Pentingnya Sistem Pembukuan yang Terkomputerisasi

Mendirikan sebuah usaha tanpa dukungan sistem pembukuan yang rapi dan terstruktur bagaikan prajurit maju perang tanpa membawa senjata. Itu berarti sia-sia. Meski entrepreneur memiliki teknik berbisnis andal namun tak punya cukup wawasan akan pembukuan, sukses pun dengan sendirinya akan menjauh.

Secara harfiah, pembukuan diartikan sebagai pencatatan transaksi keuangan oleh perorangan atau organisasi yang meliputi penjualan, pembelian, pendapatan dan pengeluaran. Proses pencatatan transaksi ini sangat penting bagi keberhasilan sebuah usaha. Pencatatan transaksi keuangan itu merupakan sebuah “senjata” bagi entrepreneur dalam mengambil keputusan ekonomis seperti pengembangan pasar, penetapan harga, pembayaran gaji pegawai dan lain sebagainya.

Sayangnya, tak banyak pengusaha yang menguasai sistem pembukuan ini. Kebanyakan diantara mereka mengandalkan pembukuan sederhana yang hanya mencatat pemasukan dan pengeluaran saja. Bahkan banyak pula wirausaha, terutama yang bergerak di bidang usaha dalam skala mikro, yang sama sekali tak memiliki catatan pembukuan usahanya.

Hal itu tentunya memberi kerugian tersendiri. Mereka tak mengetahui secara tepat omzet serta laba yang diperoleh dan berapa besar biaya produksi atau investasi peralatan dan sewa tempat yang telah dikeluarkan. Tanpa sistem pembukuan yang benar, kemungkinan tercampurnya dana usaha dan pribadi sangat besar. Ini bisa membawa pada kerugian atau bahkan kebangkrutan.

Nah, di zaman modern seperti sekarang ini dimana penggunaan teknologi mempunyai peran penting dalam kehidupan manusia, sistem pembukuan manual tak cukup untuk mengantarkan sebuah usaha pada keberhasilan. Kesalahan penghitungan akan kerap terjadi sehingga pembukuan menjadi tak akurat dan akibatnya kontrol serta analisa usaha tak dapat dilakukan. Karena itulah, entrepreneur saat ini disarankan untuk mempunyai sistem pembukuan yang terkomputerisasi.

Pembukuan terkomputerisasi memberi manfaat bagi entrepreneur untuk mengadakan penghitungan, pengawasan serta penyusunan laporan keuangan usaha yang terpada sehingga usaha itu pun berjalan dengan lancar. Selain menghasilkan data yang akurat, pembukuan yang terkomputerisasi juga memperkokoh image usaha dan membantu pencairan kredit yang diajukan ke bank atau lembaga keuangan lain.

Bagi yang ingin mengubah sistem pembukuan dari manual ke komputerisasi, perhatikan beberapa faktor yang dibutuhkan :

Perangkat keras (hardware) meliputi PC atau laptop dan server (untuk usaha yang sudah berkembang pesat dan memiliki cabang di beberapa kota). Sedangkan perangkat lunak (software) meliputi software pembukuan atau program komputer yang dipakai untuk merekam serta memproses laporan keuangan seperti payroll, utang dan neraca dengan lebih cepat.

Peran SDM di sini adalah bertanggung jawab menyusun dan mengerjakan sistem pembukuan dengan media komputer. Dibutuhkan SDM yang terlatih dan mampu mengoperasikan sejumlah program dalam komputer yang berkaitan dengan pembukuan.

Meski telah mengandalkan keakuratan yang ditawarkan software khusus pembukuan namun data yang akurat tetap dibutuhkan dalam penyusunan pembukuan terkomputerisasi. Karena itu, ada baiknya meneliti kembali data yang akan di-input sebab program dalam software takkan bisa menganalisa serta mengontrol data untuk mengetahui data tersebut benar atau belum secara otomatis.

Bila ingin efisien, pilihlah rekanan untuk mengerjakan sistem pembukuan terkomputerisasi seperti mempekerjakan programmer lepas atau membeli sistem yang dikembangkan vendor seperti software house misalnya. Perlu diingat bahwa masing-masing rekanan mempunyai keunggulan serta kelemahannya sendiri. (*/dari berbagai sumber)