Mahasiswa Dibekali Cara Handle Reservasi & Registrasi Tamu, Check in & Check Out dan Pembayaran Kamar Hotel

Belajar
Front Office sesuai Standar Industri Perhotelan

Mahasiswa
D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Praktik ”Front Office” di MaxOne Hotels
Dharmahusada

SEBANYAK
23
mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar
Majapahit dikenalkan cara kerja Front
Office (FO) sesuai standar industri perhotelan di MaxOne Hotels Jl. Dharmahusada No. 189 Surabaya, Selasa (29/01/2019)
sore oleh Hardhita Kusdharyanto M.Par., Dosen Prodi D3 Perhotelan Akpar
Majapahit. Tujuan dari kunjungan industri itu antara lain untuk memberikan
pemahaman yang sama saat mereka belajar FO di kelas dengan realitas di lapangan.

Rombongan mahasiswa sore itu
sudah berkumpul di lobi MaxOne Hotels Dharmahusada Surabaya sekitar pukul 15.45.00-an
WIB. Sedangkan jadwal acaranya sendiri baru dimulai pukul 16.00-selesai. Mereka
di dampingi Dosen Front Office (FO) Hardhita Kusdharyanto M.Par dan Kaprodi D3
Perhotelan Akpar Majapahit R. Paulus W. Soetrisno M.Par.

Kedatangan rombongan mahasiswa Akpar
Majapahit bersama dosen pembimbingnya, sore itu, disambut oleh General Manager (GM) MaxOne Hotels Dharmahusada Surabaya Paulus P.
Situmorang, Front Office Manager
(FOM) Yeni Sukorini, Head Chef
Hernanto dan Sales Executive M.
Taufik.

Sebelum belajar Front
Office Basic Knowledge di Meeting
Room Sky Cafe Rooftop & Longue Lantai 11 MaxOne Hotels Dharmahusada Surabaya,
23 mahasiswa diajak tour hotel lebih
dulu oleh FOM Yeni Sukorini bersama asistennya Arika. Mereka dikenalkan
fasilitas kamar hotel di Lantai 7 dan 8.

Hotel bintang tiga yang mengoperasikan 102 kamar ini
memiliki tiga pilihan kamar, mulai Love,
Warm dan Happiness. Harga kamar hotel
per malamnya dipatok bervariasi mulai Rp 450.000 ++ hingga Rp 1,2 juta ++. Selain
itu pihak hotel juga menyediakan kamar khusus untuk Weeding Family berkapasitas enam orang yang tarifnya sekitar Rp 1,6
jutaan ++ per malam kepada kastemer setianya.

Selain showing
room, rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit itu juga diajak
melihat fasilitas Front Office (FO)
dan Cardamom Restaurant di Lobby MaxOne Hotels Dharmahusada
Surabaya, Kitchen, Max Spa serta Café & Bar di Sky Cave Rooftop & Longue Lantai 11 MaxOne Hotels
Dharmahusada Surabaya.

Usai tour
hotel selama 30 menitan, rombongan kembali ke Meeting Room Sky Cave, untuk mengikuti acara utama yakni Front Office Basic Knowledge, yang
dipandu langsung oleh Front Office Manager (FOM) Yeni Sukorini. Sedangkan Hardhita
Kusdharyanto M.Par sendiri proaktif mendampingi mahasiswanya mengikuti
rangkaian kegiatan Front Office yang
dipresentasikan oleh pihak hotel.

Dalam pengantarnya sebelum
memasuki acara utama, Dosen Front Office
Akpar Majapahit Hardhita Kusdharyanto M.Par mengatakan, pembelajaran Front Office (FO) sesuai standar
industri perhotelan bagi mahasiswa ini merupakan tindak lanjut dari penjelasan
dosen selama belajar di kelas.

“Dengan demikian anak didik
kami punya pemahaman sama dalam menyikapi mata kuliah Dasar-dasar Front Office dan sisik meliknya, setelah
nantinya mereka bekerja di industri perhotelan,” kata Hardhita di hadapan anak
didiknya.

Selanjutnya, dalam
pemaparannya di hadapan mahasiswa baru Akpar Majapahit, Front Office Manager (FOM) Yeni Sukorini mengatakan, di sebuah
hotel berbintang, Anda akan menemukan front
desk (meja depan). Front desk
adalah bagian depan front office (counter), tempat dilakukan proses tamu
masuk (check in) dan tamu keluar
untuk meninggalkan hotel (check out)
serta pelayanan-pelayanan lainnya seperti pembayaran rekening atau informasi
lainnya.

