Ditulis Oleh : Ernawati Widaningsih
A. Pengertian Petty Cash
Jika mendengar posisi petty cash tentunya anda akan sedikit merasa aneh karena saya pikir nama posisi ini juga agak lucu. Petty ini sendiri berasal dari kata Pet yang berasal dari Bahasa Inggris yang artinya Peliharaan. Sedangkan Cash bisa diartikan Uang atau pembayaran secara langsung. Dalam hal ini secara harfiah, Petty Cash bisa diartikan pengelolaan dan atau penggunaan dana untuk kantor yang dipergunakan untuk operasional kecil kantor. Dalam Bahasa Indonesia posisi ini biasanya disebut kas kecil. Posisi ini biasanya berada dibawah divisi Accounting dan berada langsung di bawah supervisor accouting. Lantas apa saja tugas dan tanggung jawab seorang staff yang menangani petty cash di perusahaan pembiayaan? Silakan baca artikel di bawah ini ;
B. Tugas Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan
1. Melakukan Verifikasi
Verifikasi yang dimaksud bisa diartikan sebagai pengecekan keaslian dari segala dokumen pendukung biaya operasional yang diajukan oleh karyawan. Biaya operasional ini bisa berupa biaya transportasi, makan, tol, atau biaya administrasi lainnya dalam konteks pekerjaan. Jadi misalkan seorang karyawan ditugaskan melakukan demo produk atau canvass, biaya operasional yang dikeluarkan oleh karyawan diganti dengan petty cash ini. Jika dokumen pendukung seperti Bon Bensin, bon sewa tempat dan lain-lain dirasa palsu atau dibuat-buat, maka pencairan tidak akan dilakukan.
2. Melakukan Pencairan
Jika dokumen pendukung dirasa cukup memadai dan keasliannya terjamin, maka petty cash akan mencairkan dana tersebut dan memberi penggantian yang sesuai, maksud sesuai disini adalah, misalkan jika seorang pegawai melakukan perjalanan dinas dari Tempat A ke Tempat B yang diketahui biaya ongkosnya biasanya Rp. 50.000,- tapi kemudian karyawan melakukan klaim dengan nominal Rp. 300.000, tentunya hal ini perlu di cek ulang meskipun dokumen pendukungnya asli karena bisa saja karyawan menambahkan biaya pribadinya ke dalam pengajuan.
3. Melakukan Klaim
Setelah melakukan pencairan dan memberikan uang kepada karyawan atau bagian yang melakukan pencairan di Petty Cash, Admin Petty Cas lantas mengumpulkan semua informasi terkait pencairan tersebut dari mulai tanggal, yang mengajukan, jumlah yang diajukan dan jumlah yang di setujui, laporan tersebut kemudian dilampiri dokumen-dokumen pendukung seperti bukti pembayaran, bon, faktur atau nota terkait pencairan tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul, kemudian data-data tersebut dikirimkan ke kantor pusat untuk dilakukan reimburstment (klaim/pencairan). Kantor pusat akan mengganti biaya yang telah petty cash keluarkan untuk biaya produksi dan akomodasi perusahaan. Proses klaim ini bisa anda atur sendiri, bisa seminggu sekali, dua minggu sekali, tiga minggu sekali ataupun sebulan sekali.
4. Mengisi Buku Induk
Segala Pengeluaran dan pemasukan petty cash harus diinput ke buku induk baik secara komputerisasi maupun secara manual. Buku induk ini akan dijadikan acuan bilamana terjadi selisih atau terjadi kesalahan dalam proses pencairan. Baiknya buku induk ini dibuat dua versi yaitu versi komputerisasi dan versi manual. Karena jika salah satu data hilang, masih ada backup nya. Pun adanya buku induk ini memudahkan petty cash saat menghadapi audit.
C. Tanggung Jawab Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan
1. Memastikan operasional berjalan lancar sesuai dengan agenda.
2. Memastikan pengaturan keuangan terorganisir dengan baik agar bisa mencakup semua operasi perusahaan.
3. Memastikan dokumen-dokumen pendukung pencairan tersimpan rapi dan tidak hilang.
4. Memastikan laporan yang diinput ke buku induk sama persis dengan keadaan sebenarnya.
5. Memastikan uang tidak berkurang dengan alasan pribadi atau alasan yang tidak bisa dipertanggung jawabkan.
D. Kualifikasi Petty Cash
Untuk menjadi seorang Petty Cash dibutuhkan seseorang yang memiliki ketelitian yang luar biasa dan ketegasan dalam mengambil keputusan. Dalam hal ini strata pendidikan minimal yang biasanya dibutuhkan untuk menjadi seorang petti cash di perusahaan pembiayaan adalah minimal Diploma 3 Akuntansi, atau Diploma 3 segala jurusan dengan pengalaman minimal 2 tahun. Seorang petty cash juga dituntut memiliki kemampuan lebih dalam mengoperasikan Software Ms. Excel atau Accurate. Jika anda memiliki jiwa yang tegas dan mahir berhitung serta negosiasi, akan sangat menguntungkan jika anda berencana mengisi posisi ini. Dalam hal ini contoh perusahaan pembiayaan yang biasa mempekerjakan Petty Cash adalah PT. Columbindo Perdana (Columbia), FIF, Manda Finance, Bess Finance, dan perusahaan pembiayaan lainnya, tak jarang juga ada BANK yang menggunakan skema posisi petty cash di kantor rantingnya.
Berikut itulah Jobdesk, Tugas dan Tanggung Jawab seorang Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan, Jika dirasa artikel ini bermanfaat silakan di share, Jika terdapat kekurangan atau kesalahan dan anda ingin menambahkan, silakan tulis di kolom komentar.
Salam
