Menurut Henry Mintzberg, sebagaimana dikutip oleh Miftah Toha dalam bukunya Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, ada tiga peranan utama yang dimainkan oleh setiap manajer. Dari tiga itu dirinci lagi menjadi 10 peranan, antara lain:
1. Peranan hubungan antar pribadi (interpersonal role)
Aktivitas yang sering dilaksanakan dalam peranan ini antara lain kegiatan-kegiatan seremonial. Status menghendaki manajer harus mau menerima undangan-undangan, mendatangi upacara-upacara, dan lainnnya yang bersifat seremonial. Karena manajer mempunyai jabatan yang tinggi, maka eksesnya manajer tersebut harus mau mengadakan kontak dengan pihak-pihak luar.
Peranan ini dibagi lagi menjadi tiga peranan:
a. Peranan sebagai figurhead. Yakni peranan yang dilakukan untuk mewakili organisasi yang dipimpinnya dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal. Manajer dianggap sebagai simbol dan berkewajiban melaksanakan tugas-tugas. Semua itu melibatkan aktivitas-aktivitas interpersonal. Menghadiri upacara-upacara pembukaan, peresmian, pengguntingan pita, pemukulan gong, dll, dalam rangka mewakili organisasi yang ia pimpin, termasuk ke dalam peranan figurhead.
b. Peranan sebagai leader (pemimpin). Yakni manajer bertindak sebagai pemimpin. Ia melakukan hubungan interpersonal dengan yang dipimpin, dengan melakukan fungsi-fungsi pokoknya, di antaranya: memimpin, memotivasi, mengembangkan, dan mengendalikan. Dalam organisasi informal, biasanya pemimpin diikuti karena kharisma kekuasaan fisik. Sedangkan dalam organisasi formal, yakni pemimpin yang diangkat dari atas, seringkali tergantung pada kekuasaan yang melekat pada jabatan tersebut.
c. Peranan sebagai “liaison manajer” (pejabat penghubung). Manajer melakukan peranan mendapatkan informasi dengan cara berinteraksi dengan teman sejawat, staf, dan dengan banyak orang-orang di luar organisasi. Homans menyebut peranan ini sebagai hubungan pertukaran (exchange relationship), yakni manajer memberikan sesuatu agar dapat sesuatu pula.
2. Peranan yang berhubungan dengan informasi (Informational Role)
Hubungan-hubungan keluar membuat manajer mendapat informasi, dan kegiatan kepemimpinan membuat manajer sebagai pusat informasi bagi organisasinya. Sebagai kelanjutan dari peranan interpersonal (interpersonal role), Mintzberg merancang peranan kedua, yakni yang berhubungan dengan informasi. Peranan ini terdiri dari:
a. Sebagai monitor. Manajer sebagai penerima dan pengumpul informasi, agar ia mampu mengembangkan suatu pengertian yang baik dari organisasi yang dipimpinnya, dan mempunyai pemahaman yang komplit tentang lingkungannya. Manajer mencari informasi agar ia mampu mendikte perubahan, mengidentifikasi persoalan-persoalan dan kesempatan-kesempatan yang ada, untuk membangun pengetahuan tentang lingkungannya, menjadi tahu kapan suatu informasi harus diberikan untuk keperluan pembuatan keputusan. Manajer mesti memperoleh informasi seluas mungkin dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam organisasi.
Informasi yang diterima oleh manajer dapat dikelompokkan ke dalam lima kategori:
– internal operations, yakni informasi tentang kemajuan pelaksanaan pekerjaan dalam organisasi, dan semua peristiwa yang ada hubungannya dengan pelaksanaan pekerjaan tersebut;
– external events, yakni peristiwa-peristiwa di luar organisasi, seperti informasi dari pelanggan, hubungan pribadi, pesaing, asosiasi, dan semua perkembangan ekonomi, politik, dll;
– informasi dari hasil analisis. Bawahan bisa menyediakan dalam bentuk kliping koran yang memuat artikel dari subjek yang dikehendaki oleh manajer. Dan seringkali manajer membutuhkan laporan atau briefing tentang hal-hal yang bertalian dengan keputusan yang bakal dibuat olehnya.
