How to Organise an Event

Selama bulan puasa, biasanya banyak acara buka puasa bareng sekaligus ajang ‘silaturahmi’ dengan teman-teman. Baik itu teman-teman lama atau teman-teman yang sebenernya sering ketemu, tapi nggak afdol kalau nggak buka bareng.

Buka bareng bisa direncanakan dengan mudah atau ribet, tergantung berapa banyak dan siapa yang diharapkan datang. Kalau kalian mengharapkan yang datang adalah teman-teman kuliah yang sekarang masih sama-sama berdomisili di Bandung, nggak ada kesibukan berarti selain tugas akhir, bisa dikatakan mudah untuk mengumpulkan mereka bersama-sama untuk acara semacam ini. Tapi kalau kalian mengharapkan yang berkumpul adalah teman-teman jaman sd, smp, atau sma yang domisilinya beda-beda, yang kesibukannya juga beda, tentu saja akan lebih sulit untuk mengumpulkan mereka di satu waktu dan di satu tempat.

Untuk itulah salah satu dari kalian harus rela menjadi EO (event organizer) yang memastikan segala sesuatu tentang acara buka bareng: kapan dan dimana, siapa, bagaimana, dan sebagainya. Sebagai orang yang sering rela jadi EO, saya ingin sharing sedikit bagaimana caranya berhasil mengumpulkan orang-orang yang sibuk dengan dunianya masing-masing di satu waktu dan di satu tempat.

Buat pengumuman acara

Tergantung skala acaranya, kalau memang cuma beberapa orang, bisa dibuat dengan mention twitter. Untuk skala sedang sampai besar, bisa dengan membuat event di facebook. Untuk skala super besar macam reuni, bisa bikin poster di instagram atau facebook sambil mention teman-teman (buat yang super niat). Intinya, samakan persepsi dengan orang-orang yang ingin kalian undang kalau mereka juga berminat untuk datang ke acara ini. Kalau mereka sudah tertarik, lanjut ke langkah selanjutnya.

Berikan pilihan tempat dan waktu

Bahkan untuk skala acara makan cantik bersama teman dekat, kadang kita masih kesulitan menentukan tempat dan waktu. Entah karena nggak ada yang punya ide atau malah karena idenya terlalu banyak jadi bingung mau yang mana. Apalagi untuk skala besar, tentunya orang akan lebih senang kalau sudah ditetapkan tempat dan waktunya, jadi mereka nggak perlu pusing-pusing mikir. Sebagai EO, berikan 2-3 pilihan tempat dan waktu yang kira-kira memungkinkan. Sebelumnya, bisa aja minta pendapat dari yang lain dulu, tapi kemudian semua pendapat itu harus dirangkum untuk memilih kapan dan dimana yang paling memungkinkan untuk sebagian besar orang yang diundang. Kalau di facebook, kalian bisa memanfaatkan aplikasi “Ask a Question” di mana bisa dibuat pooling hari dan tempat. Jadi lebih mudah untuk dicerna orang daripada harus baca rentetan comment di satu post.

Fix the date and the place!

Setelah membuat pooling, usahakan untuk fokus pada preferensi sebagian besar undangan daripada mementingkan sebagian kecil orang yang nggak bisa dateng karena ini dan itu. Kalian sudah cukup ribet dengen urusan booking tempat, menghubungi orang-orang, dan lain sebagainya, jadi kalau memang ada yang nggak bisa, yasudah relakan saja. Mungkin memang bukan waktunya untuk mereka ngumpul bareng. Jadi setelah pooling selesai, segera putuskan tanggal dan tempat terpilih dan buat pengumuman kepada teman-teman yang lain. Jangan lupa urus reservasi tempat. Karena bisa aja ada yang tiba-tiba dateng, pesanlah lebih banyak 3-5 bangku atau porsi (kalau kalian memesan makanannya juga). Percayalah, kadang orang yang nggak pernah comment pun bisa tiba-tiba nongol karena diajak, dan berlaku juga sebaliknya.

Note: untuk acara buka bareng, sebaiknya makanannya sudah dipesan daripada kalian kelaparan, karena pasti restaurannya ramai. Minimal siapin ta’jilnya.

Contact them personally

Ini memang agak capek, tapi ada baiknya kalian mengontak teman-teman yang datang secara personal, daripada menulis jarkom masal dan menulis “konfirm ya”. Sudah terbukti kalau orang akan cenderung membalas jika dikontak secara personal daripada dikontak secara masal. Kalian bisa manfaatkan bbm, whatsapp, line, sms, telpon, apapun. Minta bantuan untuk mengontak para tamu sama teman yang lain juga nggak ada salahnya. Jangan percaya pada konfirmasi mereka di event facebook, H-1 atau D-day harus tetap ada kontak dari EO supaya para tamu yakin kalau acaranya jadi dan bukan cuma rame di facebook tapi sepi di hari-H.

And that’s all my tips for you, yang terakhir dan paling penting – don’t forget to enjoy the gathering!