Manajemen Administrasi
Apa yang dimaksud manajemen administrasi? Apa itu manajemen administrasi? Manajemen Administrasi adalah bisnis dan kegiatan yang berkaitan dengan perumusan kebijakan dalam organisasi, yang tujuannya adalah untuk mencapai target atau sasaran di dalam sebuah organisasi agar tercapai tujuan tersebut secara tepat dan baik.
Pengertian administrasi secara sempit adalah suatu bentuk kegiatan yang meliputi pencatatan, komunikasi, pembukuan sederhana, pengetikan, dan kegiatan lain yang bersifat teknis manajemen ketatausahaan. Untuk definisi administrasi secara luas adalah semua hal yang berkaitan dengan proses kolaboratif dua orang atau lebih dengan menggunakan semua sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan bersama.
George R. Terry berpendapat bahwa manajemen administrasi (administrative management) adalah gerak perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan untuk mencapai yang telah ditetapkan. Di sisi pihak lain, Millis Geoffrey menjelaskan bahwa manajemen administrasi merupakan upaya membimbing pegawai kantor terkait dalam hal penggunaan sarana dan prasarana yang ada untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan secara bersama.
Manajemen administrasi adalah bidang manajemen yang menyediakan informasi pelayanan administrasi untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Manajemen administrasi sangat mempengaruhi kelancaran bidang lain dan sering dijadikan bahan pengambilan keputusan.
Namun, administrasi selalu dianggap sebagai kekuatan yang tidak terlihat. Tetapi ketika kita salah dalam mengelolanya maka akan terjadi sebuah kekacauan dan banyak kebingungan terjadi.
Baca juga : Pengertian Administrasi
Manajemen Administrasi Menurut Para Ahli
Berikut ini menurut para ahli tentang manajemen administrasi, para ahli menjelaskan definisi manajemen administrasi diantaranya sebagai berikut:
1. W.H. Evans
Menurut pendapat W.H. Evans, manajemen administrasi adalah fungsi yang menangani pengelolaan dan bimbingan semua fase operasional perusahaan, yang melibatkan penanganan material, informasi, komunikasi, dan memori organisasi.
2. Millis Geoffrey
Menurut pendapat Millis Geoffrey, definisi manajemen administrasi adalah seni mengarahkan personil staf kantor untuk menggunakan fasilitas yang ramah lingkungan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. George R. Terry
Menurut pendapat George R. Terry, manajemen administrasi adalah suatu kegiatan merencanakan, mengendalikan dan mengatur pekerjaan serta menggerakkan pegawai untuk mencapai tujuan goal yang telah ditentukan.
Baca juga : Pengertian Unsur-Unsur Administrasi
4. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Edwin Robinson dan William Leffingwell berpendapat bahwa definisi manajemen administrasi adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian karyawan perusahaan, serta pengerahan para pelaksana, sehingga tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai dengan tepat.
5. Prajudi Atmosudirjo
Prajudi Atmosudirjo berpendapat bahwa manajemen administrasi (Administrative Management) merupakan kombinasi antara manajemen perusahaan (kantor adalah satu kesatuan yang terdiri dari bangunan, tanah, personel, dan peralatan) dan manajemen operasional (pekerjaan kantor).
6. Suparjati
Menurut Suparjati, manajemen administrasi adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor dalam rangka menjalankan fungsi manajemen untuk mencapai tujuan-tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya.
Baca juga : Pengertian Ekspetasi
7. Moekijat
Menurut Moekijat, manajemen administrasi adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor, yaitu merencanakan, mengorganisir, menggerakkan dan mengawasi kantor dalam rangka mencapai tujuan kantor dan memuaskan karyawan dalam mencapai tujuannya.
8. Rifhi Siddiq
Menurut Rifhi Siddiq, manajemen administrasi adalah suatu cara yang dilakukan dengan menitikberatkan pada fungsi-fungsi manajemen yang berkaitan dengan pekerjaan yang telah direncanakan sebelumnya.
9. John Neuner dan Benjamin Haynes
Menurut pendapat John Neuner dan Benjamin Haynes, Manajemen administrasi adalah manajemen di kantor, dan mencakup ruang lingkup yang lebih sempit daripada istilah “manajemen” biasanya berhubungan dalam hal pengawasan.
10. Arthur Grager
Definisi manajemen administrasi menurut Arthur Grager adalah: “office management is the function of administering, the communication and record services of an organization.” Dalam bahasa Indonesia artinya “manajemen administrasi adalah fungsi pengelolaan komunikasi organisasi dan pelayanan dokumen”.
11. Gie (1991: 4)
Menurut pendapat Gie bahwa manajemen administrasi adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian (pengelolaan dan susunan), pembinaan, pengawasan dan pengendalian dalam rangka menyelenggarakan pekerjaan kantor secara tertib untuk mencapai tujuan.
