Mahasiswa Pastry Class Belajar Store & Purchasing di Kokoon Hotels

Aplikasikan Teori dengan Praktik di Industri Perhotelan

Mahasiswa Perhotelan Akpar Majapahit Pastry Class Belajar Store
& Purchasing di Kokoon Hotels Surabaya

SETELAH
memperoleh
pembelajaran di kelas, sekarang giliran 17 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar
Majapahit Pastry Class mengikuti kunjungan industri untuk belajar seputar
sisik melik tentang Store & Purchasing di Kokoon Hotels Jl.
Slompretan No. 26 Surabaya (Kawasan Kembang Jepun), Selasa (30/10/2018)
siang.

Rombongan
mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Pastry Class siang itu di
dampingi tiga dosen pembimbing, yakni Chef Otje H. Wibowo SE, M.Par., R. Paulus W. Soetrisno M.Par dan Yoseph
Agung Priyo Widodo.

Kedatangan rombongan mahasiswa itu disambut General Manager (GM) Kokoon Hotels Benny
Saputra, Senior Sales & Marketing
Manager Budi Setiono dan Chief
Accounting Sigit Dwi P., di lobi hotel bintang tiga plus tersebut.

Setelah berbincang sejenak dengan tuan rumah yang
menyambut kedatangan rombongan mahasiswa Akpar Majapahit, selanjutnya mereka
diajak ke ruang Store & Purchasing Kokoon Hotels.

Di dalam store
(gudang) sudah tertata rapi barang-barang yang tidak mudah membusuk seperti
gula pasir, sirup, minyak goreng, aneka bumbu penyedap masakan, kecap, minuman
dan makanan kalengan, kerupuk, mie dan bihun di rak besi. Di ruang itu juga
tertata rapi beras dalam karung plastik @ ukuran 50 kg dan telur di atas pallet
plastik.

Di store
juga tersedia sejumlah peralatan kantor atau biasa disebut alat tulis kantor
(ATK) seperti map, amplop, spidol, ballpoint, pensil, notes yang tertata rapi
di rak yang terpisah dengan rak bahan masakan. Di dalam store juga tersedia sejumlah air galon yang sudah tertata rapi.

Sambil melihat langsung kebersihan store Kokoon Hotels yang menempati ruangan
seluas 50-an m2, mahasiswa Akpar Majapahit Pastry Class juga diberi penjelasan
secara umum tentang Store & Purchasing oleh Chief Accounting Kokoon Hotels Sigit Dwi P.

Menurut
Sigit, purchasing adalah suatu
departemen yang bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang
dibutuhkan oleh hotel, baik secara langsung (direct purchase) atau secara tidak langsung (indirect purchase).

Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan
barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut
dengan Purchasing Department.

Dalam sistem pengadaan barang dan
bahan, jenis dari barang/bahan yang
dibutuhkan oleh hotel dapat diklasifikasikan menjadi lima macam, yakni:

1. Material supplies
2. Engineering supplies
3. Spa supplies
4. Food
5. Beverage.

”Semua
jenis pengadaan barang dan bahan-bahan di hotel, apapun jenis barang dan bahan tersebut
secara prosedural harus melewati purchasing,
Hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar-benar sesuai
dengan fungsi dan gunanya,” kata Chief
Accounting Kokoon Hotels, akhir pekan lalu.

Beberapa
prosedur yang harus dilalui oleh departemen pada saat pengadaan bahan
kebutuhannya adalah sebagai berikut:

1. Membuat/mengisi form atas
permintaan barang yang disebut dengan Purchase
Request.
2. Menyerahkan PR (Purchase Request)
tersebut kepada Purchasing Staff.
3. PR dari departemen akan dipakai sebagai supporting
dokumen oleh Purchasing dalam membuat
surat permintaan barang ke supplier/vendor (PO/Purchase Order)

Sementara itu, kegiatan purchasing di Kokoon Hotels melibatkan sedikitnya tiga supplier yang menjadi rekanan hotel. Supplier inilah yang memasok langsung
bahan-bahan masakan (sayur, buah, beras, bumbu, ikan, daging) ke pasar, setelah
menerima Banquet Event Order (BEO)
dari pihak Sales & Marketing
maksimum pada H-3 sebelum acara.

”Sedangkan kegiatan survei pasar sebulan sekali
tersebut untuk membandingkan harga barang di pasaran dengan harga di tingkat supplier dilakoni tiga orang staf dari Accounting Department, Kitchen dan staf General Manager (GM) sendiri,” kata Sigit kepada kru www.culinarynews.info, akhir pekan lalu.

Kegiatan purchasing
di hotel bintang tiga ke atas itu, lazimnya staf Purchasing Department menerima
pengiriman barang dan bahan yang dipesan oleh pihak hotel dari sejumlah pemasok
(supplier/vendor) mulai anekan buah dan sayuran, daging ayam sampai daging
sapi, telur puyuh sampai telur ayam, air minum dalam kemasan (AMDK) cup, botol maupun galon hingga minuman beralkohol,
gula pasir hingga tepung terigu.

Setelah Purchasing
Department menerima barang dan bahan dari para pemasok, maka barang dan
bahan-bahan itu disimpan di Storage Food
dan Non Food. Kepada mahasiswa D3
Prodi Perhotelan Pastry Class, Sigit mengatakan,
barang-barang non food yang dibeli oleh
pihak hotel disimpan di gudang ini, sedangkan bahan-bahan food disimpan di lemari pendingin di Main Kitchen (Dapur Utama).

”Manajemen
keluar masuk barang di Storage Food
mengacu pada FIFO (First In, First Out)
dan FEFO (First Expire, First Out),
sehingga barang-barang yang tersimpan di gudang tidak ada satu pun yang
kedaluarsa (expired),” ujar Sigit
kepada mahasiswa Akpar Majapahit.

Storage Food didesain sedemikian rupa sehingga
bisa meminimalisasi tumbuhnya jamur dan bakteri yang merugikan. Makanya, suhu
ruangan di dalam Storage Food
dikontrol antara 24-25 *C dengan kelembaban udara 50-60 persen.

”Oleh karena itu, barang-barang dan bahan yang
diterima oleh pihak hotel dari pemasok harus berkualitas sesuai standar
industri perhotelan dan semuanya mengacu pada Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP),” tandasnya.

Selain
mendapat pembekalan langsung tentang
Store & Purchasing dari Chief
Accounting, mahasiswa juga berkesempatan untuk tanya jawab dengan Chef Ariel dan asistennya di Kitchen Kokoon Hotels, seusai timnya
menyiapkan aneka menu makan siang prasmanan yang di set-up ala family style
tersebut.

Anda
tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin
menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Divisi Marketing Akpar Majapahit Jl
Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)