Asyiknya Mahasiswa Praktik Front Office sesuai Standar Industri Perhotelan

Grand
Darmo Suite Apresiasi Semangat Mahasiswa Culinary Akpar Majapahit Kelas Pagi Belajar
”Front Office”

FRONT
Office & Distribution Manager (FODM) Grand Darmo Suite Surabaya Ardi Putra
S.,
mengapresiasi semangat 16 mahasiswa Culinary (C1) Akpar Majapahit terakreditasi A Kelas Pagi, belajar Front
Office (FO) sesuai standar industri perhotelan di Grand Darmo Suite Jl. Progo No. 1-3 Surabaya, Kamis (23/01/2020)
pagi.

Ardi Putra mengemukakan hal
itu ketika menyambut kedatangan rombongan 16 mahasiswa bersama Dosen Front
Office (FO) Hardhita Kusdharyanto M.Par dan tim Multimedia Tristar Group di
lobi hotel bintang empat di bawah jaringan Amithya Hotels & Resorts
tersebut. Sales Executive Grand Darmo Suite Ika Sinu Putra juga hadir di
tengah-tengah mahasiswa.

Rombongan mahasiswa yang
datang pagi itu lalu diajak ke Lantai M, tepatnya di Majapahit Room, untuk mengikuti arahan dan presentasi seputar mekanisme
kerja dan job desk dari Front Office Section yang disampaikan Front
Office & Distribution Manager
Grand Darmo Suite, Ardi Putra S.

Sedangkan Dosen Pengajar Front Office Akpar Majapahit Hardhita Kusdharyanto M.Par memilih proaktif
mendampingi anak didiknya yang tampak antusias mengikuti rangkaian kegiatan Front Office yang dipresentasikan oleh
pihak hotel.

Selanjutnya dalam
pemaparannya di hadapan mahasiswa, Front Office
& Distribution Manager (FODM)
Ardi Putra mengatakan, Front Office
(FO) Section merupakan ujung tombak
hotel dalam melayani tamu yang datang ke hotel tersebut.

Oleh karena itu, demi
menjadi seorang kru FO baik dan profesional, maka Anda harus memperhatikan
sedkitnya enam etika (etiquette),
yakni (1). Appearance, (2). Grooming, (3). Telephone Etiquette, (4). Attitude,
(5). Check In & Check Out Room dan Knowledge.

Di samping itu, lanjut Ardi
Putra, seorang kru FO juga mesti memahami Room
Status di hotel tempatnya bekerja, mulai VC, VD, Occupied (Dirty or Clean), Out of Order (OO), Sleep Out,
No Show, Occupied No Lucky (ONL) dan Don’t
Disturb (DND) yang artinya tamu jangan diganggu!

Pada hakikatnya ada lima fungsi
FO di sebuah hotel berbintang yang mesti Anda pahami dengan baik, yakni (1). First Impression, (2), Spy (mata-mata), (3). Part of Sales, (4). General Information dan (5). Diplomasi. Lima fungsi ini setidaknya
yang harus melekat pada diri seorang staff FO yang profesional.

Sementara itu di sebuah
hotel berbintang, Anda akan menemukan front
desk (meja depan). Front desk
adalah bagian depan front office (counter), tempat dilakukan proses tamu
masuk (check in) dan tamu keluar
untuk meninggalkan hotel (check out)
serta pelayanan-pelayanan lainnya seperti pembayaran rekening atau informasi
lainnya.

Di ruang depan lobi hotel
bintang empat itu, Anda juga menemukan meja utama, tempat pendaftaran para
tamu hotel. Di lobi hotel itu tersedia sofa untuk tamu yang dilengkapi LED TV.
Sedangkan kotak-kotak penyimpanan kunci kamar, titipan surat-surat dan dokumen
penting lainnya berada di belakang sfaff FO
berdiri melayani tamu hotel.

Di front desk, Anda akan disambut beberapa karyawan hotel yang bekerja
pada bagian administrasi (pendaftaran) tamu, informasi dan kasir. Sedangkan front desk officer adalah penanggung
jawab seluruh tugas front desk dengan
bantuan receptionist, bell boy, bell captain dan doorman.

Sedangkan front office (kantor depan) adalah
bagian kantor hotel yang melaksanakan semua urusan pendaftaran dan penempatan
kamar untuk tamu, pemesanan kamar, pembayaran rekening, dan bertindak sebagai
sumber informasi kepada para tamu.

Mengingat begitu tertatanya
sistem kerja di Front Office (FO) suatu
hotel, maka kemampuan berkomunikasi antarpersonal menjadi salah satu tolak ukur
bagaimana kinerja sebuah hotel dalam menyambut tamu yang akan check in maupun check out.

”Keramahtamahan petugas front office sebuah hotel menjadi suatu
keniscayaan karena bisnis hotel adalah bisnis jasa yang lebih mengedepankan
pelayanan. Makanya, kecakapan berkomunikasi dalam bahasa Inggris sebagai bahasa
utama pergaulan internasional, wajib hukumnya bagi petugas front office,” terangnya.

FO Section di Grand Darmo Suite Surabaya dibagi beberapa seksi, seperti
Reservation Section, Reception Section, Cashier Section, Telephone
Operator Section dan Concierge Section.
FO Section menjadi ujung tombak hotel
untuk melayani tamu yang datang mulai Private,
Gouverment, Corporate, Travel Agents
(Offline Travel Agent) dan Online Travel Agent seperti Traveloka).

Dalam kesempatan itu,
mahasiswa juga diajarkan bagaimana mengisi aplikasi room reservation yang benar sesuai dengan standar industri di Front Desk oleh FODM. Sistem aplikasi di Grand Darmo Suite Surabaya
mengadopsi Visual Hotel Program (VHP),
yang terhubung secara online dengan Finance (Accounting) Department dan General Manager. ”Jadi aplikasi FO
yang tersaji di dalam sistem itu juga menggunakan bahasa Inggris. Ini semua
demi membiasakan mahasiswa saat mereka terjun di dunia kerja,” katanya.

Masih menurut Ardi, dalam kesempatan
presentasi FO di hadapan mahasiswa, dirinya juga menekankan pada bagaimana
kerja seorang staff FO menangani
reservasi dan registrasi calon tamu hotel. Untuk memudahkan pekerjaan di depan
komputer, staff FO juga sudah
diajarkan cara aplikasi operasional hotel bertajuk Visual Hotel Program (VHP). Pengetahuan seputar teknologi informasi
(TI) harus dipahami juga oleh staff
FO.

Dalam kesempatan itu,
mahasiswa pun diajarkan bagaimana meng-handle
tamu hotel saat mereka check in maupun
check out hotel dengan baik, benar
dan penuh keramahtamahan, sesuai Standard
Operational Procedure (SOP) di industri perhotelan pada umumnya.

Anda tertarik dengan aneka kegiatan
mahasiswa di kampus dan ingin menjadi bagian dari civitas akademika Akpar
Majapahit, silakan menghubungi Tim Marketing Akpar Majapahit di Gedung Graha Tristar Jl Raya Jemursari No. 244
Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, 081 330 350 822, 0812 3375 2227 (WA) atau 0813 5786 6283
(WA), sekarang
juga. (ahn)