Bagaimana Menulis Executive Summary?

Entrepreneur dan investor adalah dua pihak yang saling membutuhkan. Saat seorang entrepreneur ingin menjual idenya kepada investor potensial, tidak hanya dibutuhkan penjelasan secara lisan yang panjang lebar tetapi juga sebuah paparan tertulis yang sistematis, sering disebut sebagai “executive summary”. Bila Anda masih belum memahami kegunaan dan bagaimana menyusun sebuah executive summary yang baik dan menarik, Anda tiba di laman yang tepat karena apa yang Anda baca berikut akan menjawab keingintahuan Anda.

Pertama-tama, mengapa kita harus menyusun sebuah executive summary? Secara singkat, bisa dikatakan executive summary adalah senjata seorang entrepreneur selain sebuah business plan dan proposal investasi. Executive summary ini biasanya mencakup detil utama laporan Anda. Namun jangan sampai detil tersebut membosankan pembacanya. Triknya adalah Anda harus sedapat mungkin menjelaskan apa yang Anda sedang kerjakan dalam perusahaan Anda secara garis besar dan sebisa mungkin menarik perhatian mereka. Jangan suguhkan analisis rumit, grafik yang terlalu kompleks, angka-angka yang membutuhkan pemahaman intensif dan paparan yang terlalu bertele-tele. Executive summary juga bisa digunakan untuk menentukan aspek-aspek mana yang menjadi keunggulan perusahaan Anda dan aspek mana yang membutuhkan penjelasan.

Proses ‘menyuling’ inti dari bisnis Anda menjadi beberapa halaman executive summary akan membuat banyak entrepreneur harus berpikir keras. Anda sebagai entrepreneur harus bisa memilah mana yang penting dan bisa dicantumkan dan mana yang harus dibuang karena kurang perlu. Menyusun sebuah executive summary memungkinkan Anda mengembangkan visi yang lebih baik mengenai bagaimana perusahaan Anda seharusnya melangkah dan bagaimana Anda menjadi lebih baik dalam menyampaikan kisah Anda.

Mengapa Anda butuh executive summary?Investor, pemberi pinjaman, eksekutif, manajer, dan CEO adalah sekelompok orang dengan berbagai kesibukan. Ini berarti executive summary ialah jalan pintas agar rencana bisnis Anda bisa tersampaikan kepada mereka dengan praktis dan cepat.

Alasan utama untuk menyertakan executive summary ialah bahwa dalam banyak kasus, itulah satu-satunya  hal yang akan dibaca oleh orang yang dituju. Ditemui dalam banyak kasus, investor membaca executive summary untuk menentukan apakah mereka akan membaca business plan atau tidak. Jarang ditemui seorang investor atau pemberi pinjaman yang bersedia membaca keseluruhan business plan Anda, setidaknya dalam tahapan awal analisis dan pertimbangan untuk pendanaan sehingga  executive summary menjadi kunci penting.

Sebelum menyusun executive summary, satu hal yang perlu diingat ialah tujuan menyusun executive summary bukan untuk membuat seorang investor memberikan Anda cek berisi uang. Akan tetapi ada tujuan yang lebih utama lagi, yaitu membuat calon investor itu membaca business plan Anda hingga tuntas dan menjadwalkan sebuah pertemuan atau rapat dengan Anda.

Langkah-langkah membuat executive summary bisa diringkas menjadi berikut ini sebagaimana dirangkum dari inc.com (28/10).

Langkah 1: Susun pembuka yang menarikBagian pertama sebaiknya menjadi bagian yang paling merangsang keingintahuan untuk membuka lembaran berikutnya.  Bagian terpenting ini berwujud sebuah paragraf pertama dalam executive summary yang dengan jelas dan ringkas menjelaskan apa yang dikerjakan oleh perusahaan Anda. Sebagian besar business plan diawali dengan kisah yang mencoba untuk menciptakan kegembiraan, dan hal ini tidak selalu berhasil.

Itulah mengapa paragraf pertama harus mampu menarik pembacanya untuk membaca hingga tuntas. Mungkin Anda memiliki sebuah momen yang menarik yang bisa dimasukkan di dalamnya, jangan ragu untuk mencantumkan itu. Atau jika belum terlalu menarik, cobalah menemukan masalah yang bisa ditemukan di pasar atau lingkungan sekitar yang belum begitu maksimal terlayani. Pastikan Anda selalu menggunakan bahasa yang ringkas dan padat.

Langkah 2: Sebutkan kelebihan/ kekuatan utamaTidak ada format baku pasti mengenai sebuah executive summary yang baik. Namun secara umum kita bisa pastikan bahwa menyebutkan kelebihan utama perusahaan Anda akan menarik orang yang membaca dan membuat pembaca lebih yakin. Sajikan dengan sederhana dalam poin-poin yang singkat tetapi mengena.

Langkah 3: Hubungan dengan pembacaPenting sekali untuk mengetahui siapa yang akan mebaca exectuive summary yang akan disusun. Bagi pembaca yang berbeda, perlu diberikan penyesuaian yang unik pula agar pesan yang disampaikan bisa dipahami dengan baik. Buatlah kisah yang Anda angkat sedemikian rupa agar membuat pembaca terlibat dengan usaha Anda dan hasil yang ingin Anda capai kelak. Jika Anda memiliki sebuah tim manajemen yang solid, Anda bisa menceritakan itu.

