A. Pengertian Payment Control
Dunia industri dan perkantoran yang semakn modern terus saja memunculkan istilah istilah baru yang berkaitan dengan bidang yang dijalani oleh sebuah perusahaan. Salah satunya adalah Payment Control. Posisi satu ini merupakan salah satu posisi baru di ranah pekerjaan dan industri. Khususnya di bidang akuntansi. Sebelum kita membahas lebih jauh, ada baiknya kalau kita memahami terlebih dahulu, apa arti dari payment control ini sendiri sebenarnya. Istilah Paymet Control merupakan kata serapan dari Bahasa Inggris dimana payment itu sendiri berarti pembayaran, sedangkan control ini bisa diartikan kontrol. Jadi bila diartikan secara harfiah, posisi payment control bisa diartikan sebagai seseorang yang bertugas melakukan kontrol terhadap segala hal yang berkaitan dengan pembayaran yang harus dilakukan oleh perusahaan. Mungkin posisi payment control ini memiliki sedikit kesamaan dengan posisi staff account payable.
B. Tugas Staff Payment Control
Sebagai seorang yang bertugas menangan pembayaran yang harus dilunasi oleh sebuah perusahaan, tentunya peranan seorang staff payment control ini sangatlah penting karena dalam hal ini mereka akan melibatkan kredibilitas dan nama baik dari perusahaan mereka sendiri. Karenanya mereka harus melakukan tugasnya dengan cepat dan akurat. Berikut ini beberapa tugas staff payment control yang harus anda ketahui.
1. Menjamin kelancaran pembayaran terhadap vendor perusahaan
Salah satu tugas yang begitu penting dari seorang payment control adalah menjamin kelancara pembayaran terhadap vendor perusahaan yang bekerja sama dengan perusahaan tempat dia bekerja. mengapa hal ini sangat penting? Alasannya sederhana saja. Jika di kemudian hari terdapat keterlambatan pembayaran dari perusahaan tempat dia bekerja kepada vendornya, sudah bisa dipastikan kalau kredibilitas dari perusahaan akan jelek di mata vendor karena dianggap tidak profesional. Dan hal ini tentunya akan sangat tidak bagus untuk perusahaan. terutama perusahaan yang masih dalam tahap membangun reputasi.
2. Melakukan follow up pembayaran terhadap vendor tempat dia bekerja
Tugas lain yang tidak kalah penting untuk seorang staff payment control adalah memastikan kalau dia melakukan follow up pembayaran terhadap perusahaan lain yang menjadi vendor dari perusahaan tempat dia bekerja. Sama seperti nomor satu, follow up ini dilakukan untuk memastikan kalau proses pembayaran utang perusahaan berjalan sesuai perencanaan dan tepat waktu. Pastinya anda tahu bahwa di dalam perusahaan, jika terdapat keterlambatan dalam proses pembayaran akan ada denda yang cukup besar dan pastinya hal ini akan merugikan perusahaan itu sendiri.
3. Membuat laporan mingguan dan bulanan
Setelah kedua hal di atas berjalan sesuai rencana, seorang staff payment control selanjutnya akan melakukan pembuatan laporan dari kinerja dia dalam beberapa sesi yang berbeda. Biasanya laporan ini dibuat per minggu dan per bulan. Di dalam laporan ini biasanya disebutkan target yang sudah anda capai, perusahaan mana saja yang piutangnya sudah terbayarkan dan banyak hal penting lain di dalamnya.
4. Melakukan Negosiasi
Apabila terdapat kendala dalam segi pembayaran yang dimiliki oleh perusahaan, seorang staff payment officer diharuskan melakukan negosiasi terhadap pihak piutang dan mencari solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
5. Integrasi data
Hal terakhir yang harus anda lakukan anda melakukan integrasi data di mana data data yang anda masukkan dalam laporan harus sesuai dengan laporan di bagian lain yang terkait dengan pembayaran itu sendiri misalkan account payable dan bagian payroll lainnya.
C. Tanggung Jawab Staff Payment Control
Setelah anda membaca sedikit penjelasan mengenai jobdesk dan tugas staff payment control di atas, selanjutnya ada bisa memahami beberapa tanggung jawab staff payment contro di bawah ini.
1. Memastikan pembayaran terhadap vendor perusahaan berjalan dengan lancar dan tepat waktu
2. Memastikan semua hal yang berkaitan dengan proses pelunasan utang perusahaan berjalan dengan baik sesuai rencana.
3. Memastikan laporan payment control dibuat setiap minggu dan bulannya.
4. Memastikan semua data terintegrasi dengan baik secara sistem maupun secara manual.
D. Kualifikasi Staff Payment Control
Untuk menjadi seorang staff payment control atau seringkali juga disebut staff account payable, dibutuhkan seorang lulusan Ilmu Akuntansi minimal Diploma 3 dengan pengalaman minimal satu tahun, atau Sarjana Akuntansi lulusan baru. Bagi anda yang berijasah SMA atau SMK mungkin akan sedikit kesulitan bersaing mendapatkan posisi ini. Dari segi software komputer, biasanya tiap tiap perusahaan memiliki software yang berbeda beda. Jadi anda harus benar benar siap untuk mempelajarinya.
Dari segi kemampuan khusus, biasanya dicari kandidat dengan kemampuan bicara di atas rata rata dengan kemampuan negosiasi yang baik. Terlebih jika anda memiliki sikap tegas dan teliti serta menyukai hal hal yang detail seperti akuntansi ini. Jika ya, maka syarat terakhir yang harus anda penuhi adalah siap bekerja di bawah tekanan.
Inilah sedikit eksplanasi yang bisa kami sampaikan terkait jobdesk, tugas dan tanggung jawab seorang staff payment control. Jika artikel ini bermanfaat, silakan di share untuk rekan rekan anda yang membutuhkannya, tapi jika kemudian terdapat kesalahan atau kekurangan, silakan ditambahkan di kolom komentar, terima kasih.
Salam
