Mengelola waktu kita ialah hal terpenting yang bisa kita lakukan untuk meningkatkan keefektifan tetapi banyak dari kita yang justru tidak pandai dalam mengelola waktu.
Pemikir manajemen dan bisnis, Peter Drucker, mengemukakan bahwa untuk menyelesaikan pekerjaan, pemimpin perlu waktu dalam jumlah banyak. Agar menjadi efektif, kata Drucker, setiap eksekutif harus mampu menghabiskan waktu dalam jumlah yang cukup banyak. Untuk menghabiskan waktu dalam jumlah kecil sebagai penyelesaiannya tidak akan mencukupi bahkan jika jumlah keseluruhan mencapai jumlah jam yang mencengangkan. Hal ini terutama berlaku untuk waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan orang.
Drucker menganjurkan untuk membuang hal-hal yang tidak perlu dilakukan. Tanyakan pada diri sendiri pertanyaan ini, “Apa yang akan terjadi jika semua ini tidak bisa selesai?” Dan jika jawabannya ialah tidak akan terjadi apa-apa kesimpulannya ialah segera berhenti melakukannya.
Pertanyaan berikutnya ialah, “Aktivitas yang manakah dalam catatan waktu saya yang bisa dilakukan oleh orang lain dengan sama baiknya, jika tidak bisa dengan lebih baik?” Akhirnya, pemimpin harus menanyakan pada dirinya sendiri jika mereka menghabiskan waktu orang lain tanpa tujuan yang jelas. Eksekutif yang efektif telah belajar untuk bertanya secara sistematis dan tanpa kepura-puraan. “Apa yang saya lakukan yang membuang waktu Anda tanpa memberi kontribusi kepada keefektifan Anda?”
Drucker membuat daftar tentang faktor-faktor yang membuang waktu dalam perusahaan sebagai “krisis yang terus menerus berulang” – sebuah kejadian yang selalu berulang bahwa perusahaan tidak belajar untuk menghadapinya secara sistematis, dan ‘malorganisasi’, yang gejala utamanya ialah rapat berlebihan. Ia juga berpendapat bahwa memiliki terlalu banyak staf juga bisa menyebabkan pembuangan waktu. “Orang saling menghalangi satu sama lain. Dalam sebuah perusahaan yang stafnya sedikit, orang memiliki ruang untuk bergerak tanpa harus bertabrakan satu sama lain dan bisa melakukan pekerjaannya tanpa harus menjelaskan sepanjang waktu.”
Tentukan prioritas utama dan kelola waktu Anda berdasarkan prioritas itu. Analisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Tinggalkan hal-hal yang tidak perlu dilakukan, hal-hal yang bisa dilakukan orang lain dan waktu yang Anda bisa habiskan dengan orang lain yang tidak produktif. Temukan kesalahan dalam perusahaan yang membuang waktu orang lain: kurangnya sistem dan pandangan ke depan; terlalu sering rapat; dan mungkin terlalu banyak staf. Konsolidasikan waktu luang Anda menjadi bagian-bagian yang bisa dimanfaatkan.
