√ Pengertian Delegasi: Arti, Manfaat, Unsur, Tujuan, dan Jenis Delegasi

Arti Delegasi Adalah

Delegasi adalah hal yang penting untuk kita ketahui terutama tentang pengertiannya dan fungsinya, sebenarnya apa yang dimaksud dengan delegasi (delegation)? Secara umumnya, delegasi adalah seseorang ditunjuk sebagai wakil atau utusan untuk mewakili suatu kelompok atau lembaga tertentu. Dalam sebuah organisasi, itu dapat didelegasikan kepada bawahan langsung atau personel tingkat bawah lainnya.

Pendapat yang lain menyebutkan bahwa pengertian pendelegasian adalah tindakan mempercayakan kekuasaan dan tanggung jawab tertentu kepada pihak lain untuk melakukan kegiatan tertentu, di mana pihak yang menerima kuasa harus bertanggung jawab atas kekuasaan yang dipercayakan tersebut.

Mendelegasikan kekuasaan dan tanggung jawab kepada pihak lain adalah proses dasar dari setiap organisasi. Tujuan pemberian atau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain adalah agar proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan berbagai fungsi dalam organisasi berjalan lebih baik.

Baca juga : Pengertian Ekspetasi

Arti Delegasi Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami apa itu delegasi, kita bisa simak pendapat beberapa para ahli berikut ini:

1. Charles J. Keating

Menurut pendapat Charles J. Keating, arti delegasi adalah mendelegasikan tanggung jawab dan kekuasaan tertentu kepada orang lain.

2. Utje Slamet

Utje Slamet mengemukakan dalam bukunya “Dasar-dasar Pemasaran” bahwa pengertian delegasi adalah pemberian wewenang secara formal atas kekuasaan dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melakukan kegiatan tertentu.

3. Rusli Jacob

Menurut pendapat ahli Rusli Jacob, arti delegasi adalah memberikan kepada orang lain wewenang atau kekuasaan dan tanggung jawab formal untuk kegiatan tertentu. Delegasii dari atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat beroperasi secara efektif, karena tidak ada atasan yang secara pribadi dapat mengawasi setiap tugas organisasi secara efektif.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut pendapat KBBI, arti delegasi adalah kewajiban seseorang yang diangkat dan diberhentikan oleh perkumpulan (negara) dalam suatu lingkungan tugas tertentu untuk bertanggung jawab atas tugas tersebut pada saat berunding (deliberating), menitipkan, menyerahkan atau memberi kuasa, dan mendelegasikan kekuasaan dari atasan ke bawahan.

Baca juga: Pengertian Organisasi

Unsur-Unsur Delegasi

Di dalam proses pendelegasian ketiga elemen tersebut saling terkait. Adapun unsur delegasi adalah sebagai berikut:

1. Tugas (Responsibility), yaitu semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh orang yang menerima kekuasaan dan tanggung jawab di masa depan. Di dalam organisasi, atasan memberi wewenang kepada bawahan langsung atau unit kerja bawahan.
2. Kekuasaan (Authority), yaitu segala kekuasaan atau hak yang dimiliki seseorang dapat mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsinya. Dalam hal ini, kekuasaan untuk mengeluarkan perintah dan mengambil tindakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan adalah tindakan yang sah dan legal.
3. Pertanggungjawaban (Accountability), yaitu kewajiban orang yang diberi wewenang untuk mengelola kegiatannya dengan menggunakan sumber daya yang ada dan mengungkapkan hasil pekerjaannya secara transparan.