– buah pikiran dan kecenderungan. Manajer memerlukan suatu sarana untuk mengembangkan suatu pengertian yang baik atas kecenderungan-kecenderungan yang tumbuh dalam masyarakat, dan mempelajari tentang ide-ide atau buah pikiran yang baru. Caranya antara lain: menghadiri seminar, konferensi, memperhatikan surat saran dari masyarakat (kalau sekarang ada WA, misalnya. NE), membaca laporan-laporan singkat, menerima pendapat-pendapat dari bawahan, dsb.
– tekanan-tekanan. Manajer juga perlu mengetahui informasi yang ditimbulkan dari tekanan-tekanan dari pihak-pihak tertentu. Informasi yang berusaha mempengaruhi kebijakan manajer. Misalnya, bawahan-bawahan yang mengajukan usul-usul perbaikan, lapangan yang mencoba mempengaruhi perubahan cara kerja, dan serikat buruh yang mendesak pembaruan sistem kerja dan pengupahan.
b. Sebagai disseminator. Peranan ini dijalankan manajer dalam bentuk menyampaikan informasi dari luar ke dalam internal organisasi yang dipimpin. Dan informasi yang berasal dari bawahan atau staf ke bawahan atau staf lainnya. Informasi ini ada dua tipe: yakni “fakta” dan “nilai”. Fakta contohnya undangan seminar. Ia harus sampaikan ke bagian umum untuk ditindaklanjuti. Sedangkan nilai adalah informasi yang berhubungan dengan referensi atau acuan-acuan tertentu yang perlu diketahui oleh staf atau bawahan, seperti tentang integritas, kejujuran, dsb.
c. Sebagai juru bicara (spokesman). Peranan ini dilakukan manajer untuk menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasi. Berbeda dengan disseminator yang hanya ke dalam internal organisasi, spokesman ialah pemberian informasi ke luar organisasi. Manajer mengetahui tentang organisasinya dan merupakan pusat informasi. Karena itu, ia bertindak mewakili organisasi. Mungkin sewaktu-waktu manajer melakukan lobbying untuk kepentingan organisasinya, mungkin pula melakukan hubungan masyarakat (humas), atau mungkin bertindak sebagai ahli di bidang tertentu.
3. Peranan Pembuat Keputusan (Decisional Role). Menurut sebagian orang, manajer justru dibayar mahal adalah untuk membuat keputusan. Ada empat peranan manajer yang dikelompokkan ke dalam pembuatan keputusan:
a). Peranan sebagai entrepreneur. Artinya, manajer bertindak sebagai pemrakarsa dan perancang dari banyak perubahan dalam organisasi. Peranan entrepreneur dimulai dari aktivitas melihat atau memahami secara teliti persoalan-persoalan organisasi yang mungkin bisa digarap. Kemudian manajer merancang suatu kegiatan untuk mengadakan perubahan-perubahan.
b). Peranan sebagai peng-handle gangguan (disturbance handler). Manajer bertanggung jawab terhadap organisasi ketika organisasinya terancam bahaya, seperti: akan dibubarkan, terkena gosip, isu-isu kurang baik, dsb. Manajer bertanggung jawab mengatasinya, karena manajer berkewajiban membawa organisasi ke keadaan bebas gangguan. Jika terjadi gangguan, tindakan koreksi diharapkan datang dari manajer.
c). Peranan sebagai pembagi sumber (resource allocator). Membagi sumber dana adalah suatu proses pembuatan keputusan. Manajer berperan memutuskan ke mana sumber dana akan didistribusikan ke bagian-bagian dari organisasinya. Sumber daya ini meliputi sumber yang berupa uang, waktu, perbekalan, SDM, dan reputasi.