12. William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, manajemen administrasi adalah keseluruhan arah kegiatan-kegiatan menulis yang berbeda dari kegiatan seperti transportasi, manufaktur, pergudangan, dan penjualan.
Baca juga : Pengertian Perencanaan
Tujuan Manajemen Administrasi
Saat memulai manajemen administrasi, kita akan memahami bagaimana mencapai tujuan dengan sukses dengan menggunakan sarana dan prasarana yang dirancang. Efisiensi ini mengacu pada persyaratan ekonomi, psikologis dan teknis.
Apakah sarana dan prasarana tersebut efektif dari segi biaya dan penggunaan? Apakah akan maksimal? Dan apakah bisa memberikan sebuah kepuasan atau justru malah sebaliknya?
Bisakah itu mencapai potensi penuhnya? Bisakah itu membawa kepuasan dan sebaliknya?
Tujuan pengelolaan administrasi semacam ini dapat tercapai selama dilakukan dengan baik dan benar. Jika dijelaskan secara lengkap, tujuan dari manajemen administrasi ini meliputi:
- Mengelola sepenuhnya semua data dan informasi, melindungi dan menyimpan informasi, serta memberikan informasi kepada mereka yang membutuhkan.
- Memperlihatkan laporan dan catatan penting dengan rincian biaya terkait.
- Membantu perusahaan dalam memelihara dan memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan administrasi.
- Memberikan pelayanan kepada mitra bisnis dan pelanggan dari tata usaha.
- Menyediakan laporan terbaru yang relevan.
Baca juga : Pengertian Kompetensi
Fungsi Manajemen Administrasi
- Perencanaan terkait administrasi, seperti perencanaan penggunaan lahan, ventilasi dan pemeliharaan infrastruktur seperti anggaran perusahaan dan lain-lain.
- Mengelompokkan dan mengatur alat yang digunakan dalam bisnis, tugas yang diberikan kepada mereka, tanggung jawab, dan sumber daya manusia yang terbagi. Hal ini bertujuan untuk menciptakan organisasi sesuai dengan visi perusahaan.
- Mendorong karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, terutama dalam ruangl lingkup manajemen administrasi.
- Pengawasan terhadap proses administrasi kantor.
Tugas Pokok Manajemen Administrasi
Menilik pada arti manajemen administrasi, Millis Geoffrey kemudian membagi tugas pokok administrasi menjadi beberapa bagian diantaranya:
- Pengarsipan (Filling)
- Telephoning (Menelpon)
- Checking (Mengecek)
- Duplicating (Menggandakan)
- Mailing (Pengiriman surat email atau pesan dan lainnya)
- Calculating (Menghitung)
- Dan lain sebagainya
Mengapa Mempelajari Manajemen Administrasi Begitu Penting?
Banyak orang yang belum mengetahui begitu pentingnya untuk mempelajari administrasi. Membangun sistem sangat penting ketika memulai bisnis baru. Ini termasuk orang-orang yang terlibat dalam manajemen administrasi. Hal-hal kecil seperti surat kerjasama, pendataan, dan korespondensi dengan berbagai informasi dalam bisnis seiring dengan pertumbuhan perusahaan di ibaratkan seperti harta dalam perusahaan tersebut.
Berikut adalah contoh kasus tim pemasaran/marketing. Pada titik tertentu mereka membutuhkan data pelanggan untuk memberikan informasi baru untuk promosi produk terbaru Anda. Oleh karena itu, banyak usaha kecil dan menengah yang bersedia melakukan filling data pelanggan untuk keperluan promosi lebih lanjut guna meningkatkan pendapatan perusahaan.
HRD juga membutuhkan data-data penting berharga tentang karyawannya untuk meningkatkan kualitas mutu sumber daya manusia perusahaan. Mereka juga memerlukan data untuk memvalidasi data tentang karyawan baru yang akan direkrut atau karyawan yang akan keluar (pensiun) sehingga mereka dapat merencanakannya untuk mencari solusi penggantinya.
Berbicara tentang administrasi, ini adalah cara penting untuk menyebarkan informasi tentang perushaan, termasuk infrastruktur. Namun, jika data ini tidak disimpan dan dikelola dengan benar, efeknya tentu akan sangat lama dan berkepanjangan. Berjalannya perusahaan dapat
Penutup
Demikianlah penjelasan ringkas sederhana mengenai pengertian atau definisi Manajemen Administrasi, tujuan, tugas, dan fungsinya. Pentingnya untuk banyak membaca dan mempelajari tentang dunia administrasi perusahaan, karena banyak lowongan kerja dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan-karyawan yang memiliki keahlian dalam bidang administrasi perkantoran.
Apa yang saya bagikan ini semoga bermanfaat untuk Anda dan menambah wawasan anda tentang hal-hal yang berhubungan dengan administrasi.
