Jobdesk Account Receivable, Tugas dan Tanggung Jawab

Bicara tentang Account receivable, posisi ni merupakan posisi yang sangat penting di perusahaan. Hal ini dikarenakan, bersama account Payable, posisi inilah yang menentukan keseimbangan cashflow dan neraca sebuah perusahaan dimana keduanya memegang peranan sebagai penerima dan pembayar. Tentunya anda tahu bahwa kehidupan sebuah perusahaan bergantung pada pembayaran dan Penerimaan ini. Perlu diketahui, secara sederhana Bagian ini merupakan kebalikan dari Account payable. Kedua istilah posisi ini berasal dari bahasa Inggris. Jika payable memiliki arti = yang harus dibayar, maka receivable adalah sebaliknya, yang akan diterima dimana receive berasal dari bahasa inggris yang artinya menerima, dan payable berasal dari bahasa Inggris Pay, yang artinya membayar. Posisi ini berada dalam ranah akuntansi dan sangat erat kaitannya dengan purchasing, storage, dan warehousing. Akan tetapi dikarenakan kurangnya profesionalitas kerja dan demi efisiensi pekerja, terkadang posisi Account Receivable dan Account Payable ini disatukan sehingga banyak sekali pekerja yang berada di posisi ini merasa kesulitan. Kembali pada Account Receivable, posisi Account receivable ini secara umum memiliki tugas untuk menyediakan layanan keuangan, melakukan kinerja klerikal dan administrasi untuk memastikan pembayaran yang efisien, tepat waktu dan akurat di bawah kendalinya oleh klien yang memang memiliki utang terhadap perusahaan tempat dia bekerja. Utang ini tentunya berasal dari pengunaan jasa atau produk perusahaan tempat dia bekerja oleh klien yang biasanya merupakan perusahaan lain yang menggunakan jasa dan produk perusahaan tempat dia bekerja.

Untuk lebih lengkapnya silakan lanjut ke pembahasan di bawah ini ;

Secara sistematis dan sesuai Standar Operasional Perusahaan, seorang Account Receivable bertugas untuk melakukan penagihan terhadap klien yang telang menggunakan dan memesan jasa atau produk perusahaan tempat dia bekerja. Penagihan yang up to date memiliki artian, seorang account receivable haruslah memiliki informasi teraktual mengenai klien mana saja yang belum membereskan pembayarannya terhadap perusahaan. Karena jika terjadi kesalahan, atau salah menagih, misalkan, seorang Account Receivable melakukan penagihan terhadap klien yang sudah membayar, tentunya hal ini akan mendatangkan complain dan merusak nama baik perusahaan.

Dalam proses pembelian, Faktur adalah hal yang sangat penting. Jika anda belum memahami apa itu faktur, faktur bisa diartikan secara sederhana menjadi kwitansi pembayaran jika terjadi dalam kondisi yang lebih pribadi. Tapi di perusahaan kwitansi ini lebih dikenal dengan nama faktur. Faktur ini merupakan lawan dari PO (Purchase Order) yang memiliki arti Order Pembelian. Jadi setelah klien mengirimkan PO atau Purchase Order kepada perusahaan kita, seorang Accoutn Receivable bertugas untuk membuat dan mengirimkan Faktur sesegera mungkin terhadap klien yang memesan.

Jika pembayaran sudah dilakukan oleh klien, Account Receivable bertugas untuk melakukan tindak lanjut terhadap pembayaran itu, yaitu dengan mengumpulkan dan mengalokasikan pembayaran pembayaran tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan (aturan tiap perusahaan berbeda beda). 

4. Melakukan penagihan, pengumpulan dan pelaporan kegiatan sesuai tenggat waktu tertentu

Jika terdapat Klien yang menunggak, seorang Account Receivable bertugas untuk melakukan penagihan terhadap klien tersebut dan melakukan perjanjian ulang, atau sederhananya meminta klien membuat pernyataan kesiapan pelunasan pada tanggal yang tepat dan spesifik. Setelah selesai, dilakukan pengumpulan data data tersebut sebagai bahan laporan untuk atasan dan sebagai bahan penelitian AR Aging.

Seorang Account Receivable juga bertugas untuk melakukan pemantauan terhadap klien baik yang lancer maupun yang mengalami penunggakan atau keterlambatan pembayaran dalam proses pembayaran. Data data yang dihasilkan menjadi sebuah laporan lengkap mengenai track record seorang klien dari awal hingga akhir. Inilah yang disebut AR Aging. Dari sini seorang Account Receivable dapat menilai kepatuhan seorang klien dilihat dari track recordnya tersebut, jika dirasa terdapat kesalahan atau keterlambatan yang terlalu banyak dan terlalu sering, bisa dilakukan blacklist terhadap perusahaan yang melakukan keterlambatan tersebut.

Jika terdapat kesalahan dalam jumlah pembayaran yang dilakukan oleh klien, maka sekali lagi seorang Account Receivable bertugas untuk menyelesaikan masalah ini hingga didapat nilai nominal yang tepat bagi kedua belah pihak.

Dalam menjalankan tugasnya seorang Account Receivable memiliki tanggung jawab untuk ;

1. Menghasilkan analisis usia (AR Aging)

2. Review AR aging untuk memastikan kepatuhan

3. Memelihara file dan catatan pelanggan piutang

4. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk memproses kuitansi, uang tunai dan lain-lain

5. Memproses pembayaran kartu kredit

6. Menyiapkan deposito bank

7. Menganalisa dan menyelesaikan permintaan pelanggan

8. Menyesuaikan proses pembayaran

9. Mengembangkan sistem pemulihan dan melakukan upaya pengumpulan

10. Melakukan komunikasi dengan pelanggan via telepon, email, surat atau pribadi

11. Membantu Closing Akunting di akhir bulan

12. Mengumpulkan data dan menyiapkan matriks bulanan

Dalam proses rekrutmen, biasanya sebuah perusahaan akan mengharapkan kandidat dengan Pendidikan minimal Diploma 3, Jurusan Akuntansi dengan pengalaman kerja lebih dari 3 tahun, di bidang Akuntansi umum atau seorang Sarjana Akuntansi dan Magister Akuntansi dengan pengalaman minimal satu tahun di bagian Akuntansi Umum. Tentunya Kandidat yang dicari adalah kandidat yang benar-benar memiliki pengetahuan tentang piutang dagang, administrasi dan prosedur kantor, prosedur pembukuan umum, prinsip akuntansi umum, standar peraturan dan persyaratan kepatuhan serta memiliki kemampuan untuk mengoperasikan minimal satu aplikasi akunting secara professional misalakn Microsoft Excel, atau Accelera, dan lain lain.

Seorang Account Receivable diharapkan memiliki kemampuan utnuk berpikir secara detail dan akurat, serta memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik. Selain itu dia juga harus memiliki kemampuan berorganisasi dan cukup memahami mengenai manajemen informasi serta bisa mengatasi masalah dengan tepat dan mampu berada dalam tekanan kerja serta jam kerja yang mungkin saja bisa membuatnya lembur hingga malam hari.

Berikut itulah Jobdesk, Tugas dan Tanggung jawab seorang Account Receivable, Jika dirasa bermanfaat, silakan share artikel ini bagi teman atau kerabat anda yang sedang membutuhkannya, jika terdapat kesalahan atau kekurangan silakan ditambahkan atau diperbaiki di kolom komentar.

Salam