Di ruang depan lobi hotel
bintang tiga itu, Anda juga menemukan meja utama, tempat pendaftaran para tamu
hotel. Di lobi hotel itu tersedia sofa untuk tamu yang dilengkapi LED TV.
Sedangkan kotak-kotak penyimpanan kunci kamar, titipan surat-surat dan dokumen
penting lainnya berada di belakang sfaff FO
berdiri melayani tamu hotel.

Di front desk, Anda akan disambut beberapa karyawan hotel yang bekerja
pada bagian administrasi (pendaftaran) tamu, informasi dan kasir. Sedangkan front desk officer adalah penanggung
jawab seluruh tugas front desk dengan
bantuan receptionist, bell boy, bell captain dan doorman.

Sedangkan front office (kantor depan) adalah
bagian kantor hotel yang melaksanakan semua urusan pendaftaran dan penempatan
kamar untuk tamu, pemesanan kamar, pembayaran rekening, dan bertindak sebagai
sumber informasi kepada para tamu.

Di kantor depan tersebut,
Anda akan bertemu front office cashier
(kasir kantor depan). Kasir yang ditempatkan di kantor depan hotel untuk
menerima pembayaran rekening tamu. Penanggung jawab di kantor depan hotel
dipercayakan kepada seorang front office
manager atau kepala kantor depan.

Di area depan sebuah hotel,
Anda juga bisa menjumpai fasilitas yang disebut front of the house, yakni bagian dari suatu hotel tempat tamu
secara langsung dilayani, seperti front office, restaurant dan bar.

Mengingat begitu tertatanya
sistem kerja di Front Office (FO) suatu
hotel, maka kemampuan berkomunikasi antarpersonal menjadi salah satu tolak ukur
bagaimana kinerja sebuah hotel dalam menyambut tamu yang akan check in maupun check out.

”Keramahtamahan petugas front office sebuah hotel menjadi suatu
keniscayaan karena bisnis hotel adalah bisnis jasa yang lebih mengedepankan
pelayanan. Makanya, kecakapan berkomunikasi dalam bahasa Inggris sebagai bahasa
utama pergaulan internasional, wajib hukumnya bagi petugas front office,” terangnya.

FO Section di MaxOne Hotels Dharmahusada dibagi beberapa seksi, seperti
Reservation Section, Reception Section, Cashier Section, Telephone
Operator Section dan Concierge
Section. FO Section menjadi ujung
tombak hotel untuk melayani tamu yang datang mulai Private, Gouverment, Corporate, Travel Agents (Offline Travel
Agent seperti Kaha Tour) dan Online
Travel Agent seperti Traveloka).

Dalam kesempatan itu,
mahasiswa juga diajarkan bagaimana mengisi aplikasi room reservation yang benar sesuai dengan standar industri di Front Desk oleh Yeni Sukorini dan staff FO. ”Jadi aplikasi yang tersaji di
dalam formulir itu juga menggunakan bahasa Inggris. Ini semua demi membiasakan
mahasiswa saat mereka terjun di dunia kerja,” kata perempuan berparas cantik
itu.

Kepada kru www.culinarynews.info, FOM MaxOne
Hotels Yeni Sukorini mengatakan, dalam presentasi FO di hadapan mahasiswa,
dirinya menekankan pada bagaimana kerja seorang staff FO menangani reservasi dan registrasi calon tamu hotel.

Untuk memudahkan pekerjaan di
depan komputer, staff FO juga sudah diajarkan cara aplikasi operasional hotel
bertajuk Professional Management System
(PMS). Pengetahuan seputar teknologi informasi (TI) harus dipahami juga oleh staff FO.

Selain itu, mahasiswa juga
dibekali bagaimana meng-handle tamu hotel
saat mereka check in maupun check out hotel dengan baik, benar dan
penuh keramahtamahan, sesuai Standard
Operational Procedure (SOP) di industri perhotelan pada umumnya.

”Saya juga menekankan kepada
mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit tentang pentingnya meng-handle
pembayaran tunai dari tamu hotel. Pasalnya, staff
FO itu juga berfungsi sebagai seorang cashier.
Jadi hitunglah dengan benar setiap item pembayaran Room Service, Food &
Beverage (F&B), Laundry agar
Anda tidak sampai nomboki kekurangan
bayar tamu yang nakal, ” pungkasnya.

Anda
tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin
menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Tim Marketing Akpar Majapahit di
Gedung Graha Tristar Jl Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25,
8480821-22, sekarang juga. (ahn)