Bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH), memang beda rasanya dibandingkan dengan bekerja di kantor. Kondisi komunikasi dan laporan, biasanya menjadi sumber masalah utama bagi karyawan yang tidak pernah Work From Home sebelumnya. Kira-kira apakah ada aplikasi yang bisa membantu anda tetap produktif seperti biasanya?
Tidak perlu khawatir, sebab dunia teknologi sudah maju lebih jauh daripada dulu. Ada banyak sekali aplikasi yang bisa membantu anda untuk tetap produktif seperti biasa, layaknya di kantor. Mulai dari aplikasi untuk menggantikan papan tulis/whiteboard, conference call untuk meeting, sampai aplikasi edit dokumen yang bisa dibuka bersama-sama.
Berikut daftar aplikasi yang bisa anda gunakan untuk membantu kegiatan WFH anda:
1. Google Docs
Google Docs merupakan layanan pengolah dokumen kantoran (PPT, Doc, dan XLS) yang disediakan oleh Google. Dengan menggunakan Google Docs, maka proses pembuatan dokumen bisa dikerjakan oleh seluruh tim sekaligus, tanpa perlu mengirimkan softcopy secara manual.
Google Docs sendiri juga mendukung semua jenis perangkat, baik mobile maupun desktop. Sehingga anda bisa mengaksesnya dari mana pun dan kapan pun, selama anda memiliki koneksi yang memadai. Semua fiturnya juga tidak kalah dengan Ms. Office, sehingga anda tidak perlu bingung atau beradaptasi terlalu lama.
Untuk mengakses Google Docs, anda bisa mencari kata kunci “Google Docs” di google untuk akses lebih mudah. Setelah anda mengaksesnya, anda bisa langsung membuat dokumen kosong atau dengan template yang disediakan oleh Google. Setelah itu, anda juga bisa langsung mengundang tim anda untuk mengakses dokumen lewat tombol “share”.
Sebagai tambahan, Google Docs sudah dilengkapi dengan fitur auto save. Sehingga anda tidak perlu lagi menekan Ctrl + S secara terus menerus.
2. Miro – Realtime Whiteboard
Miro merupakan aplikasi yang digunakan sebagai papan tulis digital. Dengan menggunakan Miro, anda bisa membuat Mindmap, plan, bahkan SOP sekalipun. Miro juga bisa diakses secara bersama-sama oleh banyak orang sekaligus.
Tambahkan dan masukkan semua ide dari tim tanpa perlu saling menunggu. Anda juga bisa menambahkan komentar jika anda merasa ada sesuatu yang perlu diperbaiki. Semua perubahan akan langsung diberitahukan via email yang terdaftar di Miro
3. Slack
Slack merupakan moda komunikasi yang cukup terkenal di kalangan perusahaan yang memiliki banyak pekerja remote. Beberapa fitur andalannya adalah, sistem chatting yang seperti forum (bisa dibuat Thread di setiap topic), integrasi dengan berbagai aplikasi pendukung (seperti Google Drive, Miro, dan lainnya).
Slack bisa membantu komunikasi menjadi lebih efektif. Pasalnya beberapa komentar yang ditambahkan di aplikasi yang mendukung integrasi Slack, akan otomatis masuk ke dalam chatroom khusus di dalam Slack. Ini artinya, pemberi komentar tidak perlu melakukan micro-managing terlalu jauh.
Ditambah lagi, Slack juga mendukung pembuatan roomchat dengan topik tertentu. Sehingga pembicaraan tidak perlu melebar terlalu besar di dalam satu grup. Cukup masukkan anggota yang bertanggung jawab dari satu task, ke dalam chatroom tersebut dan semua anggota bisa fokus terhadap topik itu tanpa pusing.
4. Jira
Masalah perencanaan dan laporan kerja biasanya juga menjadi fokus tersendiri bagi perusahaan yang memberlakukan kebijakan WFH. Tentu saja, ada aplikasi yang bisa membantu anda untuk menyelesaikan masalah ini, yaitu Jira.
Dengan Jira, maka setiap manager bisa membuat board tersendiri bagi timnya. Board bisa dibagi menjadi empat, seperti To-do, Draft, In-Review, dan approved. Dengan sistem ini, maka manager bisa mengawasi jalannya tim dan apa saja yang mereka kerjakan tanpa banyak menemui kesulitan.
Jira juga memiliki fitur time tracking. Sehingga semua anggota yang ada di dalam Jira, bisa melaporkan berapa lama waktu yang sudah mereka habiskan untuk satu task.
Semua perubahan yang dilakukan di dalam Jira, akan masuk ke dalam email manager secara otomatis. Sehingga sekali lagi, tidak perlu melakukan micro managing yang terlalu rumit.
5. Google Meeting
WFH dan harus meeting? Tidak masalah! Sebab sudah ada aplikasi Google Meeting yang bisa membantu anda untuk mengadakan meeting dengan peserta lebih dari dua orang sekaligus.
Setiap peserta meeting bisa menggunakan fasilitas video call, sehingga jika memang perlu mendemonstrasikan sesuatu lewat video, maka mereka bisa melakukannya tanpa perlu ganti aplikasi lain dan tetap bisa dilihat oleh semua peserta meeting.
Selain itu, juga terdapat fitur mute, dan para peserta bisa bergantian mengemukakan pendapatnya tanpa rebutan.
Jadi, WFH bukan berarti kiamat kan?
Dengan aplikasi di atas maka produktivitas tetap berjalan, seperti layaknya di kantor meskipun haris WFH. Jangan lupa untuk terus saling berkomunikasi antar tim agar rencana dan aktivitas tetap berjalan seperti biasanya. Semangat!
