A. Pengertian Account Assistant
Di dalam perusahaan apapun, divisi akunting memiliki peranan yang begitu penting karena menghandle segala kepentingan perusahaan yang berkaitan dengan penghitungan yang masiv dan mendetail. Karenanya jangan heran jika kemudian membutuhkan seorang Account Assistant agar pekerjaan divisi accounting ini menjadi lebih efektif dan efisien serta tidak terjadi kesalahan dalam pengitungannya. Sebelum kita membahas langsung mengenai Jobdeks Account Assistant ini sendiri dan tugas tugasnya, apakah anda sudah tahu apa itu Account Assistant?ย
Account assistant ini sendiri berasal dari bahasa Inggris dimana Account mewakili bagian akunting sedangkan Assistant ini sendiri berarti pembantu atau membantu. Secara harfiah, Account Assistant bisa diartikan Seorang atau bagian yang memiliki tugas untuk membantu segala pekerjaan divisi akunting supaya lebih cepat dan tepat. Karena itu tugas dari seorang accounting assistant ini sama persis dengan seorang akunting.ย
B. Tugas Account Assistant
Dalam proses pekerjaannya, seorang account assistant memiliki tugas tugas sebagai berikut
1. Membantu departemen akunting dalam menangani pembayaran dan penagihan
Dalam hal ini, seorang account assistant akan bekerjasama dengan bagian Account payable (divisi pembayaran) dan account receivable (divisi penagihan) untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan utang utang perusahaan yang harus dibayarkan dan piutang perusahaan yang harus segera ditagih.ย
2. Melakukan update terhadap data data akunting di sistem
Tugas kedua dari seorang account assistant adalah memastikan kalau data data yang ada di sistem akuntansi terupdate dengan baik sesuai kinerja yang sudah dilakukan. Mengenai update data ini sendiri berbeda beda di tiap tiap perusahaan. Biasanya setiap perusahaan memiliki aplikasi khusus tersendiri disamping menggunakan aplikasi yang umum digunakan seperti misalnya Ms. Excel. Ada perusahaan yang menggunakan ERP, Accelera, dan banyak aplikasi lain. Anda mungkin akan diajari cara menggunakan aplikasi seperti ini terlebih dahulu.
3. Membantu melakukan pembukuan dan pengerjaan administrasi akunting lainnya
Kalau sudah memahami dengan baik bagaimana cara menggunakan sebuah software yang digunakan oleh perusahaan tempat dia bekerja, bukan hal yang tidak mungkin jika kemudian seorang account assistant akan ditugaskan dan dilibatkan dalam proses penanganan buku besar dan pembukuan lain terkait dengan pengerjaan administrasi akunting lainnya.
4. Mempersiapkan laporan pajak bulanan
Selanjutnya seorang account assistant juga akan dibebani tugas untuk mempersiapkan laporan pajak bulanan yang biasanya dilakukan oleh tax officer di bagian akuntansi. Akan tetapi hal ini sangat jarang terjadi, biasanya kondisi seperti ini dilakukan apabila divisi terkait sedang benar benar sibuk dan tidak bisa menghandle seluruh pekerjaannya seperti misalnya jika sedang terjadi audit atau opname.
.ย
5. Menangani PO, DO, Invoice, Tax Invoice, Dll
Kalau anda bekerja di perusahaan yang melakukan pembelian dan pengiriman produk, sudah bisa dipastikan kalau anda sebagai seorang account assistant juga akan dilibatkan dalam proses penanganan PO (Purchase Order), DO ( Delivery Order), Invoice, Tax Invoice dan berbagai dokumen lain yang berkaitan dengan bagian akunting.
6. Membantu dalam menghandle laporan kehadiran, perjalanan dinas, booking hotel dan lain lain
Jangan kaget juga jika anda diminta untuk melakukan reservasi hotel dan kendaraan serta hal hal lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas yang dijadwalkan oleh perusahaan tempat anda bekerja. Anda harus memperhatikan dengan detail mengenai efisiensi pengeluaran dan aspek lainnya saat anda dihadapkan pada tugas seperti ini.
7. Administrasi BPJS TK, BPJS Kesehatan dan Asuransi lainnya
Tidak jarang juga kalau seorang account assistant juga diberikan tugas untuk menangani administrasi yang berkaitan dengan pengurusan BPJS Tenaga Kerja danย asuransi lainnya.ย
8. Tugas tugas lain yang mungkin dibebankan oleh manajemen kepada anda
Karena anda berposisi sebagai assistant di dalam divisi accounting, jangan heran jika kemudian anda akan menerima job yang berbeda beda setiap harinya. Biasanya job job yang anda tangani ini akan disesuaikan dengan kepentingan dan kebutuhan dari manajemen perusahaan.ย
C. Tanggung Jawab Account Assistant
Berdasarkan eksplanasi tugas yang kami paparkan di atas, bisa disimpulkan bahwa seorang account assistant memiliki tanggung jawab sebagai berikut ;
1. Memastikan proses penagihan dan pembayaran perusahaan terlaksana sebagaimana mestinya
2. Memastikan kalau data data yang ada di sistem akuntansi sudah diupdate dengan baik.
3. Memastikan kalau proses pembukuan dan administrasi akunting lainnya terlaksana dengan baik.
4. Memastikan laporan pajak bulanan dari perusahaan tersedia dan ditandatangani oleh manajer dengan tepat waktu agar tidak menimbulkan denda.
5. Memastikan segala hal yang berkaitan dengan DO, PO, Invoice dan Tax bisa dialokasikan dengan baik.
6. Memastikan segala kepentingan internal perusahaan yang berkaitan dengan divisi akuntansi terlaksana dengan baik
7. Memastikan kalau segala hal yang berkaitan dengan administrasi BPJS TK, BPJS Kesehatan dan Asuransi lainnya terlaksana dengan baik.
8. Memastikan kalau tugas tugas lain yang mungkin dibebankan oleh manajemen kepada anda terlaksana dengan baik.
D. Kualifikasi Account Assistant
Jika anda berencana untuk melamar atau mengisi posisi sebagai seorang account assistant di dala sebuah perusahaan, ada beberapa kriteria yang mungkin harus anda ketahui.
1. SMA (pengalaman)/Diploma Akuntansi/S1 Akuntansi
2. Berpengalaman lebih diutamakan
3. Kemampuan personal dan interpersonal yang baik
4. Kemampuan bahasa inggris
5. Familiar dengan Ms. Office dan Aplikasi Akunting lainnya
6. Kemampuan menangani pajak, akunting dan pembukuan
7. Memiliki loyalitas yang tinggi dan bersedia lembur jika diperlukan
Itulah sedikit penjelasan yang bisa kam sampaikan terkait Jobdesk, tugas dan tanggung jawab seorang Account Assistant. Pastikan anda bekerja sesuai dengan passion anda supaya anda bisa memaksimalkan kinerja dan kontribusi anda terhadap perusahaan.
