A. Pengertian Account Payable & Collection
Dalam segala perusahaan, namanya utang dan piutang adalah salah satu siklus yang selalu ada dan wajib dilaksanakan oleh bagian Finance dan Accounting. Adapun staff yang menangani hal ini adalah Staff Account Receivable dan Staff Account Payable dimana keduanya bertugas menangani utang dan piutang perusahaan. Perlu anda tahu, seringkali setiap perusahaan menamakannya dalam istilah yang berbeda seperti misalnya staff Account Receivable & Collection yang akan kita bahas ini.
Sebelum kita langsung melakukan pembahasan mengenai tugas dan tanggung jawab dari account receivable & Collection ini, ada baiknya jika anda memahami apa pengertian dari Account Payable itu sendiri. Account disini berasal dari bahas Inggris yang mewakili akun sedangkan receivable berasal dari kata Receive dan able itu berarti mampu. Account receivable bisa diartikan seseorang atau bagian yang menangani segala aset yang seharusnya dimiliki perusahaan. Hal ini bisa dikaitkan dengan hutang perusahaan lain terhadap perusahaan anda baik itu berupa uang, jasa, serta material lain sesuai perjanjian sebelumnya.
B. Tugas Account Receivable & Collection
Sebagaimana tugas Account Receivable, seorang account receivable & collection juga bertugas dalam melakukan segala hal yang berkaitan dengan pengolahan informasi dan penagihan secara langsung terhadap perusahaan lain yang memiliki utang kepada perusahaan tempat dia bekerja. Secara spesifik bisa dipaparkan seperti ini.
1. Memeriksa keseluruhan invoice klien yang akan jatuh tempo atau mungkin sudah jatuh tempo dari tanggal yang ditentukan dalam perjanjian bersama.
Seorang account receivable & collection memiliki tugas penting dalam melakukan pengecekan invoice yang sudah diberikan kepada klien dan melakukan penagihan dengan aturan yang sudah ditetapkan jika memang klien tersebut telat dalam melakukan pembayaran. Biasanya ada estimasi waktu tertentu yang menjadi kebijakan setiap perusahaan terkait keterlambatan pembayaran invoice ini.
2. Menyiapkan data piutang yang sudah dibayar klien
Selanjutnya seorang account receivable & Collection juga diharuskan melakukan update data di komputer dengan mengacu pada data pituang yang sudah dibayarkan oleh klien. Kemudian seorang account receivable & collection juga diharuskan membuat laporan pemotongan piutang tersebut supaya data data tetap menjadi balance dan tidak salah.
3. Melakukan penagihan kepada klien yang menunggak pembayaran
Tidak hanya itu saja, seorang account receivable & collection juga memiliki tugas untuk melakukan penagihan kepada klien yang memang memiliki tunggakan dan sudah melebihi batas jatuh tempo. Biasanya akan ada standar penagihan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Anda harus mengikuti standar ini agar tidak terjadi masalah tata krama kedepannya. Seorang penagih yang baik selalu mengutamakan etika dibanding kesuksesan penagihannya.ย
4. Mengumpulkan dan mengelompokkan invoice yang sudah memasuki jadwal kunjung atau jadwal tagih
Setiap harinya seorang Account Receivable & Collection juga diharuskan untuk melakukan pengolahan data data klien yang akan ditagih dan sudah memasuki jatuh tempo. Klien yang sudah melakukan janji pembayaran juga masuk ke dalam kategori ini. Anda harus melakukan pengolahan data dengan sangat teliti supaya tidak ada kesalahan dalam penagihan yang bisa merusak citra perusahaan tempat anda bekerja.
5. Membuat laporan secara berkala kepada manajemen
Terakhir, seorang account receivable & collection juga diharuskan membuat laporan secara berkala kepada manajemen dimana dia bekerja dan memastikan kalau laporan yang dia buat benar benar Up to Date.
C. Tanggung Jawab Account Receivable & Collection
1. Memastikan pemeriksaan invoice klien yang akan jatuh tempo atau sudah jatuh tempo bisa terlaksana dengan baik.
2. Memastikan keberadaan data piutang yang sudah dibayar klien terupdate dengan baik ke sistem
3. Memastikan penagihan dengan sopan kepada klien hingga terjadi pembayaran sesuai perjanjian
4. Memastikan pengumpulan data invoice yang akan ditagih ada dan up to date sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penagihan.
5. Memastikan ketersediaan laporan untuk manajemen.
D. Kualifikasi Account Receivable & Collection
Seorang account receivable biasanya diharapkan memiliki kriteria sebagai berikut ini ;
1. Memiliki ketelitian yang luar biasa
2. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik
3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
4. Mampu bekerja di bawah tekanan
5. Bersedia bekerja dengan target
6. Mampu mengejar Deadline
7. Pendidikan minimal D3 semua jurusan dengan pengalaman di bidang yang berkaitan minimal satu tahun.
Itulah sedikit penjelasan yang bisa kami sampaikan mengenai apa saja jobdesk, tugas dan tanggung jawab dari seorang Account Receivable & Collection. Semoga bermanfaat.
Salam
