Prinsip efektif dan efisien merupakan ruh dalam pengelolaan atau bahasa ilmiahnya adalah manajemen. Agar sekolah bisa melaksanakan prinsip tersebut maka perlu menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam penyelenggaran pendidikan di sekolah. Menurut George R. Terry ada beberapa fungsi manajemen diantaranya sering disingkat menjadi POAC (planning, organizing, actuating dan controlling).
Planning atau perencanaan bermakna bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan di sekolah harus terencana dari awal bukan sebaliknya yang serba dadakan. Rencana yang dibuat harus berawal dari kebutuhan dan analisis yang tajam berdasarkan data guna pencapaian visi yang telah ditetapkan. Sehingga walaupun orang manajemen itu selalu berbicara sesuatu yang abstrak dan jauh ke depan namun pada dasarnya dengan perencanaan, gambaran terkait bagaimana hasil yang ingin dicapai dikemudian hari telah ada di depan mata. Oleh sebab itu dalam merumuskan perencanaan harus betul-betul matang karena akan menentukan hasilnya. Sebagaimana Udin Saud mengatakan “if you fail to plan, are you planning to fail”. Kalimat tersebut mengisyaratkan bahwa ketika kita gagal dalam membuat suatu rencana maka kita sedang merencanakan sebuah kegagalan. Begitu pentingnya perencanaan dalam penyelenggaraan pendidikan. Wujud dari rencana yang telah dirumuskan di sekolah sering kita dengar dengan sebutan Rencana Strategis (Renstra) yang berisikan beberapa program kerja yang di implementasikan dalam jangka pendek, menengah dan panjang.
Organizing atau pengorganisasian. Bagian ini merujuk pada pengertian bahwa sekolah merupakan organisasi jasa yang terdiri dari beberapa tingkatan di dalamnya. Jika digambarkan seperti segi tiga piramid, dimana piramid tersebut terbagi menjadi tiga tingkatan yaitu: unsur paling atas (top), menengah (middle) dan paling bawah (lower). Ketiga tingkatan tersebut meskipun kita lihat secara hirarki berbeda namun secara peran, fungsi dan tanggungjawab sama dalam pencapaian visi yang telah ditetapkan. Oleh karena itu agar rencana yang telah dirumuskan terlaksana dengan baik maka segala pekerjaan perlu dikelompok-kelompokkan atau diorganisasikan dalam bentuk bagian-bagian baik pada level top, middle maupun lower. Sehingga seberat apapun pekerjaan akan terasa ringan ketika semua bagian ikut andil. Seperti pepatah mengatakan “berat sama dipikul ringan sama dijinjing”.
Actuating atau mengerakkan. Hal ini bermakna bahwa ketika pekerjaan telah di bagi-bagi maka harus ada tindakan nyata untuk mengerjakannya bagi orang yang telah diberikan amanah. Dimana tindakan nyata harus diikuti dengan rasa tanggungjawab. Sebagai contoh pemberian jabatan wakil kepala sekolah bidang kurikulum kepada seseorang. Ketika jabatan tersebut telah diberikan maka sesunggunya tanggungjawab sudah melekat di dalamnya. Rasa tanggungjawab untuk melaksanakannya harus betul-betul ditanamkan. Sehingga dengan rasa tanggunggjawab tersebut tanpa disuruhpun kita akan melaksanakannnya secara ikhlas atas apa yang telah diamanahkan.
Controlling atau pengendalian. Bagian ini menitik beratkan pada pengendalian suatu pekerjaan. Pengendalian perlu dilakukan guna tercapainya istilah zero defact (nol kesalahan) dalam melakukan pekerjaan. Pengendalian dalam konteks ini mengarah pada dua aspek yaitu pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dilakukan untuk mengawasi supaya mencegah terjadinya kesalahan dalam bekerja, seperti mengawasi bagaimana seorang guru mengajar, tenaga TU mengatur administrasi, dan lain-lain. Ini mengingat bahwa segala pekerjaan baik yang dikerjakan oleh manusia maupun non manusia pasti memiliki sisi kelemahan dan kelalaian. Oleh karena itu perlu diawasi sebagai bentuk antisipasi. Sementara itu bagaimana melihat hasil dari seorang guru mengajar, tenaga TU mengatur administrasi dan lain-lain, ini merupakan wilayahnya evaluasi. Hasil evaluasi digunakan untuk masukan dalam perbaikan kinerja baik individu maupun lembaga kedepannya. Berdasarkan hasil evaluasi tersebutlah akan terlihat sisi kekurangan yang mesti diperbaiki dan kelebihan yang perlu dipertahankan. Sehingga jika ini dilaksanakan maka peningkatan secara berkelanjutan akan terwujud dalam sebuah organisasi pendidikan yaitu sekolah.
Melihat begitu pentingnya manajemen dalam pendidikan seperti yang dijelaskan di atas. Maka perlu adanya perubahan paradigma bagi para penyelenggara pendidikan di sekolah dalam memahami manajemen bukan lagi sebagai kebutuhan tersier namun melainkan sebagai kebutuhan primer dalam sistem pendidikan. Pemahaman ini diharapkan bukan saja berlaku pada sekolah-sekolah swasta yang payungnya yayasan, namun juga diterapkan pada sekolah-sekolah yang bernaung di bawah pemerintah yaitu sekolah negeri. Kenapa penulis mengatakan demikian, karena berdasarkan observasi yang penulis lakukan menemukan bahwa pemahaman pentingnya manajemen bagi tumbuh kembangnya sebuah lembaga pendidikan rata-rata lahir dari sekolah swasta, namun jika kita melirik ke sekolah negeri ini masih dipertanyakan. Sehingga wajar jika kita lihat ada sekolah swasta (yang maju) yang baru berdiri seumur jagung namun kemajuannya luar biasa. Berbeda dengan sekolah negeri yang sudah bertahun-tahun berdiri malah sebaliknya. Ini terjadi karena prinsip manajemen belumlah dipegang teguh pada sekolah negeri.
Di samping itu rendahnya tuntutan dari pelanggan karena sumber keuangan dari pemerintah juga merupakan salah satu faktor kenapa sekolah negeri terkesan kian lamban seperti pepatah mengatakan “hidup segan mati tak mau”. Sementera itu berbanding terbalik bagi sekolah swasta. Karena sumber keuangan dari pelanggannya yaitu siswa dan prinsip bisnis yang secara notabene mencari keuntungan (profit) juga menjadi salah satu tujuannya. Maka mengakibatkan tuntutan begitu tinggi. Oleh karena itu harus betul-betul dikelola secara efektif dan efisien. Jika tidak, maka akan berdampak pada kerugian atau bahkan ditutup alias gulung tikar. Tentunya bagaimana prinsip efektif dan efisien bisa diraih maka kuncinya adalah menerapkan fungsi-fungsi manajemen secara maksimal. Disamping itu prinsip kepuasan pelanggan juga menjadi strategi ampuh bagi sekolah swasta dalam eksistensinya untuk menjawab tantangan kompetitor.
