√ Pengertian SOP: Memahami SOP, Manfaat, Tujuan, Fungsi, dan Prinsip SOP

SOP adalah kepanjangan dari Standard Operating Procedure atau Standar Operasi Prosedur dalam bahasa Indonesia. Lalu apa yang dimaksud dengan SOP, apa pengertian dari SOP, dan apa tujuan dari SOP itu dibuat?

Pada artikel ini, kami akan membahas secara singkat beberapa masalah yang terkait dengan prosedur operasi standar, antara lain:

• Memberikan penjelasan tentan pengertian SOP secara umum dan penjelasan tentang pengertian SOP menurut para ahli.
• Keseluruhan fungsi dan tujuan SOP.
• Prinsip dalam prosedur operasi standar (SOP).

Membaca artikel ini sampai akhir akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dimaksud dengan SOP.

Baca juga: Manajemen Kinerja

Pengertian SOP Adalah

Secara sederhananya, pengertian SOP adalah uraian tertulis yang menjelaskan langkah-langkah kerja atau cara melakukan kegiatan sehari-hari.

Pandangan lain adalah bahwa SOP adalah dokumen yang berisi prosedur kerja, yang harus dijalankan secara kronologis dan sistematis pada saat menyelesaikan pekerjaan tertentu untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dan efisien.

Dengan sebutan lain, SOP adalah pedoman atau acuan bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai, serta tata kerja, proses kerja, dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan utama SOP adalah agar proses pelaksanaan pekerjaan dilakukan secara bersih, tertib dan sistematis dari awal sampai akhir. Dengan menggunakan SOP berharap kualitas pekerjaan akan lebih baik.

Baca juga : Pengertian Manajemen Perubahan

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Menurut para ahli menjelaskan pengertian SOP, antara lain:

1. Moekijat

Menurut pendapat Moekijat, pengertian SOP adalah serangkaian langkah (atau pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan itu dilakukan, bagaimana prosesnya, kapan dimulainya, di mana dilakukannya, dan siapa yang melakukannya.

2. Annie Sailendra

Menurut pendapat Sailendra, pengertian SOP adalah suatu pedoman untuk menjamin kelancaran jalannya suatu organisasi atau kegiatan operasional perusahaan.

3. Istyadi Insani

Menurut pendapat Insani, arti SOP adalah sebuah dokumen yang memuat serangkaian petunjuk tertulis yang baku tentang proses administrasi kantor pengelola, meliputi cara pelaksanaan pekerjaan, waktu pelaksanaan, lokasi pelaksanaan, dan peran peran dalam kegiatan dalam SOP itu sendiri.

Baca juga : Pengertian Manajemen

4. Tjipto Atmoko

Menurut pendapat Tjipto Atmoko, pengertian SOP adalah didasarkan pada fungsi dan perangkat penilaian kinerja lembaga pemerintah dan non pemerintah, perusahaan dan non-perusahaan, berdasarkan indikator teknis, administrasi dan prosedural, dan sesuai dengan tata kerja, tata kerja dan proses kerja, pedoman pelaksanaan tugas kerja atau merujuk ke unit kerja terkait sistem kerja yang berkaitan.

Tujuan SOP Secara Umum

Secara umum, tujuan dari Standar Operasional Prosedur adalah untuk menjelaskan secara rinci tugas dan aktivitas kerja yang berulang di sebuah perusahaan.

Dalam praktiknya, SOP memiliki beberapa tujuan yang berguna bagi jalannya organisasi, yaitu:

1. Menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan di mana pejabat dan lingkungan melakukan tugas pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu yang sudah ditetapkan
2. Menyediakan supervisor dan pekerja dengan pedoman atau referensi untuk melakukan pekerjaan atau tugas
3. Membantu menghindari suatu kesalahan, duplikasi, konflik, keraguan,  dan pemborosan dalam pelaksanaan pekerjaan
4. Memberikan ukuran atau parameter untuk mengevaluasi kualitas pekerjaan atau layanan
5. Memastikan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
6. Menjelaskan urutan dan alur proses kerja, wewenang dan tanggung jawab personel terkait
7. Sebagai dokumen untuk menjelaskan dan mengevaluasi proses pelaksanaan pekerjaan jika terjadi kecurangan atau kesalahan administrasi
8. Sebagai dokumen yang dapat digunakan untuk kegiatan pelatihan pekerja
9. Jika SOP diubah dan diganti dengan SOP baru maka dengan menggantinya SOP menjadi arsip sejarah

