Pada saat kita mendengar sebuah kata “Administrasi” (Administration) pasti sudah tidak asing lagi, yang ada dalam pikiran kita kata tersebut adalah kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan catat-mencatat, memang seperti kenyataannya dimana administrasi merupakan suatu hal yang berkaitan dengan aktivitas perkantoran.
Oleh karena itu, Sebenarnya apa sih? pengertian administrasi itu sendiri, apa arti, tujuan dan fungsi dari kegiatan administrasi tersebut? Pada artikel ini, saya akan mennjelaskan secara lengkap terkait administrasi, diantaranya sebagai berikut:
- Penjelasan apa itu administrasi, mulai dari pengertiannya secara umum dan pendapat menurut para ahli tentang administrasi.
- Apa tujuan dan fungsi administrasi bagi sebuah lembaga organisasi.
- Apa saja unsur-unsur yang terkait dalam kegiatan administrasi.
- Ciri-ciri dan contoh dari setiap kegiatan administrasi.
Pada materi kali ini akan dibahas secara lengkap tentang seluk beluk adminitrasi, jadi sebaiknya kamu membaca artikel ini sampai dengan tuntas ya, agar mampu memahaminya dengan mudah.
Baca juga : Pengertian Indikator
Pengertian Administrasi Secara Umum
Banyak orang yang belum mengetahui Apa yang dimaksud dengan administrasi?
Pengertian administrasi adalah sebagai suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan perumusan kebijakan untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa manajemen memegang peranan yang sangat penting dalam semua kegiatan organisasi. Jadi, bisa dikatakan administrasi memiliki peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.
Selain itu juga, Pengertian administrasi dalam arti sempit dapat diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan, meliputi pencatatan, komunikasi, pembukuan sederhana, pengetikan, dan kegiatan teknis lain yang berkaitan dengan teknis ketatausahaan.
Untuk itu perlu diperhatikan bahwa Pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih, yang bertujuan untuk mencapai tujuan melalui penggunaan sarana dan prasarana tertentu secara efisien dan efektif.
Mengacu pada definisi administrasi seperti yang diatas, kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:
- Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan keterampilan khusus atau kiat khusus yang bersifat situasional dan kondisional karena selalu terkait dengan kondisi, situasi, waktu, dan tempat.
- Ada unsur-unsur tertentu dalam administrasi, antara lain: ada dua orang atau lebih di dalamnya, ada kerjasama formal dan hierarkis antara orang-orang tersebut, ada tujuan, memiliki tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
- Administrasi dan peradaban manusia muncul secara bersamaan, administrasi adalah alat untuk mencapai tujuan bersama.
Baca juga : Pengertian Ekspetasi
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Untuk memperjelas tentang administrasi ada beberapa para ahli di bidang atau para ahli manajemen menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Arthur Grager
Menurut pendapat ahli Arthur Grager, pengertian administrasi adalah sebuah fungsi dari tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
2. George R. Terry
Menurut pendapat ahli George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan merencanakan, mengendalikan, dan menyelenggarakan pekerjaan kantor, serta kegiatan menggerakkan para eksekutif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara bersama.
3. Sondang P. Siagian
Menurut pendapat ahli Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah semua bentuk kerjasama antara dua individu atau lebih atas unsur rasionalitas yang dipilih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya atas dasar pilihan rasional.
4. Ulbert Silalahi
Menurut Ulbert, dalam arti luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan yang sistematis terhadap data/informasi internal dan eksternal dalam upaya menyediakan informasi dan memudahkan untuk diperoleh kembali, baik sebagian maupun seluruhnya. Definisi sempit administrasi disebut dengan istilah tata usaha (TU).
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut Willam Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen dan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efektif, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
Baca juga : Pengertian Perencanaan
Unsur-Unsur Administrasi
Selain memahami pengertian administrasi, harus ada beberapa unsur penting dalam bidang usaha atau bidang bisnis yang wajib dimiliki. Menurut Liang Jie, harus ada 8 unsur diantaranya:
1. Organisasi
Dalam hal ini organisasi merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya dikumpulkan dalam sebuah wadah organisasi.
2. Manajemen
Manajemen merupakan alat utama untuk melaksanakan administrasi. Ada regulator, promotor, pengelola dan operator. Dalam hal ini manajemen masih dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu manajemen senior (top management), manajemen menengah (middle management), dan manajemen bawah (lower management) atau lebih dikenal mandor.
