manajemen perubahan model lewin schein

Oleh:AtikaNurjanah
Sistem Teknologi Informasi
Lewin Schein Model tentang Change Management

Terdiri dari 3 tahap yaitu unfreezing, change dan refreshing.

Tahap unfreezing merupakan tahap dimana adanya unsur – unsur berupa motivasi untuk berubah dengan mengetahui kendala yang dihadapi dalam mengelola perusahaan, adanya pemimpin yang kharismatik, dan peningkatan yang nyata serta mengidentifikasi kesukaran yang akan dihadapi perusahaan dengan interaksi yang komplek antara IT dan kebudayaan dan reaksi terhadap perubahan.

Pada tahap unfreezing perencanaan terhadap perubahan ditujukan pada isu.

Kendala yang ada sebagai motivator yaitu menjadi organisasi sungguh-sungguh sedang mengalami kegagalan dan melewatkan kesempatan meraih keuntungan yang sangat potensial. Keuntungan nyata suatu pekerjaan sebagai motivator (Real Job Benefits as Motivator) menambah jalan karier individu dalam pekerjannya.

Pemimipin karismatik sebagia motivator jika keberhasilan perubahan mendapat tanggapan maka yang lainnya akan mengikuti. IT dapat berperan sebagai pengubah dan sesuatu yang diubah.

Tahap change (perubahan) yaitu mendefinisikan objek dengan baik, komunikasi, perencanaan yang meliputi kepemimpinan, orang yang tepat, membangun tim dan sumber daya, kemudian memanaj stake holder, serta rencana untuk menghadapi resistance for change. Pengimlementasian perubahan (change) dilakukan dengan kepemimipinan dan faslitasnya, mendapatkan orang yang sesuai, membangun tim, serta sumber daya yang terjamin.

Tahap refreezing yaitu

• Menginstitusikan perubahan dan penanganan lingering resistance atau mengatasi hal-hal yang menentang perubahan.
• Mengatasi penentangan terhadap perubahan
• Mempertahankan perubahan itu

Refreezing merupakan proses institusionalisasi system untuk menjadi norma organisasi. Kebutuhan akan sistem informasi harus dipenuhi. Manager mungkin membutuhkan perubahan terhadap kebiasaan lama. Mungkin juga dipengaruhi oleh pendapatan (income), status, serta kekuasaan individu yang sifatnya menghambat.

Conner’s Stages of Posistive and Negative Changes

Siklus Positif terdiri dari lima tahap yaitu

· Uninformed optimism

Merupakan tahap awal dari usaha untk beribah dan mempercayai segala sesuatunyakan sesuai engan perencanaan.

· Informed pessimism

Mulai memahami adanya kesulitan, keraguan, dan pemusatan perhatian.

· Hopefull realism

Dukungan dan kenaikan yang nyata telah diterima.

· Informed optimism

Kepercayaan dibangun sebagai penyelesaian.

· Completion

Kepuasaan ari keberhasilan dan pencpaian objektivitas.

Siklus negative terdiri dari tujuh tahap yaitu

· Immobilization ( kelumpuhan / tidak bergerak)

Informasi mengguncang system yang ada.

· Denial

Mengasumsikan posisi akan menjadi kabur

· Anger

Merasa tidak membutuhkan bantuan. Helplessness : keadaaan ketidakberdayaan

· Bargaining (perundingan)

Orang menyuarakan aspirasi dan terlibat dalam perubahan.

· Depression

Merasa tidak berdaya untuk mengubah nasib.

· Testing

Kepercayaan dibangun dan dapat menyesuaikan.

· Acceptance : Bekerjasama untuk mendukung perubahan.

80/ 20 Rule terkait dengan Change Management

Peraturan 80 / 20 diaplikasikan dalam usaha untu,k menyiapkan perubahan.

Ketentuan yang terdapat dalam 80 / 20 Rule yaitu

· Menetukan orang dalam populasi yamg ditargetkan dimana mereka berada pada 20 persen teratas dari prosedur bisnis.

· Menghabiskan 80 persen waktu untuk orang yang terkategorikan dalam 20 persen tertinggi.

· Menghabiskan 80 persen dari anggaran pengembangan personal pada 20 persen tertinggi.

· Belajar untuk bekerja dan menetukanapakah 20 persen dari pekerjaan menghasilakn 80 persen dari pengembalian.

· Mengarahkan untuk mengerjakan 80 persen sisanya/hal- hal yang sudah ditentukan di atas.

· Mendata 20 persen yang tertinggi pada pelatihan kerja untuk 20 persen yang selanjutrnya.

factor-factor yang memunculkan change resistance (menentang perubahan) terkait dengan penyerapan system informasi berbasis teknologi informasi yaitu:

1. perasaan malu ( loss of face)
2. kehilangan kendali (Loss of Control)
3. efek yang berbeda (“difference” effect)
4. bisakah saya melakukannya?( “ can I do it?’)
5. more work ( lebih banyak bekerja)
6. tantangan yang nyata (Real Threats)
7. komitmen untuk berkompetisi (Competing Commitments)
8. kerugian yang dihadapi
9. menghadapi ketidakpastian yang berlebih
10. segala sesuatu yang diluar dugaan (surprise)
11. efek yang saling berkaitan
12. kegagalan masa lalu (past resentment)

Langkah – langkah yang dapat dilakukan untuk meminimalkan change resistance di change management

· Mendengarkan apa yang orang katakan dan orang yang tidak katakan .

· Mengkomunikasikan sehingga orang merasa mengetahui dan terlibat.

· Menuju pada pemusatan sehuingga isu yang nyata dari resistance dimunculkan dan dikeloala.

· Mengaplikasikan ketentuan 80/20 dalam usaha untuk menyiapkan perubahan.

Selanjutnya resistance to change perlu dikelola dengan cara:

· Memperkirakan resistance

· Menemukan resistance

· Memahami motivasi dari resistance.

· Menggunakan reward system atau insentif

· Membangun manfaat kepada pengguna

· Pengetahuan

· Teknik campur tangan

· Pendoktrinasian dan paksaan (coercive).