Fungsi SOP Secara Umum

Setelah memahami pengertian dan tujuan dari SOP, tentunya kita juga perlu mengetahui apa peran dari standar operasional prosedur ini. Berikut ini adalah beberapa fitur dan manfaat dari SOP:

1. Membantu mempromosikan hasil kerja karyawan atau tim/unit kerja.
2. Jika terjadi penyimpangan, SOP dapat dijadikan landasan hukum yang kuat.
3. SOP dapat digunakan untuk memberikan pengetahuan tentang kendala yang akan dan sedang dialami karyawan.
4. SOP dapat memandu karyawan untuk menjaga kedisiplinan dalam bekerja.
5. Berperan sebagai pemandu dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas.

Baca juga : Pengertian Manajemen Agribisnis

Manfaat SOP Bagi Perusahaan

SOP bisa dijadikan sebagai pedoman kerja, SOP tentu memegang peranan penting dalam perusahaan, terutama sebagai dasar bagaimana seharusnya anggota perusahaan bekerja. Dibawah ini adalah beberapa manfaat dari SOP, antara lain:

• SOP berfungsi sebagai standar perusahaan untuk mencegah dan meminimalkan kesalahan dan kelalaian karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan. 
• Dokumen SOP berisi instruksi kerja karyawan untuk membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan bebas dari intervensi manajemen.
• Membantu meningkatkan pad akuntabilitas. 
• Patokan pekerjaan Anda dan gunakan untuk mengukur kinerja karyawan. 
• Membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat dengan posisi mereka. 
• Hindari pekerjaan duplikat dalam pelaksanaan tugas. 
• Mendukung pekerjaan agar dapat terselesaikan dengan konsisten

Prinsip-Prinsip Pada SOP

Pada saat Penerapan prosedur operasi standar di perusahaan harus mengikuti prinsip SOP berikut:

1. Konsistensi 

Karena tujuan adalah prinsip panduan kami, SOP dibuat dan melaksanakannya secara konsisten oleh orang-orang dari semua lapisan pegawai dari waktu ke waktu. 

2. Komitmen 

SOP harus diselesaikan dan dilaksanakan dengan komitmen penuh kepada karyawan dan manajemen senior perusahaan.

3. Perbaikan Terus-Menerus 

SOP tidak bersifat ketat dan implementasinya mengharuskan SOP terbuka untuk perbaikan guna membentuk prosedur yang lebih efisien dan efektif. 

4. Kendala 

Walaupun SOP dinamis untuk perbaikan, tetapi pada kenyataannya SOP membatasi semua orang. Pekerjaan atau kegiatan tersebut harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang dijelaskan dalam SOP.

5. Setiap Elemen Memiliki Peran Penting 

SOP memuat peran penting bagi setiap karyawan, sehingga jika seorang karyawan gagal memenuhi perannya, proses lainnya dapat terganggu.

Baca juga : Pengertian Manajemen Komunikasi

6. Dokumentasi Setiap Langkah yang Tercantum dalam SOP

SOP harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.

Kesimpulan 

Dari uraian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa pengertian SOP adalah instruksi tertulis yang terperinci tentang cara melakukan tugas-tugas rutin. 

Prosedur operasi standar (Standard Operating Procedure) harus mudah dibaca dan menjelaskan prosedur secara rinci. SOP yang jelas memberi semua orang pemahaman yang jelas tentang seperti apa seharusnya alur kerja. 

Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak akan dapat bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami ruang lingkup pekerjaannya. 

Oleh karena itu, keberadaan SOP sangat penting sebagai pedoman dan acuan perusahaan untuk memaksimalkan keuntungan melalui prosedur yang efisien.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai standar operasional prosedur (SOP), mulai dari pengertian SOP, tujuan, keunggulan dan prinsip dasar SOP. Perhatikan bahwa SOP harus dievaluasi setidaknya setiap 3 bulan untuk menentukan efektivitasnya. Semoga bermanfaat dan menambah wawasan Anda.

Sumber Referensi

PERMENPANRB NO 35 TAHUN 2012