Pengertian, Tujuan hingga Bentuk Komunikasi dalam Bisnis yang Wajib untuk Diketahui
Komunikasi adalah proses mengalihkan ide dari sumber ke penerima dengan tujuan mengubah tingkah laku penerima, menurut Everett M. Rogers. Komunikasi bisnis adalah elemen penting dalam mencapai kesuksesan dalam bisnis yang melibatkan proses transfer informasi antara individu dalam dan diluar bisnis.
Istilah “komunikasi bisnis” merujuk pada komunikasi yang terkait dengan kegiatan bisnis, antara pihak bisnis atau individu yang terlibat dalam tugas-tugas bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif melibatkan cara karyawan dan manajemen berkomunikasi untuk mencapai tujuan bisnis atau perusahaan.
Komponen mengenai bentuk komunikasi dalam bisnis terdiri dari komunikator (orang mengirim pesan) dan komunikan (orang menerima pesan). Kemudian pesan yang disampaikan, media yang digunakan, efek yang diharapkan, dan feedback yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator.
Dengan memperhatikan komponen-komponen ini, komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan.
Tujuan Bisnis Komunikasi
Tujuan dari komunikasi bisnis adalah untuk meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengurangi kesalahan. Komunikasi bisnis ini bisa masuk di berbagai aspek seperti hubungan masyarakat, pemasaran, hubungan pelanggan, dan lain-lain.
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi dalam suatu perusahaan atau organisasi:
1. Memberikan Informasi (informing)
Tujuan bentuk komunikasi dalam bisnis adalah memberikan informasi tentang dunia bisnis kepada pihak lain. Misalnya, seorang pimpinan perusahaan membutuhkan staff administrasi baru di kantor cabang.
Untuk mendapatkan pegawai yang diinginkan, perusahaan dapat membuat iklan lowongan kerja melalui berbagai media seperti internet, surat kabar, atau radio. Setiap media informasi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga manajer perlu memilih media yang sesuai dengan kapabilitas internal perusahaan.
2. Melakukan Persuasi (persuading)
Melakukan persuasi atau membujuk pihak lain agar mereka memahami dan menerima maksud serta tujuan yang disampaikan. Hal ini sering digunakan dalam negosiasi, musyawarah, dan sejenisnya dalam menjalankan bisnis komunikasi. Untuk mencapai hasil perundingan yang optimal, setiap pihak harus memahami prinsip solusi “menang-menang” (win-win solution).
3. Melakukan Kolaborasi (collaborating)
Komunikasi bisnis ini membuat seseorang bisa dengan mudah melakukan kerjasama, baik pihak domestik maupun pihak perusahaan asing. Dengan memahami dan mencapai tujuan-tujuan ini, komunikasi bisnis dapat membantu meningkatkan efektivitas dan kesuksesan bisnis.
Unsur-unsur komunikasi bisnis
Dalam kegiatan bisnis, komunikasi harus melibatkan beberapa unsur penting. Berikut adalah unsur-unsur komunikasi bisnis yang perlu diperhatikan:
- Tujuan: Setiap komunikasi harus memiliki tujuan dan maksud yang jelas. Misalnya memberikan informasi, meminta aksi, atau menjalin hubungan bisnis.
- Pertukaran: Komunikasi bisnis melibatkan setidaknya dua pihak, yaitu komunikator (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan).
- Isi pesan: Komunikasi bisnis mengandung informasi, gagasan, opini, atau instruksi yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
- Personal atau impersonal: Komunikasi bisnis dapat dilakukan secara tatap muka (personal), melalui perangkat khusus seperti telepon atau video konferensi.
- Atau menggunakan media massa seperti surat, email, atau publikasi. Pilihan cara komunikasi tergantung pada tujuan dan kebutuhan komunikasi tersebut.
- Simbol atau sinyal: Dalam komunikasi bisnis, simbol atau sinyal digunakan untuk menyampaikan pesan dengan lebih efektif.
- Hal ini dapat berupa kata-kata, grafik, diagram, presentasi visual, atau bahkan gestur tubuh.
- Penggunaan simbol atau sinyal membantu memudahkan pemahaman dan interpretasi pesan.
- Pencapaian target atau tujuan organisasi: Komunikasi bisnis harus selaras dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Pesan yang disampaikan harus mendukung misi perusahaan dan membantu mencapai target bisnis yang diinginkan.
