√ Pengertian Dokumentasi: Jenis, Tujuan, Fungsi, dan Contoh Dokumentasi

Seperti yang kita ketahui bersama, dokumentasi adalah hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan administrasi, termasuk dokumen, laporan, catatan, dan bentuk lainnya. Jadi apa sebenarnya pengertian dokumentasi itu, dan tujuannya apa?

Pada artikel ini, kami akan membahas secara singkat beberapa hal yang berkaitan dengan dokumentasi, antara lain:

• Penjelasan umum tentang apa itu dokumentasi dan beberapa penjelasan dokumentasi menurut para ahli.
• Fungsi dokumentasi dan Tujuannya.
• Jenis-jenis dokumentasi.
• Contoh dokumentasi bisnis.

Mari kita simak artikelnya sampai selesai agar Anda dapat lebih memahami maksud dari dokumentasi tersebut.

Baca juga; Pengertian Arsip

Pengertian Dokumentasi Secara Umum

Kata dokumentasi telah diadaptasi dari bahasa Inggris “documentation”, dapat mengandung dua arti atau pengertian, yaitu;

• Memberikan informasi atau bukti resmi atau bahan yang digunakan sebagai catatan.
• Tindakan merekam dan mengklasifikasikan informasi dalam bentuk teks, foto, video, dan lain-lain.

Oleh karena itu, pengertian dokumentasi adalah sistem kegiatan atau proses mengumpulkan, mencari, menyelidiki, menggunakan dan menyediakan dokumen untuk memperoleh informasi, , informasi pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Selain itu, dokumentasi adalah kegiatan atau proses penyediaan dokumentasi dengan menggunakan bukti-bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan arsip di perpustakaan, tetapi tidak selalu demikian. Beberapa ahli menggambarkan konsep dokumen sebagai kumpulan atau kumpulan dokumen tentang topik tertentu.

Baca juga : Pengertian Manajemen

Misalnya, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk memperkenalkan perusahaan pada catatan kinerja karyawan baru atau pensiunan. Oleh karena itu, dalam dunia bisnis, kegiatan ini dikaitkan dengan proses manajemen administrasi.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami apa itu dokumentasi, Anda dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut:

1. Paul Marie Ghislain Otlet

Pada Konferensi Ekonomi Internasional tahun 1905 (International Economic Conference 1905), Paul Otlet menjelaskan pengertian dokumentasi sebagai kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan pendistribusian dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk

Menurut pendapat Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi adalah segala jenis, bentuk dan sifat bahan, termasuk catatan, keterangan tertulis atau terukir, dan menyampaikan keterangan berupa fakta.

3. Tung Palan

Menurut pendapat Tung Palan, pengertian dokumentasi adalah catatan yang benar yang dapat dibuktikan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah, dokumen tersebut memuat data yang lengkap dan benar.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut pendapat KBBI, pengertian dokumentasi adalah proses pemilihan, pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan informasi pada bidang pengetahuan; memberikan atau mengumpulkan bukti dari informasi seperti gambar, kutipan, kliping koran dan bahan referensi lainnya.

5. Ensiklopedia Britania

Menurut pendapat Ensiklopedia Britania (British Encyclopedia), pengertian dokumentasi adalah bahwa selain menggunakan metode tradisional untuk memperoleh informasi, Anda juga dapat menggunakan alat seperti indeks, abstrak, dan makalah untuk memantau dan menyusun daftar pustaka.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Menurut pendapat FID, yang dimaksud dengan dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan mendistribusikan berbagai jenis dokumen yang berkaitan dengan semua pekerjaan manusia.

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami arti dari dokumen, kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dan fungsi dokumen umum di dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumen Secara Umum

• Memberikan informasi kepada pengguna tentang isi dokumen
• Memberikan bukti dan data akurat terkait dokumentasi
• Melindungi dan menyimpan konten fisik dan dokumen
• Hindari kerusakan pada dokumen
• Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian semua ilmuwan
• Kumpulkan dokumen untuk bangsa dan negara
• Menjamin kelengkapan dan keaslian informasi dan data yang terdapat dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi Internal Perusahaan

Di dalam perusahaan terdapat banyak fungsi dokumentasi, antara lain:

1. Sebagai memori perusahaan, digunakan untuk menjaga perusahaan
2. Membantu dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan pengawasan
3. Digunakan sebagai alat pembuktian
4. Digunakan sebagai rujukan referensi sejarah
5. Penyedia informasi yang dibutuhkan oleh manajemen berbagai perusahaan seperti keuangan dan personalia
6. Tujuan pendidikan untuk pegawai baru
7. Menjaga hubungan antara perusahaan dengan masyarakat khususnya pelanggan

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan diatas atau sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan dokumentasi pada dasarnya adalah untuk memperoleh informasi, keterangan, dan bukti yang kuat tentang sesuatu.

Beberapa Perananan dokumentasi meliputi: 

1. Layanan Dukungan Dokumentasi. 
2. Publikasi dokumen Publikasi ulasan. 
3. Mengadakan konferensi ilmiah. 
4. Mendukung perkembangan ilmu pengetahuan. 
5. Pembuatan dan pengembangan metode pemrosesan dokumen. 
6. Membuat dan mengembangkan katalog dokumentasi.

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan yang terdokumentasi itu sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori. 

