√ Pengertian Administrasi Perkantoran: Definisi, Tujuan, Ruang Lingkup dan Fungsinya

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah suatu bagian terpenting dalam sebuah perusahaan maupun organisasi. Lantas, Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? Untuk itu kita harus memahami pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis.

Secara etimologinya, kata Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu Ad yang berarti intensif dan ministrate pelayanan, atau dalam bahasa Indonesia berarti pertolongan, pelayanan atau realisasi..

Dalam arti sempit, definisi administrasi perkantoran diartikan sebagai segala kegiatan teknis yang peranan utamanya adalah menjalankan kegiatan usaha, menyampaikan laporan kepada direksi, dan berperan dalam membuat organisasi perusahaan yang lebih efektif dan inovatif.

Sementara itu, administrasi perkantoran dalam arti luas dapat dipahami sebagai perencanaan, pengorganisasian, pembinaan, pengorganisasian, dan pengawasan berbagai tugas yang berkaitan dengan ruang lingkup kantor, dan manajemen atau tata usaha yang tertib.

Baca juga : Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Untuk memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita bisa merujuk pada pendapat beberapa ahli dalam menjelaskan administrasi perkantoran. Dibawah ini adalah definisi administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry

Menurut pendapat George Terry Pengertian administrasi perkantoran adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor, dan telah menjadi kekuatan pendorong bagi mereka yang menjalankannya di kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dapat lebih cepat tercapai sesuai dengan yang telah direncanakan.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut pendapat Edwin Robinson dan William Leffingwell Pengertian administrasi perkantoran berasal dari ilmu dan seni manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas kantor yang baik dan benar.

3. Suparjati

Menurut pendapat Suparjati Pengertian administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang telah ditetapkan oleh sebuah organisasi tersebut.

4. Arthur Granger

Menurut pendapat Arthur Granger, Fungsi administrasi perkantoran adalah mengkomunikasikan dengan baik tata cara pelayanan pekerjaan kantor dan kegiatan pendokumentasian.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut pendapat William Spriegel dan Ernest Daview, Pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian untuk semua kegiatan operasional seperti produksi, transportasi, manufaktur, pengelolaan gudang dan pemasaran.

Baca juga : Pengertian Unsur-Unsur Administrasi

Tujuan Administrasi Perkantoran

Sebagaimana disebutkan dalam definisi administrasi perkantoran di atas, secara umum, tujuan dari proses manajemen kantor ini adalah untuk memungkinkan tujuan perusahaan tercapai secara efektif dan memenuhi persyaratan teknis, ekonomi, dan psikologis.

• Teknis, memiliki manfaat dan kegunaan.
• Ekonomis, harga sesuai atau sesuai dengan pasaran.
• Psikologi, memberikan sebuah kepuasan.

Berikut ini ada beberapa tujuan administrasi perkantoran secara lengkap, diantaranya:

1. Memberikan data dan informasi yang lengkap kepada semua pihak yang membutuhkan untuk melaksanakan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Mengawasi pekerjaan kantor dan administrasi untuk memastikan penerapan standar kualitas, tenggat waktu dan prosedur yang tepat.
3. Menerapkan suatu kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar layanan terkait manajemen.
4. Diskusikan prestasi kerja dengan karyawan, cari tahu masalah dan penyebabnya, dan coba selesaikan masalah tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja bagi karyawan.
6. Melakukan kegiatan verifikasi, monitor dan evaluasi pekerjaan dengan membuat laporan yang berkaitan dengan kegiatan produksi, pengiriman, dan pengupahan.
7. Melakukan proses rekrutmen seorang karyawan, mulai dari wawancara hingga seleksi karyawan.
8. Menjelaskan dan mengkomunikasikan semua prosedur kerja atau lebih dikenal Standard Operating Procedure (SOP) dan kebijakan perusahaan kepada karyawan.

Baca juga : Pengertian Ekspetasi

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrator dalam administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk merencanakan pekerjaan bagi karyawan, mengawasi karyawan, dan meminta pembelian sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang ada.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup dalam Administrasi Perkantoran secara lengkapnya:

1. Aktivitas Kantor

Dalam proses administrasi perkantoran ada beberapa kegiatan kantor yang terkait dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya sebagai berikut:

• Rencana Kantor (office plan)
• Organisasi Kantor (office organization)
• Pengarahan Kantor (office actuating)
• Mengawasi Kantor (office control) 

2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran

Ada beberapa sarana/ fasilitas yang digunakan dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:

• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Lokasi
• Mesin-Mesin Kantor

Baca juga : Pengertian Perencanaan

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

1. Fungsi harian, yaitu fungsi manajemen yang paling sedikit memerlukan pemikiran, termasuk pengarsipan dan penyalinan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administratif yang memerlukan pendapat yang memenuhi syarat, pengambilan keputusan, dan keterampilan kantor.
3. Fungsi Analis, Merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
4. Fungsi komunikasi interpersonal, yaitu fungsi manajemen yang memerlukan analisis dan evaluasi sebagai dasar untuk memutuskan sesuatu dan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi manajemen, yaitu fungsi administrasi yang perlu merencanakan, mengatur, mengukur, dan memberikan motivasi kepada seluruh pegawai.

Baca juga : Pengertian Manajemen Administrasi

Sekian penjelasan sederhana dan ringkas mengenai pengertian administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan fungsi dari administrasi perkantoran tersebut. Semoga bermanfaat untuk Anda dan menambah wawasan tentang dunia administrasi perkantoran.