Manfaat Komunikasi Bisnis
- Meningkatkan keterlibatan pegawai
- Mengurangi komunikasi yang tidak dibutuhkan
- Mengatasi miskomunikasi
- Mendorong produktivitas pegawai
- Meningkatkan komunikasi antar departemen
- Meningkatkan komunikasi dengan pegawai yang bekerja dari rumah
- Mengurangi turnover pegawai
- Mendukung upaya berbagi pengetahuan
- Meningkatkan kepuasan dan retensi konsumen
- Membangun budaya bisnis yang lebih baik
Bentuk Komunikasi dalam Bisnis
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal menggunakan kata-kata untuk menyampaikan pesan secara lisan atau tertulis.
Bentuk komunikasi dalam bisnis verbal ini digunakan dalam rapat, seminar, presentasi, atau komunikasi sehari-hari dalam operasional perusahaan.
Penting memiliki struktur dan organisasi yang baik untuk bentuk komunikasi dalam bisnis verbal, memastikan pesan atau informasi disampaikan dengan jelas. Namun, ada beberapa kekurangan bentuk komunikasi dalam bisnis verbal, seperti keterbatasan kata, keambiguan kata, atau ketidakkonsistenan penggunaan kata.
2. Komunikasi Non-Verbal
Bentuk Komunikasi dalam bisnis non-verbal melibatkan penggunaan bahasa tubuh, tanda, simbol, atau ekspresi wajah. Bentuk komunikasi dalam bisnis non-verbal untuk menyampaikan pesan tanpa menggunakan kata-kata.
Bentuk komunikasi dalam bisnis non-verbal seperti gerakan tubuh, kontak mata, senyuman, isyarat tangan, atau penggunaan simbol dan tanda-tanda dalam desain grafis. Bentuk komunikasi dalam bisnis non-verbal dapat memberikan nuansa, emosi, atau gambaran tentang apa yang sedang disampaikan.
Namun, penting untuk diingat bahwa bentuk komunikasi dalam bisnis non-verbal biasanya efektif dalam komunikasi lisan.Kedua bentuk komunikasi dalam bisnis ini memiliki peran penting yang bisa digunakan bersama-sama untuk menyampaikan pesan lebih efektif.
Memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing bentuk komunikasi dalam bisnis dapat membantu memilih metode sesuai konteks dan tujuan.
Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal terjadi di dalam perusahaan atau organisasi antara anggota internal, seperti pegawai atau atasan. Bentuk komunikasi dalam bisnis ini meliputi pertukaran gagasan, percakapan langsung, telepon, atau email.
Contoh komunikasi internal adalah komunikasi antara rekan kerja di dalam perusahaan tanpa memperhatikan tingkatan jabatan.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal terjadi antara perusahaan dan pihak luar, seperti mitra, pelanggan, atau vendor.
Komunikasi eksternal cenderung lebih kompleks dan tidak teratur dibandingkan dengan komunikasi internal.
3. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terjadi secara timbal balik antara tingkatan dalam perusahaan. Contohnya komunikasi antara direksi perusahaan tanpa melibatkan bawahan.
4. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terjadi di antara anggota dengan tingkatan atau jabatan yang sama.
Bentuk komunikasi ini bersifat non-formal dan lebih santai daripada komunikasi vertikal. Contohnya komunikasi antara karyawan yang bersifat santai dan tidak terlalu serius, seringkali disertai dengan guyonan.
5. Komunikasi dari Atasan ke Bawahan
Komunikasi ini juga dikenal sebagai komunikasi ke bawah. Dalam konteks ini, atasan berkomunikasi dengan bawahannya. Komunikasi ke bawah memperhatikan tingkatan atau jabatan dalam perusahaan. Contohnya saat seorang pimpinan memberikan arahan kepada pegawainya.
6. Komunikasi dari Bawahan ke Atasan
Komunikasi ini dikenal sebagai komunikasi ke atas. Bawahan berkomunikasi dengan atasan sesuai tingkatan dalam perusahaan. Komunikasi ke atas biasanya terjadi ketika seorang pegawai memberikan laporan rutin atau mengajukan pertanyaan kepada pimpinan.
Simak informasi lainnya berikut ini.
Baca juga:
1. Contoh Bisnis Berkonsep Syariah
2. Komunikasi dalam Ilmu Pemasaran
3. Cara Meningkatkan Komunikasi Kepada Pelanggan
4. Persuasi dalam Komunikasi Pemasaran
Demikian pembahasan lengkap dimulai dari pengertian , tujuan , hingga bentuk komunikasi dalam bisnis. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisa dijadikan sebagai referensi untuk kamu yang terjun ke dunia bisnis.