Tujuan dan Manfaat Delegasi

Beberapa tujuan dan manfaat dapat dicapai melalui delegasi. Berbicara tentang pengertian delegasi, beberapa manfaat dan tujuan dari delegasi adalah sebagai berikut:

• Memungkinkan organisasi berfungsi dengan baik, efektif dan efisien.
• Memungkinkan atasan untuk fokus pada hal-hal lain dengan prioritas lebih tinggi sehingga organisasi dapat beroperasi lebih optimal.
• Membantu atasan untuk mengevaluasi dan membuat keputusan yang benar.
• Memungkinkan semua pihak dalam organisasi untuk memainkan peran terbaiknya sesuai dengan kemampuannya.
• Mendorong semua pihak dalam organisasi untuk berorientasi pada tujuan dan memastikan kualitas.
• Memungkinkan bawahan yang luar biasa untuk tumbuh dan berkembang dalam karir mereka, dan memungkinkan bahan informasi untuk belajar dari keberhasilan dan kesalahan.

Baca juga: Manajemen Kinerja

Contoh Delegasi 

Contoh-contoh Delegasi adalah sebagai berikut: 

• Delegasi umum, contohnya: seperti bawahan yang berwenang untuk membantu dalam manajemen personalia. 
• Delegasi khusus, contohnya: Seorang penjual yang telah disetujui untuk menagih pembayaran dari debitur dengan persetujuan khusus. 
• Delegasi formal, contohnya: Persetujuan resmi. Misalnya, seorang manajer produksi diberi wewenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasa di suatu perusahaan. 
• Delegasi informal, misalnya: seorang bawahan yang dapat memperbaiki komputer yang rusak tanpa seizin atasannya. 
• Delegasi lateral, misalnya: seorang manajer penjualan untuk memberikan ringkasan data kepada manajer penjualan umum. Dalam hal ini, manajer penjualan mendapatkan data lengkap dengan bantuan seorang rekan manajer personalia.

Baca juga: Pengertian Perencanaan

Jenis-Jenis Delegasi

Secara umumnya, kegiatan delegasi yang ditugaskan dapat dibagi menjadi dua jenis. Adapun jenis delegasi adalah sebagai berikut:

1. Delegasikan Keseluruhan

Seluruh delegasi adalah pendelegasian berdasarkan metode, yaitu semuanya dilakukan secara rinci, dan dilakukan secara rinci secara bertahap.

Biasanya manajer paling sering melakukan mendelegasikan dengan cara ini. Semua pendelegasian dapat meminimalisir kesalahan karena tidak lepas dari sentuhan, sehingga dapat berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

Namun, jenis pendelegasian ini memiliki kelemahan yaitu tidak melatih berpikir kritis ketika seorang bawahan melakukan kesalahan. Hal ini membuat bawahan kurang bertanggung jawab atas kinerjanya. 

2. Delegasi Manajemen 

Delegasi umum berorientasi pada metode, tetapi berbeda dengan delegasi manajemen berbasis hasil. Keuntungan dari mendelegasikan manajemen adalah membuat bawahan Anda lebih bertanggung jawab atas hasil dengan memberikan metode pilihan Anda. 

Ketika memberikan delegasi jenis ini, atasan harus memberikan kepercayaan penuh kepada bawahannya, karena kepercayaan diri adalah motivasi tertinggi. Dengan keyakinan ini, bawahan menghasilkan yang terbaik dengan delegasi manajemen yang baik, kedua belah pihak diuntungkan dan ada banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat.

Baca juga: Pengertian Koordinasi

Tips Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif 

Para pemimpin bisnis harus memimpin orang, tetapi itu tidak berarti Anda harus melakukan semuanya sendiri. Pendelegasian sebenarnya adalah salah satu kunci keberhasilan, Seiring kemajuan karir Anda dan proyek Anda berkembang, tidak mungkin bagi Anda untuk mengambil semua tanggung jawab sendiri sambil mempertahankan standar yang tinggi. 