3. Komunikasi
Manajemen administrasi juga mengatur cara komunikasi antar departemen dalam organisasi. Misalnya melalui surat atau berita.
Sangat penting untuk memahami dan memperjelas informasi yang beredar, sehingga terjalin komunikasi yang baik antara manajemen, pelanggan dan administrator.
4. Kepegawaian
Ini melibatkan penggunaan tenaga kerja. Dalam manajemen terdapat proses yang saling terkait yaitu; penerimaan, penempatan, penggunaan dan pemutusan hubungan kerja (PHK).
5. Keuangan
Ini menyangkut kontrak kerjasama pembiayaan, mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawaban. Misalnya; penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, dan pengelolaan sumber pendanaan.
6. Perbekalan
Terkait dengan pembelian, penyimpanan dan pembuangan barang. Bagian administrasi akan memilah item mana yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.
7. Tata usaha
Kegiatan pengelolaan meliputi pencatatan, penyimpanan dan pengiriman file/data. Unsur Tata usaha sangat penting dalam manajemen administrasi, karena dapat menjadi sumber informasi bagi pengambilan keputusan organisasi.
8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat atau biasa disebut humas (Public Relation) merupakan upaya menjalin hubungan baik dengan konsumen atau pelanggan. Administrasi akan menyusun regulasi tentang bagaimana menjalin kontak dengan masyarakat, khususnya konsumen.
Baca juga : Pengertian Kewirausahaan
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi itu sendiri memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
Kegiatan Administrasi didalamnya ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah kita kenali, diantaranya sebagai berikut:
- Administrasi harus memiliki tujuan yang jelas dalam goals yang ingin dicapai.
- Administrasi identik terdapat kelompok manusia atau wadah organisasi yang terdiri dari dua orang atau lebih.
- Administrasi selalu berkaitan dengan kegiatan kerjasama.
- Di dalam Administrasi memiliki usaha atau proses kerja.
- Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan (leadership), bimbingan (guidance), dan pengawasan (supervision).
Fungsi Administrasi Secara Umum
Fungsi administrasi secara umumnya memiliki ciri khas tersendiri dibawah ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi diantaranya:
1. Perencanaan (Planning)
Planning adalah suatu kegiatan perencanaan yang membutuhkan sebuah kegiatan administrasi, pertama mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga tersusun perencanaan tersebut.
2. Penyusunan (Organizing)
Organizing adalah suatu kegiatan yang mengintegrasikan dan membangun komunikasi kerja antar anggota organisasi sehingga tercapai suatu kesatuan bisnis untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
3. Kordinasi (Coordinating)
Coordinating adalah bagian dari fungsi administrasi yang melakukan kegiatan tertentu agar berfungsi dengan baik, menghindari kekacauan, konflik, dan kesenjangan dalam kegiatan yang dilakukan melalui kontak dengan menghubungkan, integrasi dengan menyatukan, dan koordinasi untuk menyesuaikan suatu pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Laporan (Reporting)
Laporan (Reporting) adalah kegiatan yang mengkomunikasikan kemajuan atau hasil suatu kegiatan dengan membuat laporan tentang tugas dan fungsi manajemen senior dan memberikannya secara lisan dan tertulis untuk memberikan gambaran tentang kinerja anggota organisasi tentang pelaksanaan tugas atau hasil dari gambaran perencanaan tersebut.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Budgeting adalah kegiatan berkelanjutan dari administrasi yang bertujuan untuk merencanakan dan mengelola keuangan atau anggaran organisasi yang dilakukan secara berkelanjutan.
6. Penempatan (Staffing)
Staffing adalah aktivitas yang berhubungan dengan orang-orang dan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dimulai dengan merekrut, mengembangkan, dan melengkapi organisasi Anda.
7. Pengarahan (Directing)
Bimbingan atau pengarahan adalah tindakan berinteraksi dengan anggota organisasi dengan memberikan instruksi, saran, atau perintah untuk memastikan bahwa tugas dilakukan dengan benar untuk mencapai tujuan tertentu.
Baca juga : Pengertian Kompetensi
Tujuan Administrasi
Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan membantu Anda memahami apa tujuan administrasi itu dilakukan, diantaranya adalah:
1. Menyusun Program Usaha
Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai tolak ukur untuk menyusun program bisnis yang baik. Informasi dan data ini dapat diperoleh melalui kegiatan administrasi. Inilah sebabnya mengapa proses manajemen harus disistematisasikan sehingga informasi dan data yang diperlukan untuk itu dapat dengan mudah diambil.
