√ Pengertian Arsip: Karakteristik, Fungsi, dan Jenis Pengarsipan

Arsip merupakan istilah yang sering digunakan dalam bidang administrasi dan manajemen. Jadi apa sebenarnya pengertian arsip ?

Pada artikel kali ini akan dibahas secara singkat beberapa hal yang berkaitan dengan kearsipan, antara lain:

Penjelasan umum tentang pengertian arsip dan penjelasan menurut beberapa ahli.
Fungsi arsip umum.
Fitur pengarsipan.
Jenis arsip.

Yuk kita baca artikelnya sampai habis agar kalian bisa lebih memahami maksud dari file tersebut.

Pahami bahwa file tersebut adalah

Kata “arsip” berasal dari bahasa Inggris yaitu “archive” yang berarti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang memberikan informasi tentang suatu tempat, lembaga, atau sekelompok orang.

Jadi secara umum pengertian arsip adalah sejenis arsip yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar, yang direkam pada berbagai media sebagai bahan informasi dan komunikasi, dengan maksud dan tujuan tertentu, seperti; kertas film, media komputer, dan kertas.

Menurut Pasal 1 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, kearsipan adalah kegiatan atau peristiwa yang direkam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang diproduksi dan diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya. lembaga.

Baca juga : Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Arsip dan koleksi perpustakaan memiliki pengertian yang berbeda, karena harus otentik dan terpercaya, informasi yang lengkap, serta memiliki sumber dan kaidah yang asli sebagai alat bukti yang sah.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami apa itu arsip, dapat kita simak pendapat para ahli berikut ini:

1. The Liang Gie

Menurut pendapat The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan arsip yang disimpan secara teratur, disimpan secara terencana karena mempunyai nilai guna sehingga dapat dengan cepat dipulihkan kembali pada saat dibutuhkan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Biaya

2. Sularso Mulyono

Menurut pendapat Sularso Mulyono, Pengertian pengarsipan adalah menempatkan file pada tempat penyimpanan yang baik sesuai dengan aturan yang telah ditentukan sehingga file apapun dapat ditemukan dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan.

3. Agus Sugiarto

Menurut pendapat Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur karena mempunyai tujuan agar dapat dengan cepat dikembalikan pada saat dibutuhkan.

4. I.G. Wursanto

Menurut pendapat I.G. Wursanto, Pengertian arsip adalah penggunaan suatu sistem tertentu untuk mengelola atau menata arsip, sehingga arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat setiap saat.

Fungsi Arsip

Berbicara tentang konsep kearsipan, fungsi arsip pada dasarnya adalah sebagai informasi dan bukti yang dapat digunakan di masa depan. Tentu saja, kegiatan kearsipan juga memiliki nilai kearsipan, dan arsip dibagi menjadi fungsi primer dan sekunder;

1. Fungsi Arsip Utama

Fungsi arsip didasarkan pada pentingnya arsip sebagai penunjang pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan. Nilai tersebut meliputi nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna legal, dan nilai guna teknologi.

2. Fungsi Arsip Sekunder

Fungsi arsip didasarkan pada kepentingan lembaga/lembaga dan individu sebagai bukti dan tanggung jawab. Ini termasuk nilai guna bukti dan nilai guna informasi.

Adapun fungsi kearsipan itu sendiri telah diatur dalam UU No. Pasal 2 Nomor 7 Tahun 1971, yaitu:

Fungsi Dinamis

File arsip memiliki fungsi yang dinamis, dan arsip tersebut langsung dibutuhkan dalam proses perencanaan atau pelaksanaan. Dengan kata lain, arsip tetap dapat digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari.

Arsip memiliki fungsi dinamis, dalam hal ini arsip memiliki atribut-atribut yang nilai dan maknanya seringkali dapat berubah-ubah. Ditinjau dari fungsi dinamisnya, fungsi arsip dibagi lagi menjadi tiga jenis: arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip tidak aktif. Masing-masing dibedakan menurut kebutuhan pengarsipan.

Baca juga : Pengertian Unsur-Unsur Administrasi

Fungsi Statis

Berlawanan dengan arsip dengan fungsi dinamis, arsip dengan fungsi statis adalah arsip yang tidak langsung digunakan dalam proses perencanaan dan implementasi. Singkatnya, arsip statis tidak lagi digunakan dalam aktivitas atau aktivitas sehari-hari. Oleh karena itu, arsip statis ini merupakan kumpulan arsip yang telah mencapai tingkat nilai kekekalan, yang dipersembahkan sebagai bentuk tanggung jawab.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Arsip dapat dilihat dari karakteristik dan karakteristik yang berbeda. Ciri-ciri repositori adalah sebagai berikut:

Otentik, arsip yang berisi informasi aktual, termasuk kapan dan di mana arsip dibuat/diterima, tujuan kegiatan, dan bukti kebijakan dan organisasi.

Hukum, pengarsipan adalah proses terdokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan dan merupakan bukti formal dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik, setiap arsip memiliki sejarah dan tidak diproduksi secara massal. Ketika arsip dikloning (clone), memiliki efek yang berbeda pada kinerja tugas.

Arsip yang dapat diandalkan adalah arsip yang dapat dipercaya dan dapat digunakan sebagai bukti dan dukungan yang sah untuk pelaksanaan kegiatan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Komunikasi

Jenis-Jenis Arsip

Secara umum, bahan arsip dapat dibagi menjadi lima kategori. Jenis-jenis arsip adalah:

Dokumen Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung baik untuk perencanaan, penyelenggaraan organisasi, maupun organisasi kehidupan masyarakat umum.
Arsip aktif yaitu memori dinamis yang dibutuhkan secara langsung dan terus menerus oleh manajemen dan digunakan secara terus menerus.
Arsip non aktif adalah arsip tidak aktif yaitu frekuensi dinamis jarang digunakan untuk manajemen administrasi.
Arsip statis, yaitu dokumen kearsipan yang digunakan secara tidak langsung baik untuk menyelenggarakan kehidupan, maupun untuk merencanakan urusan negara dan penyelenggaraan pemerintahan negara.
Arsip replika, yaitu arsip dengan bentuk dan isi yang sama dengan arsip aslinya.

Kesimpulan

Dari uraian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen atau dokumen sejarah yang memberikan informasi tentang suatu tempat, organisasi atau sekelompok orang.

Dalam konteks organisasi, arsip biasanya merupakan markas besar organisasi dan menyimpan catatannya. Dalam hal ini, arsip digunakan untuk menata dan menyimpan arsip untuk digunakan sebagai informasi penggunaan organisasi.

Demikianlah uraian singkat tentang pengertian, fungsi, tujuan, ciri dan jenis arsip. Saya harap Anda menemukan artikel ini dan membacanya semoga bermanfaat.