Pengertian PPIC (Planning, Production and Inventory Control) dan Penerapannya Dalam Bisnis

– taupasar.com | Pengertian PPIC (Planning, Production and Inventory Control) dan Penerapannya Dalam Bisnis

Suatu bisnis pada umumnya memiliki target berupa profit. Menurut taupasar.com jika sudah ada visi dan target yang jelas, maka perlu adanya perencanaan yang baik untuk menunjang pelaksanaan teknis dengan lebih efektif dan efisien. Dalam perkembangan ilmu ekonomi, terdapat ilmu khusus untuk  melakukan perencanaan bisnis (produksi) agar lebih teratur. Ilmu tersebut terkenal denga istilah PPIC  atau planning, production and inventory control.

Pengertian atau Definis PPIC

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa dikirim tepat waktu dan tepat quantity.

Hal ini berbeda dengan PPC (Production Planning and Control) dimana PPC hanya berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.

Istilah PPIC mungkin asing bagi pelaku industri menengah atau kecil, namun sebenarnya terkonsep atau belum semua bisnis pasti sudah melakukan salah satu teknis PPIC. Pada saat ini bahkan perusahaan khusus memiliki bagian tersebut sebagai satu divisi sendiri. 

Berbagai teori berkembang mengenai sistem PPIC yang paling terbaru, namun apakah harus serumit itu? Apakah harus menjadi orang manajemen, akuntansi atau teknik untuk tau itu? Jika anda berminat untuk mencoba menerapkan PPIC ke dalam bisnis yang ada sedang tekuni, mungkin jurnal sederhana ini bisa memberikan gambaran bahwa teknis PPIC tidak serumit yang kita bayangkan.

Tugas dan Fungsi PPIC Untuk Perusahaan

1. Melakukan peramalan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk dalam fungsi dan waktu
2. Memonitor permintaan yang aktual
3. Menentukan ukuran pemesanan barang yang ekonomis
4. Menetapkan sistem persediaan yang ekonomis
5. Menetapkan kebutuhan produksi
6. Memonitor tingkat persediaan
7. Membuat jadwla produksi, penugasan serta pembebanan mesin dan ternaga kerja yang terperinci
8. Menyusun perencanaan kapasitas meliputi perencanaan jangka panjang, menengah dan pendek
9. Menyampaikan jadwal penyelesaian setiap pesanan kepada konsumen
10. Melakukan pengiriman produk akhir kepada pelanggan

Ruang Lingkup PPIC Dalam Operasional Perusahaan

 Berikut garis besar kegiatan yang terkait dengan PPIC yang bisa diurai oleh taupasar.com:

1. Perencanaan Proses Produksi dalam PPIC

a. Kinerja Marketting

Marketting sebagai penghubung antara perusahaan dengan costumer, jika costumer meminta order maka tim marketting akan menerimanya, selanjutnya memberi tahu bagian PPIC dan mengisi form pengeluaran barang mencakup jenis barang yang akan diorder, jumlah barang, nama perusahaan, dan waktu pengiriman.

b. Kinerja PPIC

Setelah mendapat permintaan produksi dari marketing, bagian PPIC kemudian menguraikan kebutuhan – kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk proses produksi. Selanjutnya memeriksa stok bahan – bahan yang dibutuhkan, jika bahan tidak cukup maka bagian PPIC akan membatalkan permintaan produksi dari marketing, tapi jika bahan yang dibutuhkan masih tersedia, PPIC kemudian membuat form produksi yang selanjutnya diberikan kepada bagian produksi.

c. Kinerja Purchasing

Bagian purchaising memeriksa ketersediaan bahan yang akan diproduksi di gudang besar, yang selanjutnya memberi konfirmasi kepada bagian PPIC.

d. Kinerja Gudang Besar

Gudang besar menyimpan semua bahan untuk proses produksi baik bahan baku maupun bahan pendukung, di dalam gudang besar bahan diatur dengan sistem FIFO. Setiap akhir proses produksi dilakukan pengecekan dan penimbangan bahan – bahan ( Stock Opname ) sehingga dapat mengetahui ketersediaan bahan jika sewaktu – waktu ada permintaan produksi.

e. Kinerja Gudang Timbang – Scalling

Bagian scalling melakukan penimbangan bahan – bahan untuk proses produksi dari gudang besar berdasarkan jumlah yang sudah ditentukan oleh bagian PPIC.

f. Kinerja Tim Produksi

Tim produksi selanjutnya mengolah ( memproduksi ) bahan – bahan yang sudah disediakan oleh bagian scalling sampai produk jadi.

g. Kinerja Tim Packing

Produk yang sudah diproduksi selanjutnya dilakukan pengemasan oleh bagian packaging, setelah dikemas produk dilakukan pelabelan dan diserahkan ke bagian distribusi untuk diantar ke costumer sesuai dengan waktu yang diinginkan costumer.

