A. Pengertian Account Receivable Controller Staff
Dalam divisi finance dan akunting ada banyak sekali posisi yang dibentuk agar proses akuntansi menjadi lebih lancar dan terlaksana dengan baik. Salah satu posisi yang dibentuk adalah Account Receivable Controller Staff. Posisi satu ini memegang peranan yang cukup penting pada perusahaan karena bisa membuat proses penerimaan uang perusahaan menjadi terkendali dan sesuai perencanaan yang dibuat oleh perusahaan khususnya divisi accounting dan finance. Sebelum kita langsung melakukan pembahasan mengenai jobdesk, tugas dan tanggung jawab dari posisi satu ini, sudahkah anda memahami apa pengertian dari Account Receivable Controller itu sendiri?
Istilah jabatan satu ini berasal dari bahasa Inggris dan terdiri dari beberapa kata. Account sendiri mewakili akunting atau penghitungan dari kata count. Receivable berasal dari kata receive yang berarti menerima dan able yang berarti bisa atau mampu. Kata yang terakhir, controller berasal dari kata control yang berarti mengontrol atau mengatur dan mengawasi. Jika dipadukan, posisi Account Receivable Controller Staff Bisa diartikan seorang pegawai yang bertugas untuk mengontrol, mengatur dan mengawasi aset atau piutang perusahaan dalam segala bentuk agar bisa dikalkulasikan dan didapatkan sesuai dengan target yang sudah ditentukan.
B. Tugas Account Receivable Controller Staff
Dalam kesehariannya, seorang Account Receivable Controller Staff memiliki beberapa tugas utama diantaranya :
1. Mengecek Tagihan Bulanan Dan Melakukan Analisa Dari Awal Hingga Akhir
Dalam menangani tugas ini dibutuhkan ketelitian dan kesabaran tingkat tinggi karena anda diharapkan bisa menganalisa dengan baik bagaimana proses penagihan dan penerimaan yang dimiliki oleh perusahaan dari awal hingga akhir dan membuat kesimpulan dari kinerja serta memberikan saran pengembangan untuk kemajuan perusahaan di bidang ini. Dibutuhkan komunikasi dengan pihak dan banyak acuan data untuk melakukannya. Anda harus mengecek semua faktur dan invoice lalu mengakumulasikan data datanya.
2. Mengecek dan Mengalokasikan Semua Penagihan Untuk Klien
Selain tugas utama di atas, anda juga memiliki tugas untuk menganalisa dan melakukan pengecekan terhadap tagihan klien. Apakah sudah terlaksana dengan baik? Apakah klien memahami tanggung jawabnya, dan beberapa aspek lain yang berhubungan dengan sinerginya proses penagihan dari perusahaan anda terhadap klien.
3. Melakukan Pengecekan atau Rekonsiliasi data AR Balance Bulanan
Selanjutnya ada juga diharapkan bisa membuat penyesuaian data (rekonsiliasi) aktual dengan data yang ada di buku besar dan memastikan keseimbangan penagihan perusahaan (AR balance) dalam tempo satu bulan. Dibutuhkan data data pendukung untuk memastikan kelancaran tugas ini. Karenanya anda harus menyimpan semua data data penagihan dengan terstruktur dan rapi.
4. Menyediakan Daftar Penagihan Untuk Atasan Langsung dan Staff Senior
Untuk klien yang menunggak, anda diharapkan membuat daftar nama klien tersebut dan menganalisa mana yang alasan keterlambatannya realistis dan mana yang tidak. Buatlah laporan dan atasan anda akan memutuskan tidakan apa yang harus dilakukan untuk menangani kondisi seperti ini. Tapi tidak jarang di beberapa perusahaan, account receivable staff yang memiliki tugas untuk melakukan penagihan secara langsung terhadap klien yang menunggak tanpa harus berkoordinasi dengan atasan terlebih dahulu dan hanya mengacu pada data saja.
5. Mengecek Daftar Tagihan dan Melakukan Penagihan Kepada Klien Yang Menunggak
Seperti yang sudah dibahas pada poin sebelumnya, jika anda menempati posisi account receivable controller anda akan memiliki tugas untuk melakukan penagihan terhadap klien yang belum melakukan pembayaran pada saat tenggat waktu pebayaran sudah melewati batas kesepakatan.
6. Mengimplementasikan Syarat dan Ketentuan Perjanjian Finansial Dengan Para Klien
Dalam setiap kesepakatan yang didapat dengan klien anda diharapkan bisa membuat klien memahami apa saja intisari dan poin poin yang ada di dalam ketentua kerjasama tersebut, terutama yang berkaitan dengan masalah pembayaran dari klien
7. Mengupdate Perkiraan Cashflow Penerimaan Dan Tunggakan AR
Selain melakukan penagihan dan tugas tugas di atas, anda juga harus memperkirakan cashflow perusahaan dilihat dari keseimbangan antara jumlah penagihan dari klien yang berhasil dan yang menunggak. Mengenai estimasi waktu updatenya, biasanya setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda beda.
8. Mengimplementasikan aspek lain dari permbaruan kebijakan perusahaan.
Jika kemudian terdapat pembaruan di dalam kesepakatan, seoang account receivablio controller diharapkan bisa melakukan pembaruan dan berkoordinasi dengan pihak klien untuk segera memahami kebijakan baru perusahaan ini.
C. Tanggung Jawab Account Receivable Cotroller Staff
Kalau semua tugas tugasnya telah terpenuhi, maka tanggung jawa yang harus diemban oleh seorang Account Receivable adalah sebagai berikut ;
1. Memastikan pengecekan dan analisa tagihan bulanan para debitur terlaksana dengan baik
2. Memastikan alokasi data penagihan bulanan klien tersedia untuk diproses selanjutnya
3. Memastikan data balance AR tersedia dan sudah direkonsiliasi (disamakan) dengan data lapangan.
4. Memastikan keterediaan daftar penagihan
5. Memastikan klien yang masuk daftar tagihan ditagih sesuai perjanjian yang berlaku.
6. Memastikan Syarat dan Ketentuan Perjanjian Finansial Dengan Para Klien diimplementasikan dengan baik
7. Memastikan update perkiraan cashflow penerimaan dan tunggakan AR tersedia.
D. Kualifikasi Accounts Receivable Controller
Agar pekerjaannya bisa terlaksana dengan baik, biasanya seorang Account Receivable Controller diharuskan memiliki kualifikasi sebagai berikut ;
1. Memiliki kemampuan dalam mengolah buku besar atau berpengalaman dalam bidang penagihan.
2. Berpengalaman dengan pekerjaan yang mobile dengan tekanan yang tinggi.
3. Memiliki pemikiran yang positif, analitik, pandai mencari solusi dan mudah dihubungi.
4. Memiliki kemampuan untuk membangun hubungan
5. Memiliki kemampuan akuntansi yang bagus terutama dalam aplikasi Excel dan aplikasi penunjang akuntansi lainnya.
6. Pendidikan Minimal S1 Akuntansi dan atau S1 semua jurusan dengan pengalaman yang relevan di bidang yang sama.
Ituah sedikit pembahasan mengenai apa saja yang berkaitan dengan jobdesk, tugas dan tanggung jawab dari seorang Account Receivable Controller Staff atau AR-Controller Staff. Jika artikel ini bermanfaat silakan dishare, jika terdapat kesalahan atau kekurangan silakan ditambahkan di kolom komentar.
Salam
