kejadian/ peristiwa di bawah ini:
Sengketa yang terpolarisasi melebihi isu utama
Hubungan bersifat jangka pendek
Isu tetap
Konstituensi tidak memperbaiki hubungan
Other, less formal method of dispute resolution. Ombudperson, fact finder dan referees biasany adigunakan dalam menyelesaikan sengketa. Mereka digunakan untuk menyelesaikan masalah antara karyawan dan karyawan dengan sisitem yang ada. Misi mereka dalam menyelesaikan sengketa terbatas dan menyelesaikan masalah secara cepat dan informal. Alasan utama mengguankan ombudperson yaitu untuk meyakinkan proses itu adil dan jelas.
Advantages and disadvantage of ombuds. Ombudperson ini akan memberikan keuntungan pada kita dalam menyelesaikan masalah ketika dua pihak yang terlibat sengketa memiliki power yang relatif seimbang.
Manager as third party. Manager dan supervisor dapat digunakan sebgai pihak ketiga dalam menyelesaikan masalah yang terjadi di lingkunagn kerja.
Styles. Manager dalam meyelesaikan sengketa memiliki styyle (gaya) tertentu yang tergantung pada toleransi konflik, kerangka waktu, dan personalities. Style yang dapat dilakukan yaitu:
High control of both process and outcome; Manager bertindak autokratik, melakukan investigasi sendiri dan kemudian membuat keputusan
High outcome control, low process control; Manager mempertahankan kontrol yang tinggi terhdap hasil (outcome) tetapi kontrol yang rendah pada proses negosiasi
High process control, low outcome control; Pendekatan ini mirip dengan mediasi.
Low process and outcome control; Manager tidak peduli dengan pengawasan proses atau hasil negosiasi
Factors affecting the choice of method. Pemilihan metode yang digunakan sering didasarkan pada kerangka waktu. Karena outcome control method dipercaya akan menjadi lebih cepat dengan bantuan pihak ketiga, high outcome control method digunakan ketika efisiensi dan menghemat waktu adalah prioritas utama. Faktor lain yang mempengaruhi pemilihan metode, yaitu:
Objektivitas manager
Hubungan pihak-pihak yang terlibat
Effek bagaimana konfrontasi diselesaikan pada negoasiasi di masa depan]
Kemampuan yang diharapkan pihak-pihak untuk menyelesaikan konflik mereka sendiri di masa depan
Sejauh mana training manager dalam teknik resolusi konflik
Kunci utama untuk manager dalam membantu employee berkaitan denga konflik:
Memilih sebgai pihak yang netral
Bersifat empati
Menjadi assertif
Meminta kerjasama dan kooperatif sendiri
Bertanya apa yang pihak-pihak inginkan untuk dilakukan untuk membantu menyelesaikan masalah
Membantu pihak-pihak merencanakan implementasi.
How some organizations solve dispute. Kebanyakan perusahaan mengikuti line authority dalam menyelesaikan masalah. Perusahaan juga dapat menggunakan PGR (Peer Group Resolution) dalam menyelesaikan masalah dengan karyawan. Tujuan proses ini yaitu untuk menginvestigasi, mereview, dan menyelesaikan sengketa. Proses PGR, yaitu:
Karyawan yang memiliki komplain mengisi PGR form dan memasukkan copy-an form tersebut ke HRD dalam 10 hari dari kejadian
Second-level supervisor karyawan menjadwalkan dan menyelesaikan meeting dengan karyawan dalam tiga hari kerja setelah menerima form tersebut
Karyawan dapat memilih satu dari dua opsi yang yang tercantum dalam PGR form yaitu mengadakan meeting untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan third-level supervisor atau dengan peer group panel
Finding third-party help. Pada saat ini banyak organisasi yang bertindak sebagai mediator, arbitrator, dan pihak ketiga lain professional. Dalam memilih organisasi mana yang akan kita gunakan kita harus memilih seseorang yang memiliki pengetahuan di area yang menjadi pusat dari sengketa yang kita alami