2. Teknik Membuat Perencanaan Untuk PPIC

a. Perencanaan Moment Tertentu

Proses produksi dilaksanakan dengan sistem “ push system “ sehingga jika tidak ada order dari costumer perusahaan tidak melakukan proses produksi.

b. Waktu Pengantaran

Pengantaran biasanya dilakukan sesuai waktu yang diminta oleh costumer, misalnya costumer menginginkan barang dikirim pada tanggal 19 Desember maka barang akan dikirim pada waktu itu juga ( biasanya pagi hari ). Sistem tersebut diberlakukan untuk costumer dalam satu wilayah, sedangkan untuk yang di luar wilayah ( misalnya Surabaya ) biasanya menggunakan jasa pengiriman barang dengan waktu pengiriman sebelum tanggal yang diminta costumer.

c. Order Costumer

Semua costumer diperlakukan sama oleh perusahaan sehingga tidak ada yang diistimewakan, pengistimewaan hanya berlaku untuk yang waktu pengirimannya bersifat “urgent” yang biasanya akan diproduksi dan dikirim lebih dulu.

d. Kemampuan Produksi

Keterbatasan proses produksi biasanya disebabkan oleh ketersediaan bahan baku, jika terjadi demikian maka bagian produksi hanya akan memproduksi bahan yang tersedia yang sebelumnya meminta persetujuan  dari pihak costumer. Sebagai contoh permintaan produksi adalah 100 kg sedangkan bahan yang tersedia hanya 50 kg, maka bagian produksi akan memproduksi bahan yang ada dulu dan kurangannya akan dipenuhi setelah bahan datang (setelah meminta persetujuan dari costumer).

Selain ketersediaan bahan, hal lain yang juga mempengaruhi kemampuan produksi adalah jumlah personil pelaku produksi dan jumlah alat yang ada di ruang produksi. Jika terdapat order yang melebihi kemampuan personil dan mesin maka akan diberlakukan sistem lembur.

3. Material Requirement Planning ( MRP )

a. Kapasitas Gudang Penyimpanan

Gudang penyimpanan digunakan untuk menyimpan bahan baku, sedangkan bahan pendukung disimpan di gudang lain. Gudang untuk penyimpanan diatur dengan sistem FIFO sehingga bahan yang lama masuk akan digunakan terlebih dahulu. Kapasitas gudang penyimpanan sudah memadai, akan tetapi jika terdapat kelebihan bahan biasanya akan disimpan di gudang penyimpanan bahan pendukung.

Baca juga : Jenis Klasifikasi Bahan Persediaan Dalam Manajemen Persediaan

b. Waktu Masa Habis Pakainya ( Expired Bahan )

Karena umur bahan yang digunakan minimal 1 tahun, maka pengadaan bahan dilakukan ketika bahan yang diinginkan sudah hampir habis di dalam gudang besar.

c. Gudang Ruang Timbang

Perencanaan pengadaan bahan  disesuaikan dengan kebutuhan harian bahan olah sesuai dengan formulasi dari PPIC.

d. Buffer Stock

Buffer stock disimpan bersama di gudang penyimpanan, untuk produk – produk yang banyak diminta consumer biasanya saat stock bahan hanya tinggal sepertiga dari total bahan yang datang maka perusahaan akan segera menambah stock bahan yang dimaksud.

e. Bahan Pengganti

Bahan pengganti hanya akan digunakan dalam keadaan yang sangat mendesak, sebagai contoh costumer meminta order produk A yang berkonsentrasi 30 % sedangkan bahan untuk membuat produk tersebut jumlahnya sangat terbatas di gudang penyimpanan tidak cukup untuk memenuhi permintaan costume), tapi cukup untuk membuat produk yang sama dengan konsentrasi yang lebih rendah. Maka perusahaan atas persetujuan costumer dan tim RnD (penetapan bahwa bahan pengganti tidak akan merubah kualitas produk) akan memproduksi produk pengganti tersebut terlebih dahulu sampai bahan untk produk yang diinginkan costumer terpenuhi.

4. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan – Manajemen Inventory Control

a. Stock Opname rutin, berkala

Stock Opname dilakukan secara rutin setelah proses produksi berakhir. Sedangkan warehouse stock (data fisik) dilakukan secara berkala setiap satu bulan sekali. Bila ditemukan kejanggalan (ketidakcocokan) antara stock opname dan warehouse stock maka dilakukan penelusuran baik pada catatan stock opname maupun pada faktur pengeluaran bahan.

b. Pengeluaran Bahan

Setiap bahan yang keluar dari gudang persediaan baik untuk proses produksi maupun sampel selalu dilakukan pencatatan dalam bentuk stock opname.

c. Stock Bahan untuk Pemenuhan Proses

Ketersediaan bahan – bahan untuk proses produksi selalu dilakukan pengontrolan, terutama untuk bahan baku. Jika stock bahan baku tinggal sedikit perusahaan akan segera meminta bahan tersebut ke supplier. Begitupula dengan bahan pendukung (misal bahan kemas) juga dilakukan pengontrolan dan pemenuhan kebutuhan jika ketersediaannya tinggal sedikit.

d. Kontrol Penyusutan

Kontrol penyusutan selalu dilakukan setiap satu bulan sekali dalam bentuk warehouse stock (data fisik). Jika terjadi selisih antara warehouse stock dan stock opname dilakukan penelusuran sampai ditemukan penyebab penyusutan tersebut.