1. Temukan dan kumpulkan dokumen. 
2. Simpan dan proses dokumen. 
3. Publikasi dan distribusi dokumen (yang diperlukan). 
4. Filling atau pengarsipan.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Secara umum, dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori: 

1. Dokumentasi Berbasis Aktivitas 

• Dokumentasi Pribadi; Dokumen yang berkaitan dengan kepentingan pribadi. Contoh : SIM, Akte Kelahiran, KTP, Ijazah. 
• Dokumen komersial; Dokumen yang berkaitan dengan pertukaran atau transaksi. Contoh: cek, nota, kuitansi. 
• Dokumen pemerintah; khususnya yang berkaitan dengan informasi tentang tata kelola pemerintahan. Contoh: undang-undang dan peraturan pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

• Dokumen literer; Dokumen ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau disimpan. Bahan ini umumnya tersedia di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film. 
• Dokumen korporil; Dokumen berupa peninggalan sejarah. Dokumen-dokumen ini biasanya tersedia di museum. Contoh: patung, fosil, dll. 
• Dokumen pribadi; Dokumen berupa dokumen yang dikelola/diarsipkan biasanya dipelihara oleh sistem pengarsipan. Contoh: surat bisnis, pengiriman, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dari perspektif fitur, jenis dokumen dapat dibagi menjadi dua jenis, tepatnya: 

• Dokumen dinamis; yaitu dokumen yang dapat langsung digunakan untuk melakukan pekerjaan (aktif, semi aktif, dan dinamis tidak aktif). 
• Dokumen statis; yaitu dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan pekerjaan (dokumen rusak, dokumen teks, dokumen pribadi).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

• Dokumen tekstual; Sebuah dokumen yang berisi informasi dalam format teks. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll. 
• Dokumen non-tekstual; dokumen menyajikan informasi berupa teks dan gambar. Misalnya, peta, bagan, gambar, rekaman, dll.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

• Dokumen fisik; Dokumen tentang bahan, dimensi, berat, tata letak, infrastruktur, dan lainnya. 
• Dokumen intelektual; Dokumen dibuat berdasarkan tujuan, konten audiens, sumber, metode distribusi, metode pengumpulan, kredibilitas dokumen, dan faktor lainnya.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

• Dokumen primer; Dokumen yang memberikan informasi tentang hasil penelitian asli, atau dokumen yang diberikan langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, risalah. 
• Dokumen sekunder; Sebuah dokumen yang menyajikan informasi tentang sumber utama. Juga dikenal sebagai direktori dokumen. 
• Dokumen Tersier; Materi informasi tentang sastra SMA. Misalnya, buku, panduan sastra.

Contoh Dokumentasi Dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini penting karena perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang baik. Dokumentasi juga berfungsi sebagai ukuran kesehatan perusahaan. 

Baca juga : Pengertian Manajemen Agribisnis

Ada banyak jenis dokumen bisnis. Bisnis biasanya menggunakan komunikasi dan dokumen transaksi untuk membuat perjanjian hukum. Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang harus Anda ketahui:

1. Email dan Memorandum

Karyawan sering berkomunikasi melalui email, tetapi sebelum email popular dan menjadi hal yang biasa, mereka sering menggunakan pengingat (memorandum). Namun, saya perhatikan bahwa catatan (memo) akan terus digunakan jika ada sesuatu yang perlu dirahasiakan, terutama memori.

2. Business Letters

Surat Bisnis (Business letters) digunakan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan di luar bisnis. Ini termasuk kolega, pelanggan, departemen, profesional, pemerintah, calon karyawan, dan banyak lagi. Saat ini, semakin banyak pesan bisnis yang dikirim melalui email agar lebih efisien.

3. Business Report

Laporan bisnis (Business report) Format laporan operasional lebih formal dan lebih panjang, mencakup topik-topik seperti keuangan, penjualan, kepatuhan keselamatan, dan perencanaan pemasaran. Laporan kegiatan ini disempurnakan lebih lanjut dengan menambahkan grafik, gambar, bagan, dan studi kasus ke dalam statistik.

Laporan ini biasanya diberikan kepada investor dalam bentuk laporan penjualan dan perbandingan.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memperlancar transaksi bisnis. Biasanya dalam bentuk invoice, purchase order, dan lain-lain. Tergantung jenis usahanya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial berfungsi untuk mencatat laporan keuangan, proposal, pengembalian pajak, laporan penggajian, sejarah bank dan banyak lagi. Laporan ini memberi Anda gambaran tentang posisi keuangan perusahaan Anda. Penghasilannya dalam beberapa bulan terakhir mungkin berlebihan atau tidak. 

Dari Jenis dokumentasinya, salah satu yang terpenting adalah dokumen penjualan. Anda dapat mulai mempelajari dokumen bisnis ini dari daftar di bawah ini.

• Surat/dokumen presentasi. 
• E-mail/daftar dokumen. 
• Surat/dokumen penawaran. 
• Surat/dokumen penawaran harga. 
• Surat/dokumen purchase order (PO). 
• Surat/dokumen ekpedisi pengiriman barang. 
• Rekening dan faktur. 
• Surat/dokumen pengaduan. 
• Surat/dokumen yang berisi pengaduan dan susunannya. 
• Surat permintaan dokumen. 
• Surat kredit dokumen. 
• Surat dokumen permintaan kredit. 
• Dokumen perjanjian.
• Surat dokumen rekomendasi. 
• Surat/dokumen keputusan tertulis.

Proses dokumentasi adalah yang paling sederhana dan memakan waktu. Oleh karena itu, ketika mendirikan bisnis baru, perlu segera membangun sistem manajemen dan dokumentasi yang lengkap.

 Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa materi yang berkaitan dengan dokumentasi materi dapat dikomunikasikan untuk menjelaskan atau mengarahkan sesuatu. 

Dokumentasi terdiri dari dokumen-dokumen yang memberikan bukti atau catatan tentang sesuatu. 

Ini adalah uraian singkat tentang pengertian dokumentasi, fungsi dan tujuannya, operasinya, dan jenisnya. Semoga bermanfaat untuk Anda.