Tanyakan pada diri sendiri apa yang unik dalam perusahaan Anda dan apa yang menyenangkan tentang perusahaan itu. Setelah Anda menjelaskan apa yang dikerjakan dalam perusahaan Anda, tiba saatnya untuk memaparkan alasan mengapa Anda yakin bahwa Anda unik dan memenuhi syarat untuk berhasil.

Langkah 4: Ceritakan kemitraan unikSalah satu hal yang bisa Anda paparkan secara ringkas dalam executive summary ialah bagaimana Anda bisa membangun hubungan atau kemitraan yang unik dengan pihak-pihak yang ada di sekitar Anda.

Langkah 5: Cantumkan daya tarik dan pelanggan AndaTanyakan pada diri Anda, daya tarik apa yang Anda ketahui bisa membuat orang untuk membeli produk atau jasa dari perusahaan Anda.

Langkah 6: Tambahkan paten atau teknologi
Bila perusahaan Anda memiliki inovasi-inovasi yang sudah berhasil diterapkan di pasar dan memecahkan problem yang dihadapi konsumen, jangan ragu untuk mencantumkan dan menggarisbawahinya dalam executive summary.

Langkah 7: Jelaskan rencana pemasaran yang unik
Tergantung pada siapa pembaca Anda, Anda bisa mencoba untuk menerapkan pendekatan yang lebih tegas terhadap penyusunan executive summary. Setelah paragraf pertama, sebaiknya Anda merangkum setiap bagian dalam executive summary dengan urutan yang sama yang ditampilkan dalam business plan yang lengkap.

Apa yang harus dicantumkan di dalam struktur executive summary? Berikan:

Terutama sekali Anda perlu memperhatikan pertanyaan yang ke 4, karena ini membuat executive summary Anda lebih kontekstual dalam aspek waktu. Hal yang harus dihindari ialah membuat pembaca kurang mengerti bahwa ada aspek urgensi waktu di dalamnya. Buat mereka merasa akan menyesali keputusan untuk melewatkan kesempatan mendanai perusahaan Anda.

Langkah 8: Tambahkan laporan keuanganSetelah mendeskripsikan semua unsur di atas, executive summary juga sebaiknya mencantumkan ringkasan singkat tentang kondisi keuangannya. Untuk itu, diperlukan pencantuman valuasi kesepakatan yang ada, sehingga pembaca mengetahui secara langsung apa saja risikonya dan keuntungan apa yang bisa diperolehnya.

Langkah 9: Pilihlah ragam bahasa yang sesuaiTidak ada istilah “one size fits all” dalam pembuatan executive summary yang ideal. Artinya, Anda harus membuat executive summary dengan ragam bahasa dan penyampaian yang berbeda untuk orang dengan karakteristik yang berbeda pula. Itulah mengapa penting sekali mengetahui siapa dan bagaimana orang yang akan membaca executive summary Anda. Misalnya, jika Anda menulis executive summary untuk seorang investor dengan latar belakang teknik kimia, teknik penyampaian, pemilihan terminologi, dan ragam bahasanya juga harus dibedakan dari mereka yang jebolan akuntansi atau perbankan. Singkatnya, gunakan bahasa yang bisa dipahami dengan baik oleh pembaca.

Itulah mengapa saat Anda ingin menyuguhkan executive summary ke orang yang berbeda, Anda juga harus melakukan penyesuaian ragam bahasa. Triknya Anda bisa menyusun executive summary dalam beberapa versi untuk kelompok pembaca tertentu. Pertimbangkan untuk tetap terlihat profesional, hangat dan bebas dari kesalahan yang memalukan. Perhatikan juga penggunaan kata ganti orang, lebih baik pilih kata ganti seperti “kami” daripada “perusahaan”. Mengapa? Karena ini akan mengeratkan dan mendekatkan hubungan bisnis Anda dengan pembaca.

Tunjukkan kepercayaan diri dalam setiap kata yang Anda pilih. Jika penulis tidak dengan jelas menjelaskan keyakinannya mengenai bisnisnya sendiri, tidak ada alasan kuat bagi orang lain untuk memahaminya pula.

Langkah 10: Pastikan panjangnya pasPanjang executive summary memang subjektif, tergantung banyak faktor seperti panjang business plan atau proposal investasi yang dikirimkan. Namun intinya setiap executive summary haruslah unik, berbeda dari yang lain. Meski begitu, normalnya sebuah executive summary panjangnya antara 1 halaman hingga 4 halaman saja. Jika mungkin lebih dari itu, Anda bisa menyiasati dengan mengecilkan ukuran font , melebarkan margin halaman, mengecilkan ukuran gambar atau tabel, atau mengubah jenis huruf dan spasi.

Langkah 11: Uji executive summary AndaSetelah selesai, jangan gembira dulu. Anda disarankan untuk memberikan executive summary itu kepada anak usia sekolah dasar. Apa tujuannya? Dengan menyuruh seorang anak membaca executive summary Anda, akan diketahui dengan lebih pasti apakah exectuive summary Anda sudah mampu menyampaikan pesan Anda atau belum. Setelah membaca tanyalah anak itu mengenai apa yang perusahaan Anda lakukan. Jika ia bisa menjawab dengan baik, artinya executive summary Anda pun berpeluang lebih mudah dimengerti oleh orang dewasa yang memiliki pemikiran, wawasan lebih luas dan kematangan kognitif lebih tinggi. (*/Akhlis)