5. Perencanaan dan Pengendalian Produksi

a. Bagan untuk Proses Produksi

Bagan produksi selalu dibuat sebelum proses produksi dimulai dalam bentuk form produksi yang dibuat oleh bagian PPIC. Form produksi ini memuat jenis produk yang akan diproduksi, jumlah produk, formula produk, costumer, waktu pengiriman produk, dan hasil uji organoleptik maupun kimia.

b. Penentuan Kapan Produksi, Kapan Delivery

Setelah mendapat form produksi, bagian produksi langsung mengatur waktu yang akan digunakan untuk memproduksi, mana yang harus lebih dulu dikerjakan. Biasanya proses produksi dilakukan pada hari yang sama dengan dikeluarkannya form produksi oleh bagian PPIC. Dan setelah proses produksi berakhir sesegera mungkin produk diserahkan ke bagian distribusi untuk diantar ke costumer sesuai dengan waktu pengantaran yang diminta costumer.

6. Teknik Forecasting

a. Untuk Permintaan yang Diketahui

Biasanya untuk order produk dari customer yang diketahui, informasi yang didapat dari bagian marketing. Sebab bagian marketing biasanya sering berkunjung maupun melakukan hubungan dengan customer, sehingga mereka order produk yang telah disetujui melalui bagian marketing. 

Dengan demikian forecasting permintan barang dapat diketahui. Sehingga bagian PPIC dapat memperhitungkan bahan-bahan yang harus dipersiapkan dan memaksimalkan kemampuan produksi denga ketersediaan tenaga kerja dan waktu untuk memproduksi.

b. Untuk Permintaan yang Tidak Diketahui

Jika permintaan customer tidak diketahui atau tidak terencana, biasanya sudah ada stok bahan-bahan yang siap untuk diproduksi. Hal ini dikarenakan beberapa minggu sebelumnya sudah ada pendatangan bahan-bahan sebagai stok tak terduga, yang tentunya dugaan tersebut berdasarkan informasi dari pihak marketing. 

Biasanya pihak marketing mendapatkan informasi dari pihak customer bahwa mereka suatu saat nanti akan order produk. Hal ini dikarenakan pihak customer akan melakukan persiapan produksi. Sehingga, satu-dua bulan sebelumnya sudah merencanakan dan melakukan Purchase Order ke pihak suplier supaya segera dikirimkan dan sebagai stok bahan di gudang. Sehingga bagian PPIC dapat memperkirakan berapa banyak bahan yang harus didatangkan dan dapat memaksimalkan kemampuan produksi degan ketersediaan tenaga kerja dan waktu untuk mengolah.

7. Penetapan Harga Pokok

a. Analisa Bahan Penyusun Produk

Dalam setiap memproduksi suatu produk dilakukan analisa pemakaian bahan olah dalam satuan terkecil produk, yang mana komposisi yang didapat berdasarkan formula dari bagian laboraotrium. Dalam hal ini PPIC berkorelasi dengan bagian Purchasing sebagai tim pengadaan bahan, bagian Accounting untuk penetapan seberapa besar margin yang diinginkan, dan bagian laboratorium untuk penetapan formulasi sabagai kompisisi bahan yang akan diproduksi.

b. Analisa Financial

Dalam melakukan analisa financial, PPIC berkorelasi dengan bagian Accounting untuk mengetahui jumlah modal yang diperlukan dalam proses produksi. Sehingga dapat ditentukan penetapan harga pokok produk.

Untuk membatu menyederhanakan berbagai penjelas diatas, kegiatan PPIC bisa dimulai dengan mengisis tabel di bawah ini. Kolom strategi pelaksanaa bisa diisi dengan rencana atau aktifitas yang sering dilakukan. Jika semua sudah terisis bisa dijadikan acuan untuk monitoring hasil kerja setiap tahapan.

Dari rangkaian proses PPIC yang diuraikan oleh taupasar.com tersebut tidak bersifat kaku. Artinya konsep dan uaraian tersebut masih mungkin dibuat dinamis oleh pelaku bisnis. semoga bermanfaat.

Penulis : Sigit Ardho

Editor : Sigit Ardho