mengingat banyaknya kompetitor / kontraktor pameran di ajang pameran dagang, sudah seharusnya anda mempersiapkan dengan baik partisipasi anda. carilah informasi mengenai bazaar atau pameran yang akan diadakan di suatu tempat jauh-jauh hari sebelumnya. hubungi penyelenggara pameran untuk mengetahui persyaratan yang diperlukan.
menurut doddy hidayat, ketua asephi (asosiasi eksportir dan produsen handicraft indonesia) untuk wilayah dki jakarta, booking stan pada fair organizer biasanya sudah harus anda lakukan 10-12 bulan sebelum pameran. hal-hal yang perlu anda perhatikan saat mem-booking stan antara lain:
•memilih lokasi stan yang strategis, misalnya di hoek.
•membuat desain stan yang menarik dari sang
•menyewa seorang professional decorator atau kontraktor pameran. anda bisa meminta foto-foto stan yang pernah mereka kerjakan untuk mengetahui hasil kerja mereka.
•peluang potongan harga untuk stan dengan menjadi anggota asosiasi dagang tertentu yang sesuai produk anda.
sekitar 3-6 bulan sebelum pameran, siapkan bahan promosi dan publikasi, seperti kartu nama, katalog produk dan daftar harga, flyer, website, direct mailing, undangan, press kit, brosur, banner, stiker, termasuk cindera mata untuk pengunjung. komunikasikan juga rencana kehadiran anda di pameran.
“anda harus punya website, karena ini penting untuk menambah image perusahaan anda. atau membuat account di situs-situs jejaring sosial. facebook itu kan sekarang menjadi kekuatan baru di dunia pemasaran,” ujar doddy.
pada tahap ini anda juga perlu menjalin kerjasama dengan fair organizer, dengan cara mengirim data perusahaan, press release, dan trade press, serta mengirimkan profil perusahaan kepada kontraktor pameran stan. pelajari juga exhibitor manual, untuk mengetahui apa saja dokumen partisipasi yang perlu anda lengkapi. bila fair organizer melakukan kegiatan publikasi dan promosi, ikuti juga aktivitas ini.
bagaimana agar pengunjung yang belum tahu mengenai produk kita itu mau berkunjung ke stan kita?
menurut doddy, pengunjung pameran harus diciptakan. waktu yang lama saat persiapan pameran bisa digunakan untuk mengorganisasikan calon pengunjung. sekitar 2-3 bulan sebelum pameran, kirimkan press release ke media, dan visitor mailing untuk pelanggan. hal ini harus ***langi pada 3-4 minggu sebelum pameran. visitor mailing dan rencana partipasi perlu diinformasikan kembali ke media.
“pada hari pertama pameran, paling tidak sudah ada 3 pengunjung yang sengaja anda datangkan. setelah itu pengunjung lainnya bisa go show aja,” katanya.