d). Peranan sebagai negosiator. Dari waktu ke waktu, organisasi akan mendapatkan dirinya selalu terlibat dalam kancah negosiasi dengan pihak lain, baik di luar organisasi maupun di dalam organisasi. Manajer bertindak sebagai pimpinan kontingen untuk membicarakan atau mendiskusikan segala perkara yang diagendakan dalam negosiasi. Manajer berperan untuk menyusun strategi yang menguntungkan organisasinya (Miftah Toha dalam bukunya Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, (Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 2003, h. 264-275).
MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN
Apa itu manajemen? Suatu rumusan yang sering dikemukakan tentang manajemen ialah: “suatu proses pencapaian tujuan organisasi lewat usaha orang-orang lain”. Manajer ialah orang yang senantiasa memikirkan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Tidak dijelaskan apakah kegiatan tersebut untuk organisasi industri atau perusahaan. Yang jelas, manajemen dapat diterapkan pada setiap organisasi: organisasi perusahaan, pendidikan, organisasi politik, rumah sakit, dan bahkan keluarga. Agar organisasi-organisasi tersebut dapat berhasil mencapai tujuan, maka diperlukan manajemen. Dengan kata lain, agar dapat mencapai tujuan organisasi, harus melalui suatu proses kegiatan kepemimpinan. Kegiatan pencapaian tujuan organisasi lewat kepemimpinan itu dapat dinamakan manajemen.
Manajemen merupakan jenis pemikiran yang khusus dari kepemimpinan di dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Kunci perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan terletak pada istilah organisasi. Kepemimpinan dapat terjadi setiap saat di manapun asalkan ada seseorang yang berusaha mempengaruhi perilaku orang lain atau kelompok, tanpa mengindahkan bentuk alasannya. Dengan demikian, kepemimpinan bisa saja terjadi karena berusaha mencapai tujuan seseorang atau tujuan kelompok, dan itu bisa saja sama atau tidak selaras dengan tujuan organisasi. Dalam arti yang luas, kepemimpinan dapat dipergunakan setiap orang dan tidak hanya terbatas berlaku dalam suatu organisasi atau kantor tertentu. Seperti yang dikemukakan oleh beberapa rumusan pengertian di atas dan beberapa rumusan lain, bahwa kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang lain, atau seni mempengaruhi perilaku manusia, baik perorangan maupun kelompok. Kepemimpinan tidak harus dibatasi oleh aturan-aturan atau tata krama birokrasi. Kepemimpinan tidak harus diikat terjadi dalam suatu organisasi tertentu. Kepemimpinan bisa terjadi di mana saja, asalkan seseorang menunjukkan kemampuannya mempengaruhi perilaku orang-orang lain ke arah tercapainya suatu tujuan tertentu. Contohnya, seorang kiai atau ulama, besar pengaruhnya, sehingga mampu mempengaruhi tingkah laku seorang bupati dalam memimpin daerahnya. Kepemimpinan mempunyai ciri tidak harus terjadi dalam suatu organisasi tertentu. Tak dibatasi oleh jalur komunikasi struktural, melainkan bisa menjalin jalur network yang merembes secara luas melampaui jalur struktural. Apabila kepemimpinan itu dibatasi oleh tata krama birokrasi atau dikaitkan terjadinya dalam suatu organisasi tertentu, maka dinamakan manajemen. Fungsi-fungsi seperti planning, organizing, actuating/motivating, controlling, evaluating (POACE), adalah fungsi-fungsi pokok dalam manajemen (lihat Miftah Toha, Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 2003, h. 260-261).
Terimakasih telah membaca di Aopok.com, semoga bermanfaat mulai lah buat iklan gratis di Iklans.com dan lihat juga di situs berkualitas dan paling populer Piool.com, peluang bisnis online Topbisnisonline.com dan join di komunitas Topoin.com.