2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi
Mengevaluasi kegiatan organisasi Sistem administrasi yang baik membantu organisasi memvisualisasikan berbagai macam informasi dan data. Informasi dan data ini dapat digunakan oleh organisasi untuk mengevaluasi setiap aktivitas yang dilakukan.
3. Memantau Aktivitas Administrasi
Kegiatan administrasi ini melibatkan begitu banyak sehingga harus dilakukan secara teratur dan sistematis.
Melalui administrasi yang baik, organisasi dan bisnis dapat mengontrol apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.
4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha
Menjamin keamanan kegiatan komersial Setiap organisasi atau bisnis membutuhkan keamanan yang dapat diandalkan untuk melakukan bisnis. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan tata kelola yang baik untuk mengawasi semua kegiatan baik internal maupun eksternal.
Proses administrasi mencatat semua aktivitas dan transaksi secara jelas dan rinci.
Contoh kegiatan administrasi untuk melengkapi artikel ini, mari kita lihat beberapa contoh formulir terkelola menurut jenisnya.
Contoh Kegiatan Administrasi
Contoh kegiatan administrasi untuk melengkapi artikel ini, mari kita lihat beberapa contoh administrasi berdasarkan jenisnya:
- Contoh administrasi kependudukan; Membuat Kartu Keluarga (KK), KTP, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan lainnya.
- Contoh administrasi sekolah; menjadwalkan kelas, mengelola komunikasi, dan mengatur kegiatan sekolah.
- Contoh administrasi kantor; mengatur kehadiran karyawan, menulis kwitansi dan pengiriman, dan mencatat inventaris.
- Contoh administrasi keuangan Akuntansi keuangan; penagihan, pelaporan keuangan, dll.
- Contoh administrasi ketatanegaraan; aturan internal tentang organisasi lembaga dan komite pemerintah, aturan internal tentang pegawai negeri sipil dan presiden, mengatur reorganisasi kabinet.
Baca juga; Pengertian Amanat
Peran Administrasi Sebagai Ratu Perdamaian (Queen of Peace)
Dapat dikatakan bahwa arti administrasi ibarat Queen of Peace. Apa arti ratu perdamaian dalam administrasi ialah kekacauan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis disaat administrasi tidak berjalan dengan baik dan benar.
Contohnya coba Anda bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file tidak rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh dengan baik atau sembarangan?
Suatu hari saat Anda benar-benar butuh file tersebut dan akan menggunakanyya akan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Jika pada saat itu Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.
Pengertian administrasi dalam dunia bisnis sebetulnya memiliki arti yang sangat luas dan akan berkaitan dengan berbagai macam jenis menejemen di berbagai posisi di perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator tersebut nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen.
Oleh karena itu, bidang ini seharusnya bisa meng-cover beberapa hal diantaranya:
- Memahami pengertian administrasi dengan jelas
- Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal organisasi dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang perusahaan
- Mengatur dan mengembangkan aset perusahaan
- Wajib mengembangkan prosedur administrasi
- Bisa mengontrol dan merencanakan budget administrasi dalam perusahaan
- Membuatkan laporan kegiatan perusahaan mulai dari gaji, kegiatan pengiriman dan lainnya
Meski begitu, pekerjaan utama administrator tergantung perusahaan atau bisnis tersebut. Yang pasti area ini akan menjamin performa dan efisiensi perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan.
Salah satu faktor yang terkait dengan efisiensi dan produktivitas perusahaan adalah administrasi kantor. Mereka memberi setiap departemen informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan penjelasan masing-masing job description dan rencana (planning) untuk setiap posisi di setiap tingkat manajemen tercapai.
Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh setiap departemen lain dan menetapkan aturan dan budaya perusahaan. Memang, kelihatannya bidang ini seperti hilang ditelan bumi seolah telah menelan daratan, padahal administrasi menjadi kunci untuk kelancaran regulasi pada perusahaan.
Demikianlah penjelasan sederhana dan singkat mengenai administrasi, pengertian administrasi, tujuan, fungsi administrasai, unsur-unsurnyya dan ciri-ciri Administrasi yang wajib kita ketahui. Semoga bermanfaat dan jangan lupa share untuk yang lainnya, Terima kasih.
