Sampai jelang akhir tahun ini, beragam kegiatan (event) digelar sejumlah pihak. Ada yang berskala lokal, nasional bahkan internasional. Ada event yang terkait dengan budaya, pariwisata, lingkungan, ekonomi kreatif, dan sektor lainnya.
Sejumlah kegiatan yang diselenggarakan, di antaranya mempunyai tujuan dan manfaat yang besar buat kehidupan serta kemajuan bangsa dan negara ini.
Tak sedikit nama kegiatan dan temanya keren, pun terkesan wah. Namun sayangnya, kegiatan-kegiatan tersebut tidak diiringi dengan promosi/publikasinya yang optimal (baca: gencar, tepat & variatif).
Amatan TravelPlus Indonesia @adjitropis dan tim @travelplusindonesia, promosi/publikasi kegiatannya banyak yang kurang digarap optimal alias setengah hati dan masih “jeruk makan jeruk”.
Apa itu promosi/publikasi yang masih setengah hati dan “jeruk makan jeruk”? Kenapa bisa begitu? Lalu bagaimana kiatnya agar tidak dicap seperti itu?
Promosi/publikasi setengah/separuh hati antara lain merasa sudah cukup punya bahan/materi promosi seperti fliyer, twibbon, dan atau video kegiatan yang akan dilakukan lalu di-share di akun media sosial (medsos) seperti Instagram (IG) pihak penyelenggara.
Adapun promosi “jeruk makan jeruk” itu antara lain merasa sudah cukup menyebarluaskan bahan promosi tersebut di kalangan intern. Misalnya pihak A sebagai penyelenggara meminta/mengimbau/memerintahkan sejumlah unit pelaksana tugasnya, ketua/kepalanya sampai staf-stafnya untuk mengunggah bahan promosi tersebut minimal di akun IG-nya masing-masing.
Apakah kedua cara itu salah? Ya jelas tidak. Apakah terpromosikan kegiatannya? Ya tentu terpromosikan tapi tidak maksimal karena itu tadi setengah hati dan “jeruk makan jeruk”.
Kenapa bisa begitu? Faktor penyebabnya banyak, di antaranya: pertama, pihak penyelenggara belum melek/sadar akan pentingnya promosi/publikasi yang tepat, gencar, dan variatif.
Amatan TravelPlus, masih banyak pihak penyelenggara yang belum tahu apa itu promosi pra (sebelum), jelang, on (saat), dan post/pasca (setelah) event/kegiatan yang dibuat serta kapan keempat tahapan promosi itu dilakukan, dan dengan siapa/sarana apa saja yang tepat digunakan untuk mempromosikan keempat tahapan promosi tersebut.
Kedua, bisa jadi karena penyelenggaranya tidak menganggap promosi/publikasi itu sesuatu penting. (Untuk yang satu ini masih banyak terjadi).
Pihak penyelenggara tersebut hanya sibuk/fokus mengutamakan kemasan dan rangkaian mata acara kegiatannya serta bagaimana menyenangkan hati tamu VVIP/utama/terhormat agar dapat sanjungan/pujian, ketimbang mengemas bagaimana promosi/publikasi yang tepat, gencar, dan variatif.
Lalu bagaimana kiatnya agar promosi/publikasinya tidak dicap seperti itu (setengah hati & “jeruk makan jeruk)?
Kiatnya banyak, dan sudah sering TravelPlus singgung dan sebarluaskan lewat tulisan maupun unggahan di medsos.
Kali ini, melalui tulisan ini, TravelPlus kembali mengingatkan sekaligus menambah kiat terkini sesuai situasi dan kondisi terkini.
Tiga Hal Utama
Sekurangnya ada 3 hal utama yang harus dipersiapkan dalam mengemas promosi/publikasi sebuah kegiatan baik itu bertaraf event lokal/intern, nasional, maupun internasional agar maksimal.
Ketiga hal itu adalah ketersediaan tim promosi/publikasi, dana/anggaran, dan kemauan untuk bersinergi/kerjasama/kolaborasi yang asyik dengan pihak-pihak berkompeten.
Dengan kata lain, tidak cukup pihak penyelenggara hanya mengandalkan tim Humas yang sudah ada. Kenapa? Ya karena belum tentu Humas-nya itu melek/sadar promosi dan paham dengan empat tahapan promosi/publikasi sebagaimana dijelaskan di atas, dan hal lainnya.
Soalnya dalam promosi/publikasi sebuah event, bukan sekadar bisa bikin siaran pers lalu disebarluaskan. Apalagi penyebarluasannya cuma disertai embel-embel “just info” dan ucapan terimakasih.
Untuk itu sangat diperlukan tim promosi/publikasi yang bisa saja terdiri atas orang-orang berkompeten di luar intern pihak penyelenggara, misalnya jurnalis/blogger/pegiat medsos yang bukan hanya melek promosi/publikasi pun selama ini terbukti kreatif, produktif serta variatif dalam mempromosikan sebuah kegiatan sekaligus sebagai media expert.
Bisa juga sinergi antara Humas pihak penyelenggara dengan jurnalis/blogger/pegiat medsos yang berkompeten tersebut.
Mengenai alokasi dana untuk promosi/publikasi untuk sebuah kegiatan, yang tepat adalah 90 persen dari keseluruhan anggaran. Sedangkan sisanya (10 persen) untuk event-nya. Jadi tidak terbalik, 90 persen untuk event dan 10 persen untuk promosi/publikasi.
Kalau prosentase tidak bisa seperti itu, minimal anggaran untuk promosi tetap harus lebih besar dibanding urusan lain. Jangan justru sampai beralasan tidak ada anggaran untuk promosi, itu kesalahan yang amat fatal.
Mengapa anggaran untuk promosi/publikasi harus besar, karena dampaknya sangat luar biasa. Bukan sekadar memberi tahu event tersebut ke publik (baik tingkat lokal, nasional maupun internasional) pun juga membentuk citra positif (keren, wow, menarik, kreatif, dan lainnya) terhadap pihak pelaksananya, termasuk venue/tempat penyelenggaraannya.
Bersinergi/kolaborasi/kerjasama yang asyik dengan pihak-pihak terkait yang TravelPlus maksud disini tentu saja dengan cara melibatkan jurnalis/blogger/pegiat medsos yang tepat sebagaimana sudah diterangkan di atas.
Bentuk kerjasamanya antara lain memintanya masuk sebagai tim promosi/publikasi, memuat dan menyebarluaskan semua bahan promosi kegiatan yang akan diselenggarakan termasuk untuk jumpa pers sebagai koordinator, dan juga untuk peliputan langsung on event.
Jika semua itu diterapkan, TravelPlus yakin bukan hanya membuat nama dan citra positif kegiatan/event yang digelar melangit, pun pihak pelaksana bahkan tempat/lokasi/venue-nya juga ikut melambung termasuk nama dan imej bagus pimpinan/kepala/ketua penyelenggaranya.
Lewat tulisan ini, TravelPlus berharap semoga tahun depan semakin banyak pihak penyelenggara yang melek promosi/publikasi dan mau bersinergi/bekerjasama yang asyik dengan pihak-pihak berkompeten sebagaimana dijelaskan di atas.
Naskah & foto: Adji TravelPlus @adjitropis & tim @travelplusindonesia