Mendelegasikan pekerjaan bisa menjadi tugas yang menakutkan pada awalnya, tapi percayalah. Ini benar-benar membantu Anda lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting dalam pekerjaan Anda. Selain itu, mendelegasikan pekerjaan akan membantu Anda mempelajari cara menjalankan bisnis Anda. Lihat tips berikut ini untuk mendelegasikan pekerjaan secara efektif:

1. Putuskan Apa yang Akan Didelegasikan 

Jika Anda mendelegasikan untuk pertama kalinya, mulailah dengan proyek kecil atau aktivitas yang tidak terlalu rumit. Jangan langsung menyerahkan pekerjaan penting atau rumit. Anda juga dapat mengatur waktu pemrosesan yang tidak terlalu dekat dengan tenggat waktu yang sebenarnya, dengan mempertimbangkan kemungkinan kesalahan. 

Misalnya, pada hari Jumat pagi, Anda perlu mengirim file tertentu ke atasan Anda. Jika demikian, jangan beri tahu anggota tim untuk menyelesaikan Kamis sore. Jika Anda menemukan kesalahan, Anda akan bingung, yang terpenting jangan pernah mendelegasikan apa yang tidak ingin Anda lakukan, Karena Itu hanya akan membuat Anda kehilangan rasa hormat dari tim Anda.

2. Memilih Orang yang Tepat Untuk Pekerjaan yang Tepat 

Memilih orang terbaik dalam tim adalah kunci pendelegasian yang efektif. Anda mungkin merasa lebih nyaman mendelegasikan tugas kepada orang tertentu. Ini hanya berfungsi jika Anda benar-benar yakin mereka dapat melakukan pekerjaan itu. 

Namun, luangkan waktu untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan anggota tim Anda, Jika Anda tahu bahwa beberapa anggota tim Anda lebih terbiasa mengedit daripada Anda, mengapa tidak menetapkan tugas proofreading kepada mereka? Atau, jika anggota tim Anda baru mengenal PowerPoint, jangan beri mereka tugas membuat slide presentasi. Memahami kekuatan dan kelemahan tim akan memudahkan pendelegasian tugas.

3. Komunikasi yang Jelas 

Kunci menjalankan bisnis adalah komunikasi yang jelas dan terbuka ini sangat penting agar proyek yang Anda outsourcing berjalan lancar. Jelaskan kepada tim harapan Anda untuk proyek dan semua informasi yang dibutuhkan tim untuk mencapai tujuannya. Anda juga dapat merekam informasi dan memberikan saran kepada tim Anda. Semakin jelas arah yang Anda berikan kepada tim, semakin besar kemungkinan tim akan berhasil.

4. Evaluasi Berkala

Beri tim fleksibilitas untuk menyelesaikan tugas segera setelah diberi wewenang, kecuali ada langkah-langkah khusus yang harus diikuti. Tinjau setiap langkah dari waktu ke waktu untuk memastikan semua orang di tim Anda berada di jalur yang benar. Ada juga pertanyaan, jadi pastikan untuk menjawabnya.

Untuk melihat seberapa sering Anda check-in, pertama-tama putuskan seberapa besar kendali yang Anda perlukan untuk memberi tim Anda. Tim yang tidak berpengalaman seringkali membutuhkan lebih banyak pengawasan. Tim yang berpengalaman, di sisi lain, lebih kreatif tanpa kontrol yang ketat. Namun, berhati-hatilah untuk tidak mengontrol aktivitas delegasi dengan sering tampil di depan delegator. Ini hanya memberi tahu tim dan memengaruhi hasil akhir proyek yang sedang mereka kerjakan.

5. Pemecahan Masalah 

Selama pengujian, masalah mungkin terjadi. Jika ini terjadi, segera ambil tindakan. Misalnya, jika anggota tim tidak dapat menyelesaikan tugas yang diberikan, mereka harus segera mengambil keputusan. Undang mereka untuk mengobrol langsung dan bagikan kekhawatiran Anda. Jangan buang waktu hanya dengan memendamnya. 

Minta anggota tim untuk meningkatkan kinerja. Jika masih melakukan kesalahan yang sama lagi, segera delegasikan tugas tersebut kepada orang lain. Penting bahwa anggota tim belajar dan mengenali bahwa masalah telah terjadi sehingga mereka tidak membuat kesalahan yang sama.