Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan Fax? Fax, singkatan dari Facsimile, adalah sebuah perangkat atau mesin yang digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen ke mesin fax lainnya, terutama jika jaraknya jauh.
Meskipun dahulu perangkat ini sangat populer dan sering digunakan di berbagai perkantoran, namun seiring dengan perkembangan zaman, kepopulerannya mulai meredup. Penggunaan fax kini semakin jarang dan terbatas pada keperluan tertentu saja.
Mengetahui tentang fax tetaplah penting, meskipun kepopulerannya telah berkurang seiring dengan kemajuan teknologi. Meskipun generasi sekarang lebih cenderung menggunakan email, pesan instan, dan berbagai platform digital untuk berkomunikasi dan berbagi dokumen.
Yuk, simak artikel ringkas dari mulkiaja ini untuk memahami apa itu fax, pengertian fax, nomor fax, dan bagaimana penggunaannya saat ini.
Baca juga: Pengertian Chatting
Pengertian Fax Adalah
Secara etimologis, istilah “Facsimile” berasal dari bahasa Latin “Fac simile,” yang dalam bahasa Inggris diterjemahkan sebagai “Make Similar.” Arti dari kata ini adalah membuat salinan yang serupa dengan aslinya.
Dengan kata lain, pengertian Fax adalah alat komunikasi berupa perangkat mesin yang dapat menerima dan mengirim pesan dalam bentuk dokumen menggunakan jaringan telepon, dan hasilnya sama dengan aslinya.
Proses kerja mesin Fax melibatkan pemindaian (scan) dokumen cetak, yang kemudian diubah menjadi sinyal. Sinyal ini ditransmisikan melalui saluran telepon menuju mesin Fax di lokasi tujuan yang mungkin berjarak jauh.
Pada perangkat Fax penerima, sinyal tersebut diterjemahkan menjadi bahasa mesin, menciptakan salinan file yang serupa dengan dokumen yang dikirim. Setelahnya, perangkat facsimile penerima akan mencetak salinan dokumen tersebut dalam bentuk kertas atau hardcopy.
Dengan demikian, perangkat faksimil adalah mesin yang mampu “mementeleportasikan” dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain. Oleh karena itu, mesin Fax juga dikenal sebagai mesin telecopier.
Pengertian Fax Menurut Para Ahli
Mari kita simak pandangan beberapa ahli untuk lebih memahami Pengertian Fax (Facsimile):
1. Sri Wahyuni
Menurut Sri Wahyuni, yang dikutip dari artikel di situs eprints.utdi.ac.id, Fax atau Facsimile adalah sebuah mesin yang melakukan proses pemindaian terhadap halaman hasil cetakan. Mesin ini mengubahnya menjadi sinyal yang dikirimkan melalui saluran telepon menuju mesin Fax penerima. Menariknya, di era internet, terdapat Fax over IP yang disingkat FoIP. FoIP merupakan mekanisme untuk mengirimkan fax melalui Internet yang berbasis IP, serupa dengan konsep VoIP.
Dengan perkembangan teknologi ini, Fax menjadi lebih fleksibel dan terintegrasi dengan dunia digital. Simak bagaimana FoIP membawa Fax ke tingkat berikutnya, seiring dengan transformasi dunia internet.
2. A.G. Pringgodigdo:
Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks bukan sekadar perangkat transmisi biasa. Ini adalah sistem revolusioner tanpa kawat yang tidak hanya mengirimkan gambar dan grafik, namun melakukan itu dengan cara yang begitu cerdas. Bagaimana caranya? Mesin faks mengendalikan sinar cahaya dan sel foto elektrik untuk mengubah perbedaan antara kegelapan dan kecerahan dalam suatu materi. Hasilnya? Suara yang bisa dipancarkan dan kemudian diubah kembali menjadi dokumen aslinya oleh pesawat telepon penerima.
Baca juga; Pengertian Internet
Pengertian Nomor Fax Adalah
Setiap pengiriman dokumen melalui mesin Fax mengharuskan pengguna memasukkan nomor Fax tujuan. Namun, apa sebenarnya pengertian dari nomor Fax ini? Secara sederhana, nomor Fax adalah urutan angka yang berfungsi sebagai penanda antara mesin Fax A dan mesin Fax B.
Nomor Fax memiliki peran penting sebagai identitas perangkat pengirim dan penerima dokumen. Analoginya, nomor Facsimile mirip dengan nomor telepon rumah yang umumnya kita kenal. Dimulai dengan kode wilayah, diikuti oleh beberapa digit nomor di belakangnya.
Contoh nomor fax, seperti (021)8883642 dan (0542)3757980, menampilkan struktur ini. Dalam contoh tersebut, digit nomor di dalam kurung adalah kode wilayah, misalnya, 021 merujuk pada Jakarta, dan 0542 ke Balikpapan. Sementara digit nomor setelah kode wilayah adalah nomor Fax sebenarnya.
Nomor Faksimil seringkali diminta saat mendaftar pada layanan tertentu, seperti membuat NPWP atau membuka toko di Marketplace. Saat menemui kolom isian yang membutuhkan nomor Fax, pertanyaan muncul: Apa peran Fax dalam formulir? Bagaimana cara mengetahui nomor Fax? Apakah wajib diisi?
Penting untuk diketahui, sebenarnya kita diperbolehkan mengosongkan kolom nomor Fax. Mengapa demikian? Karena nomor Faksimil biasanya bersifat opsional, menjadi pilihan bagi pengguna apakah ingin mengisi atau tidak.
Baca juga; Pengertian Data
Fungsi Sebuah Mesin Fax
Merujuk pada penjelasan sebelumnya mengenai pengertian Fax, kita dapat menyimpulkan bahwa perangkat Fax memiliki fungsi utama untuk mengirim dan menerima salinan dokumen ke mesin Fax lain yang berjarak jauh. Meskipun demikian, tidak semua jenis Fax dilengkapi dengan fitur salinan.
Selain sebagai alat komunikasi dokumen, Fax juga seringkali dimanfaatkan untuk membuat salinan dari dokumen tertentu. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua model Fax dilengkapi dengan kemampuan salinan dokumen.
Menariknya, mesin Fax juga dapat berperan sebagai telepon rumah karena dilengkapi dengan nomor khusus, mirip dengan nomor telepon rumah pada umumnya. Fungsinya sebagai telepon pun sama seperti telepon konvensional pada umumnya.
Terdapat beberapa kelebihan dalam menggunakan Fax, seperti kemampuannya untuk mengirimkan dokumen dengan cepat dibandingkan dengan metode pengiriman manual. Selain itu, kemampuan mengirim dan menerima Fax dapat dilakukan dari dan ke seluruh dunia, menjadikannya alat komunikasi global.
Namun, perlu diperhatikan bahwa menggunakan Fax juga memiliki beberapa kekurangan. Biaya operasionalnya cenderung tinggi karena melibatkan biaya jaringan telepon, konsumsi listrik, dan penggunaan kertas dalam prosesnya.
Cara Mengirim Dokumen Menggunakan Fax
Berikut adalah panduan mengenai cara mengirim surat atau dokumen menggunakan mesin Fax. Ikuti langkah-langkah berikut untuk proses pengiriman yang efektif:
- Persiapkan Dokumen atau Surat:
- Pastikan dokumen atau surat yang akan dikirim sudah siap dan ditempatkan dengan posisi tulisan menghadap ke belakang, menghadap pengirim.
- Masukkan Dokumen ke Mesin:
- Letakkan dokumen di tempat yang sesuai pada mesin Fax.
- Angkat Handset dan Aktifkan Mesin:
- Angkat handset dan tekan tombol speakerphone untuk memastikan terdengarnya nada. Ini akan memonitor kualitas suara.
- Masukkan Nomor Fax Tujuan:
- Ketik nomor fax tujuan dengan hati-hati. Pastikan nomor yang dimasukkan benar, karena kesalahan dalam pengetikan sangat sulit dideteksi. Lakukan langkah ini dengan hati-hati dan teliti.
- Tekan Tombol Start Setelah Mendengar Nada Fax:
- Setelah mendengar nada fax (beep) yang panjang, tekan tombol start untuk memulai proses pengiriman.
- Tunggu Hingga Dokumen Terkirim:
- Mesin fax akan mulai bekerja, dan tunggu hingga proses pengiriman selesai. Pastikan untuk menunggu sampai proses selesai sebelum melakukan tindakan selanjutnya.
- Konfirmasi Penerimaan:
- Setelah proses selesai, pastikan untuk mengkonfirmasi penerimaan dokumen dengan menelepon penerima. Ini penting untuk memastikan bahwa dokumen telah diterima dengan baik.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengirimkan dokumen dengan efektif menggunakan mesin Fax dan memastikan keberhasilan pengiriman.
Baca juga : Pengertian Kompetensi
Apakah Mesin Fax Masih Relevan? Melihat Penggunaannya di Era Digital
Meskipun era internet telah mengubah dinamika komunikasi, mesin fax masih mempertahankan eksistensinya, terutama di lingkungan perkantoran. Meski tidak sepopuler seperti dahulu, beberapa kantor masih menggunakan mesin fax untuk keperluan tertentu.
Mesin fax tetap ditemukan di kantor-kantor tertentu dan masih diandalkan untuk pengiriman dokumen khusus. Terlepas dari adanya opsi pengiriman dokumen melalui email, sejumlah orang masih memilih mesin fax dengan alasan keamanan dan kecepatan.
Penggunaan mesin fax dijaga karena dianggap lebih aman dari risiko peretasan, terutama ketika mengirimkan dokumen yang bersifat rahasia, seperti nota kesepahaman (MoU), perjanjian bisnis, atau dokumen keuangan yang memerlukan tingkat keamanan ekstra.
Meskipun teknologi terus berkembang, mesin fax masih memiliki tempatnya sendiri di dunia bisnis, membuktikan bahwa terkadang keamanan dan kecepatan tetap menjadi pertimbangan utama dalam pengiriman dokumen. Dengan demikian, mesin fax tetap relevan di era digital ini, memenuhi kebutuhan khusus dan memberikan opsi yang dianggap lebih aman oleh sebagian pengguna.
Baca juga; Pengertian Efisiensi
Demikianlah rangkuman informasi tentang Fax, mencakup definisi, fungsi, kelebihan dan kekurangannya, serta panduan mengenai cara mengirim Fax. Semoga tulisan ini memberikan manfaat dan pengetahuan yang lebih luas bagi kita semua.
